Avant que tu commences
Les guides étape par étape sont créés et enregistrés à l’aide de l’extension Document360 AI Capture . On vous invitera à l’installer lors de la configuration. C’est une étape unique.
Créez un guide étape par étape
Document360 propose plusieurs façons de créer des guides étape par étape, selon votre position dans le portail.
La façon la plus courante de créer un guide étape par étape est via le menu déroulant Créer dans la barre supérieure :
- Naviguez jusqu’à la Documentation () dans le portail de la base de connaissances.
- Cliquez sur le menu déroulant Créer dans la barre du haut et sélectionnez guide étape par étape.
Autres façons de créer un guide étape par étape
Tous les chemins mènent au même dialogue Créer un guide étape par étape . Vous pouvez aussi y accéder depuis :
- Document360 Engage : cliquez sur Document360 Engage () dans la barre de navigation de gauche > sous Créer des flux, cliquez sur Guide étape par étape
- Volet Catégories & Articles : cliquez sur l’icône Plus () à côté d’une catégorie > Créer un guide étape par étape
- Entre deux articles ou catégories : passez le souris entre deux articles ou catégories dans le volet Catégories & Articles > cliquez sur l’icône Volant d’Inertie () > Guide étape par étape
- Éditeur de catégorie de page : cliquez sur l’icône Plus () à côté du bouton Publier > Créer guide étape par étape
- Catégorie d’index vide : cliquez sur l’icône Plus () sur une catégorie de type d’index > Guide étape par étape
Nommez et configurez le guide étape par étape
Après avoir sélectionné guide étape par étape par l’une des méthodes ci-dessus, la boîte de dialogue Créer guide étape par étape apparaîtra.
- Dans le champ Titre , saisissez le nom de guide souhaité avec un maximum de 300 caractères. Les caractères spéciaux et les mots réservés ne sont pas autorisés.
- Si vous avez commencé par Document360 Engage, sélectionnez l’espace de travail pour le guide dans le menu déroulant de l’espace de travail .
- Choisissez une catégorie souhaitée dans le menu déroulant Catégorie (Catégorie ). Seules les catégories auxquelles vous avez accès sont listées.
- Cliquez sur Créer.
Votre guide apparaît également dans Document360 Engage, où vous pouvez le traduire, le cloner et consulter les articles auxquels il est lié.
Installez l’extension
Certaines applications de bureau disposent de restrictions ou protections de capture d’écran activées au niveau du système d’exploitation ou de l’application. Ces applications ne peuvent pas être enregistrées par Document360 AI Capture ou tout autre outil d’enregistrement d’écran, et la capture échouera ou s’annulera immédiatement après le démarrage. Si vous n’êtes pas sûr qu’une application que vous prévoyez d’enregistrer soit affectée, vérifiez auprès de votre administrateur avant de commencer une session d’enregistrement.
Si c’est la première fois que vous créez un guide étape par étape, vous verrez une invite à installer l’extension Document360 AI Capture .
- Cliquez sur Installer quand on le demande.
- Suivez les étapes à l’écran de votre navigateur pour finaliser l’installation.
Pour les étapes d’installation spécifiques au navigateur, voir Installation de l’extension Document360 AI Capture.
- Une fois installé, retournez au portail de la base de connaissances et cliquez sur Démarrer la capture.
- Sélectionnez l’écran souhaité pour enregistrer :
- Onglet Chrome : Enregistre uniquement l’onglet Chrome sélectionné.
- Fenêtre : Enregistre uniquement la fenêtre sélectionnée.
- Choisissez l’onglet Chrome lorsque l’ensemble du flux de travail se trouve dans le navigateur, par exemple en démontrant une application web ou en naviguant dans un portail.
- Choisissez Fenêtre lorsque le flux de travail implique une application de bureau ou nécessite de basculer entre un navigateur et un autre outil sur votre écran.
Notez vos pas
Une fois l’extension installée et l’écran désiré sélectionné,
- Cliquez sur Partager.
Le panneau d’enregistrement guide étape par étape apparaîtra. - Configurez ce qui suit dans le panneau d’enregistrement :
- Choisissez la résolution que vous préférez, soit 16:9 soit 4:3.
- La section Total des clics suit les clics effectués pendant l’enregistrement.
- Cliquez sur Ajouter la section Floutée sélectionnée pour masquer toute information sensible à l’écran avant que l’enregistrement ne commence.
- Activez les contrôles d’enregistrement de l’émission à l’écran si besoin.
- Cliquez sur Rejeter pour annuler et revenir à l’écran précédent.
- Cliquez sur Démarrer la capture pour commencer l’enregistrement.
Une fois l’enregistrement commencé, naviguez à travers les écrans et effectuez les actions nécessaires. Toutes les interactions à l’écran, y compris les clics de souris et la saisie, seront enregistrées. Une icône d’état d’enregistrement apparaîtra pour indiquer que l’enregistrement est actif.
