En Document360, la gestión de flujos de trabajo de artículos se agiliza mediante un único botón de estado de flujo de trabajo que controla tanto la publicación como las transiciones de flujo de trabajo. Esto mejora la experiencia de revisión de contenido al permitirte gestionar el estado del flujo de trabajo, asignar revisores y hacer seguimiento del progreso, todo en un solo lugar.
El estado de un flujo de trabajo representa un punto de control o etapa en el ciclo de vida de la documentación. Puedes gestionar y asignar estados de flujo de trabajo a los miembros del equipo directamente en el editor de Documentación.
Acciones de estado del flujo de trabajo
La opción de estado del flujo de trabajo está disponible en la parte superior derecha del editor de documentación.
Icono de información (): Haz clic en el icono de información () junto al estado del flujo de trabajo para ver la descripción del estado del flujo de trabajo.
Icono de bloqueo (): El icono de bloqueo () indica que el estado del flujo de trabajo está en modo de solo lectura. Si el artículo está en estado de flujo de trabajo de solo lectura, no puedes publicarlo directamente.
Icono de verificación verde (): Los estados completados se marcan con un visto verde. Si el artículo ya está publicado, todos los estados mostrarán una marca de verificación verde.
Publicar: Para publicar un artículo inmediatamente, abre el botón de estado de flujo de trabajo y haz clic en Publicar directamente sin seleccionar estados intermedios.
Versión del artículo: Muestra la versión actual del artículo.
Historial de flujo de trabajo (): Haz clic para ver el historial completo del flujo de trabajo del artículo.
Ver y actualizar el estado del flujo de trabajo
El botón de estado del flujo de trabajo en la esquina superior derecha del editor también actúa como gestor de estado del flujo de trabajo.
Haz clic en el botón Estado del flujo de trabajo .
Se abre el diálogo de flujo de trabajo , donde puedes:
Selecciona el siguiente estado del flujo de trabajo (por ejemplo, revisión por pares, revisión de expertos expertos, etc.).
Asignar el artículo manual o automáticamente a uno o más usuarios o grupos de usuarios (opcional).
Haz clic en Publicar para publicar el artículo directamente.
Haz clic en Establecer estado para guardar y cerrar el diálogo.
Después de actualizar el estado del flujo de trabajo, la etiqueta del botón muestra el estado asignado actualmente. Por ejemplo:
Si el artículo está en Revisión 1, el botón muestra Revisión 1, indicando la etapa actual del artículo en el flujo de trabajo.
Asignados de configuración
Puedes asignar a uno o más miembros del equipo al estado de un flujo de trabajo directamente desde el desplegable de estado del flujo de trabajo .
Haz clic en el desplegable Estado del flujo de trabajo en la esquina superior derecha del editor.
Aparecerá el cuadro de diálogo Actualizar estado del flujo de trabajo .En el campo Asignado , selecciona o busca uno o más usuarios y grupos de usuarios de la lista.
Cuando un artículo pasa a un nuevo estado de flujo de trabajo, cualquier usuario predefinido de 'Asignar automáticamente a' configurado para ese estado se aplica automáticamente. Los asignados del estado anterior no se mantienen a menos que también estén configurados en el nuevo estado.
Además de la selección manual, verás dos opciones de asignación:
Establecer asignados automáticos – Aplica los usuarios o grupos de usuarios predefinidos configurados en el Diseñador de Flujo de Trabajo para ese estado. Cualquier asignado existente para el artículo será reemplazado por los asignados automáticos configurados.
Dejar sin asignar – Elimina a todos los asignados del artículo para ese estado de flujo de trabajo, dejando en blanco el campo Asignado .
Haz clic en Establecer estado para una nueva asignación o Actualizar para modificar una existente.
Cuando se añaden varios asignados:
Sus avatares de perfil se muestran en el indicador de estado del flujo de trabajo.
Si se asignan más de tres usuarios, la interfaz muestra el nombre seguido de un indicador +X .
Cada asignado recibe una notificación por correo electrónico.
Para eliminar a un asignado, haz clic en el icono Cerrar (x) junto a su nombre.
