SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) es un protocolo estándar para enviar mensajes de correo electrónico. En Document360, configurar un canal de notificaciones SMTP te permite enviar automáticamente alertas por correo electrónico a tu equipo cada vez que ocurran eventos específicos en tu base de conocimiento, como actualizaciones de artículos, nuevos comentarios o cambios de contenido. Las notificaciones pueden activarse desde el portal de la base de conocimientos, la página de la base de conocimientos y el widget de la base de conocimientos.
Cuándo usar el canal de notificaciones SMTP
Utiliza el canal de notificaciones SMTP cuando necesites mantener informados a los miembros del equipo sobre la actividad de la Base de Conocimiento por correo electrónico. Los escenarios más comunes incluyen:
- Alertas de cambio de artículo — Notifica a editores o revisores cada vez que se actualice un artículo crítico, para que puedan revisar y actuar con rapidez.
- Anuncios a nivel de equipo — Envía notificaciones a un grupo de partes interesadas cada vez que se publique nuevo contenido.
- Cumplimiento y registros de auditoría — Asegurarse de que los destinatarios designados reciban un registro de cambios en documentación sensible o regulada.
Cómo configurar el canal de notificaciones SMTP
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Navega a Configuración () > portal de la base de conocimiento en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimiento.
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En el panel de navegación izquierdo, selecciona Notificaciones.
La pestaña de canales de notificaciones está seleccionada por defecto.
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Haz clic en Nuevo canal.
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En el panel de Canales disponibles , selecciona SMTP y haz clic en Siguiente.
Aparece el panel de configuración de Canal .
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En el campo de nombre Amigable , introduzca un nombre visible para este canal SMTP.
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En el campo Correo electrónico, introduce las direcciones de correo electrónico de los destinatarios principales.
Separa varias direcciones de correo electrónico con punto y coma (;) y sin espacios. No añadas un punto y coma después de la última dirección de correo electrónico.
Ejemplo:xyz@gmail.com;abc@gmail.com;mno@gmail.com
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Opcionalmente, introduce direcciones de correo electrónico adicionales en el campo CC para los destinatarios copiados.
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Opcionalmente, introduce direcciones de correo electrónico adicionales en el campo BCC para destinatarios copiados a ciegas.
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Haz clic en Guardar.
Tu canal de notificaciones SMTP ya está creado. Para activarlo, ve a la pestaña de Mapeo de Notificaciones y asigna los eventos que deberían activar notificaciones por correo electrónico en este canal.
Mejores prácticas
- Asigna a los canales nombres descriptivos y amigables (por ejemplo, "Equipo de Soporte - SMTP" o "Alertas de Ingeniería - SMTP") para que sean fáciles de identificar al configurar el mapeo de notificaciones.
- Crea canales SMTP separados para diferentes equipos en lugar de usar un solo canal para todos los destinatarios: esto te da un control preciso sobre qué equipo recibe notificaciones sobre qué eventos.
- Completar el mapeo de notificaciones inmediatamente después de la configuración — un canal SMTP recién creado no envía notificaciones hasta que al menos un evento se asigna a él en la pestaña de mapeo de notificaciones .
- Revisa periódicamente tus eventos mapeados para asegurarte de que solo los eventos significativos activan correos electrónicos, reduciendo la fatiga de alertas y manteniendo las notificaciones accionables.
Preguntas frecuentes
¿Puedo añadir varias direcciones de correo electrónico de destinatarios a un solo canal SMTP?
Sí. En el campo Email to , introduce varias direcciones separadas por un punto y coma (;) sin espacios. También puedes usar los campos CC y BCC para recibir más destinatarios. No añadas un punto y coma al final de la última dirección.
¿Cuál es la diferencia entre los campos "Email to", "CC" y "BCC"?
Envía un correo electrónico a los destinatarios principales que reciben la notificación directamente. CC (copia carbónica) envía una copia visible a otros destinatarios. El BCC (copia ciega) envía una copia oculta — los destinatarios de BCC no pueden ver las direcciones de los demás ni las de otros destinatarios.
¿Necesito completar el mapeo de notificaciones después de crear el canal SMTP?
Sí. Crear el canal SMTP es solo el primer paso. Debes acceder a la pestaña de mapeo de notificaciones y asignar eventos específicos de la Knowledge Base (como actualizaciones de artículos o nuevos comentarios) a este canal antes de enviar cualquier notificación.