- Si les commandes d’affichage de l’enregistrement à l’écran sont activées, un logo Document360 apparaîtra en bas à gauche de l’écran d’enregistrement. Cliquer sur le logo mettra l’enregistrement en pause. Ce logo sera également visible dans les captures d’écran.
- Les clics de souris et les interactions seront enregistrés, avec des indicateurs de clic affichés pour faciliter la modification du guide.
Pause et reprise de l’enregistrement
- Pour mettre en pause à tout moment, revenez à l’onglet Document360.
- Dans le panneau d’enregistrement, cliquez sur Pause pour capturer.
- Lorsque vous êtes prêt à continuer, cliquez sur Reprise.
- Pour arrêter complètement l’enregistrement, cliquez sur Terminé dans le panneau d’enregistrement ou Arrêter le partage dans le panneau flottant.
Après enregistrement, les étapes sont automatiquement téléchargées dans l’éditeur de guides du portail de la base de connaissances. Chaque étape affichera les écrans enregistrés contenant leur contenu.
Meilleures pratiques
Un peu de préparation avant de commencer l’enregistrement permet de gagner un temps important de montage après.
- Fermez les onglets et notifications inutiles : Les notifications du navigateur, les fenêtres contextuelles par e-mail et des onglets sans lien peuvent apparaître dans l’enregistrement. Mettez-les en silence avant de commencer.
- Utilisez un profil navigateur propre : Des barres de favoris, des extensions et des données de formulaire enregistrées peuvent apparaître à l’écran. Envisagez d’enregistrer dans un profil navigateur propre ou dans une fenêtre privée/incognito.
- Zones sensibles avant le flou : Si votre flux de travail implique des identifiants, des données clients ou des URL internes, utilisez la section sélectionnée par Flou avant d’enregistrer plutôt que de flouter image par image dans l’éditeur.
- Allez lentement et avec délibération : Survolez brièvement chaque élément avant de cliquer. Cela donne aux lecteurs le temps de s’orienter et produit des indicateurs de clic plus nets dans les étapes enregistrées.
- Tenez-vous à une tâche par guide : Un guide couvrant « configurez votre compte ET configurez votre premier rapport » sera difficile à naviguer. Enregistrez des guides séparés pour chaque tâche distincte et reliez-les.
- Nommez le guide d’après la tâche, pas l’écran. « Configurer un fournisseur d’identité SAML 2.0 » est récupérable à la fois par les lecteurs et les agents IA. Les « paramètres SSO » ne le sont pas.
- Ajoutez une description de l’IA et de la recherche avant de publier. Les guides étape par étape sont structurés pour que les agents et les LLM IA puissent les lire et sont listés dans votre fichier llms.txt . Un guide publié sans description est listé uniquement par titre. Voir Modifier un guide étape par étape.
Prochaines étapes
Une fois votre guide enregistré et téléchargé, vous pouvez modifier et améliorer chaque étape en ajoutant flou, projecteurs, superpositions de texte, surlignages, remplacements d’images, effets de zoom et clics animés. Consultez le guide Édition étape par étape pour la référence complète de l’édition.
FAQ
Eddy AI utilise-t-il du contenu issu des guides étape par étape ?
Oui. Eddy AI récupère le titre, la description et le texte du corps à partir des guides publiés lors de la réponse aux recherches. Les réponses incluent une citation renvoyant directement au guide source.
Les agents IA externes sont servis séparément. Un guide publié est disponible sous forme de page Markdown (.md) et est listé dans le fichier llms.txt de votre base de connaissances, afin que des assistants comme ChatGPT, Claude et Gemini puissent également le récupérer et le citer.
Comment puis-je planifier un guide pour une publication ultérieure ?
Cliquez sur la flèche déroulante à côté de Publier > publier plus tard > définir la date, l’heure et le fuseau horaire > ajouter un commentaire > cliquer sur Programme.
Pourquoi un guide est-il verrouillé, et comment puis-je le déverrouiller ?
Un guide verrouille quand quelqu’un l’édite. Il se déverrouille automatiquement après 15 minutes d’inactivité, lorsque l’éditeur clique sur l’icône Verrouiller et sélectionne Déverrouiller, ou lorsqu’il s’éloigne.
Combien d’étapes puis-je créer dans un guide ?
Jusqu’à 200 étapes par guide.
Comment puis-je suivre les événements d’activité pour des guides étape par étape ?
Pour suivre les événements d’activité dans le guide étape par étape :
- Naviguez dans Paramètres () > portail de la base de connaissances > audits de l’équipe dans le portail de la base de connaissances.
- Dans l’onglet audit d’équipe , vous trouverez des mises à jour sur les changements de visibilité, les mises à jour de titre et les modifications des contributeurs pour chaque guide. Pour plus d’informations, lisez l’article sur l’audit d’équipe.