NOTA
Si los usuarios o grupos están configurados usando la opción Asignar automáticamente a en el diseñador de flujos de trabajo, serán seleccionados automáticamente cuando el artículo entre en ese estado de flujo de trabajo.
Puedes añadir o eliminar asignados a nivel de artículo según lo necesites. Los cambios realizados aquí solo se aplican al artículo actual y no modifican la configuración del diseñador del flujo de trabajo.
Fijar una fecha límite
Mantén tu flujo de trabajo enfocado añadiendo una fecha de vencimiento al actualizar el estado:
Haz clic en el desplegable Estado del flujo de trabajo en la parte superior derecha del editor.
Aparecerá el cuadro de diálogo Actualizar estado del flujo de trabajo .
En el campo Fecha de Entrega , selecciona una fecha del calendario.
Para eliminar una fecha de entrega, haz clic en el icono de la x junto a la fecha seleccionada.
Si seleccionas un estado de flujo de trabajo por primera vez, haz clic en Establecer estado. Si estás actualizando el estado de un flujo de trabajo existente, haz clic en Actualizar.
Añadiendo un comentario
Utiliza el campo opcional de Comentario en el cuadro de diálogo Actualizar estado del flujo de trabajo para añadir contexto, notas o instrucciones al asignar un estado de flujo de trabajo.
Los comentarios pueden llegar a 250 caracteres.
Puedes etiquetar a los miembros del equipo usando "
@".
Ver historial de flujos de trabajo
Los usuarios pueden ver todo el historial del flujo de trabajo con toda la información de apoyo para un artículo.
Haz clic en el desplegable Estado del flujo de trabajo en la esquina superior derecha del editor.
Haz clic en el icono de Historia ().
Aparece el diálogo de historial de flujo de trabajo, que muestra:
Todos los estados por los que ha pasado el artículo
Asignados y fechas de entrega para cada etapa
Cada versión de la revisión del artículo puede tener su historial de flujo de trabajo.
Gestión del estado del flujo de trabajo desde la página de Tareas
También puedes gestionar el estado del flujo de trabajo de tus artículos desde la página de Tareas . Puedes actualizar el estado del flujo de trabajo de artículos individuales o varios a la vez.
Para actualizar el estado del flujo de trabajo desde la página de Tareas,
Navega hasta el icono de Inicio () en la barra de navegación izquierda.
Verás la página de Tareas () en la visión general del panel de inicio. Alternativamente, también puedes seleccionar el icono de Tareas () en la parte superior del panel.
Selecciona uno o más artículos de la lista de artículos en la página de Tareas.
Haz clic en Actualizar estado del flujo de trabajo desde la barra de herramientas que aparece en la parte superior. Esto abrirá el cuadro de diálogo Actualizar estado del flujo de trabajo .
En el cuadro de diálogo Actualizar estado del flujo de trabajo :
Usa el desplegable junto a Cambiar estado a para seleccionar el nuevo estado del flujo de trabajo.
Cuando varios artículos se mueven a un nuevo estado de flujo de trabajo, cualquier usuario predefinido o grupo de usuarios configurado usando la opción Asignar automáticamente en el Diseñador de Flujo de Trabajo se aplicará automáticamente a todos los artículos seleccionados.
En el desplegable de Asignados , puedes seleccionar uno o más usuarios o grupos de usuarios (opcional).
Haz clic en Establecer asignados automáticos para aplicar los asignados por defecto configurados para ese estado.
Selecciona Dejar sin asignar para eliminar a todos los asignados de los artículos seleccionados.
En el cuadro de Actualizar estado del flujo de trabajo , utiliza el desplegable junto a "Cambiar estado de [estado actual] a" para seleccionar el nuevo estado del flujo de trabajo.
En el desplegable Asignado , selecciona uno o más usuarios o grupos de usuarios para asignar la tarea (opcional).
Cuando varios artículos se mueven a un nuevo estado de flujo de trabajo, cualquier usuario predefinido o grupo de usuarios configurado usando la opción Asignar automáticamente en el Diseñador de Flujo de Trabajo se aplicará automáticamente a todos los artículos seleccionados.
En el desplegable de Asignados , puedes seleccionar uno o más miembros del equipo o grupos de usuarios (opcional).
También puedes:
Haz clic en Establecer asignados automáticos para aplicar los asignados por defecto configurados para ese estado.
Selecciona Dejar sin asignar para eliminar a todos los asignados de los artículos seleccionados.
Puedes añadir o eliminar usuarios y grupos durante la actualización masiva. Estos cambios solo se aplican a los artículos seleccionados y no modifican la configuración del Diseñador de Flujo de Trabajo.
En el campo Fecha de entrega , selecciona una fecha límite desde el selector de calendario (opcional).
En el campo de comentarios , añade un mensaje si es necesario. También puedes @mention a tus compañeros para que les avisen (opcional).
Haz clic en Establecer estado para actualizar el estado del flujo de trabajo de los artículos seleccionados.
NOTA
También puedes actualizar el estado del flujo de trabajo directamente desde la página de Todos los artículos usando la opción Actualizar estado del flujo de trabajo en la barra de herramientas tras seleccionar uno o más artículos.
Revisión de los artículos asignados y marcación como completados
Cuando un artículo te es asignado para su revisión, aparece en tu página de Tareas
Para revisar y marcar un artículo como completado:
Navega hasta el icono de Inicio () en la barra de navegación izquierda.
Verás la página de Tareas () en la visión general del panel de inicio. Alternativamente, también puedes seleccionar el icono de Tareas () en la parte superior del panel.
Localiza el artículo asignado.
Haz clic en el menú de tres puntos (⋯) al final de la fila del artículo.
Selecciona Marcar como hecho.
También puedes marcar varios artículos asignados como completados a la vez:
Selecciona uno o más artículos de la lista.
Haz clic en Marcar como hecho desde la barra de herramientas de acciones que aparece en la parte superior.
Una vez marcado como hecho:
El artículo se elimina de tu lista de Tareas.
Una marca verde aparece junto a tu nombre en la columna Asignado a para ese artículo.
NOTA:
Marcar un artículo como terminado solo indica la finalización individual de la revisión. No cambia automáticamente el estado del flujo de trabajo. El estado del flujo de trabajo debe actualizarse manualmente cuando se completa la etapa de revisión.
Otros revisores asignados al mismo artículo pueden:
Haz clic en los usuarios en la columna Asignado a .
Consulta qué revisores han completado su revisión (marca verde).
Identifica qué revisores aún no han completado su tarea.
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Preguntas frecuentes
¿Qué pasos debería seguir para asegurarme de que las cuentas del equipo reciban notificaciones cuando asigno un flujo de trabajo?
El correo electrónico se enviará al usuario al que se le asigna el estado del flujo de trabajo, siempre que haya activado los eventos del flujo de trabajo en el mapeo de notificaciones. Para asegurar que las cuentas del equipo reciban notificaciones al asignar un flujo de trabajo, deben habilitar los eventos relevantes en la sección de notificaciones. Sigue estos pasos:
Navega hasta () en la barra de navegación izquierda.
En el panel de navegación izquierdo, navega a > Notificaciones.
Ve a la pestaña de Mapeado de Notificaciones y amplía el editor de Documentación acordeón.
Activa los siguientes interruptores:
Estado del flujo de trabajo del artículo actualizado
Fecha de vencimiento del flujo de trabajo del artículo actualizada
Asignado de flujo de trabajo del artículo actualizado
Además, para habilitar notificaciones para tipos de categorías de página, activa los siguientes interruptores:
Estado del flujo de trabajo de categoría actualizado
Fecha de vencimiento del flujo de trabajo de categoría actualizada
Asignado de flujo de trabajo de categoría actualizado
¿Puedo asignar diferentes estados de flujo de trabajo a un artículo en distintos idiomas dentro de un espacio de trabajo?
Sí, puedes asignar un estado diferente de flujo de trabajo a cada versión lingüística de un artículo dentro del mismo espacio de trabajo.
¿Qué ocurre si borro un estado de flujo de trabajo que tiene artículos asignados?
Los artículos en ese estatus perderán su asociación de estatus. No se pueden recuperar los datos del asignado y de fecha de entrega relacionados con ese estado.
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