Partagez des articles via un lien privé

Un lien privé vous permet de partager n’importe quel article avec quelqu’un qui n’a pas accès à votre portail ou site de base de connaissances. Le lien est unique à l’article et peut être généré, copié et supprimé à tout moment. Vous pouvez choisir si un lien n’expire jamais ou fixer une date d’expiration lors de sa création, et également modifier cette expiration ultérieurement si nécessaire. Cela est utile pour partager des articles brouillons ou restreints avec des évaluateurs, parties prenantes ou collaborateurs externes sans publier le contenu ni accorder l’accès au portail.

Cette fonctionnalité fonctionne de la même manière pour les articles classiques, les catégories de pages, les articles de documentation API et les pages personnalisées.

Quand utiliser des liens privés

• Partagez un brouillon d’article avec un intervenant ou un expert du sujet pour examen avant de le publier.
• Partagez un article restreint avec un collaborateur externe qui n’est pas utilisateur de votre projet Document360.
• Offrez un accès temporaire et limité au contenu sans ajouter le destinataire comme lecteur ou utilisateur.

Avant que tu commences

• Vous devez avoir le rôle de contenu Éditeur , ou un rôle personnalisé avec accès à Voir, Mettre à jour et supprimer l’autorisation de partager, pour créer, modifier ou arrêter de partager un lien privé.
• Avec seulement le lien Voir l’accès pour partager, vous pouvez voir si un article a un lien actif, mais vous ne pouvez pas en créer, modifier ou supprimer.
• Les rôles de contenu sont gérés sous les paramètres > Utilisateurs & permissions > Rôles & permissions > rôle de contenu.

Créez un lien privé

1. Accédez à l’article dans le portail de la base de connaissances.
2. Cliquez sur l’icône Plus () dans l’en-tête de l’article, ou cliquez sur l’icône Plus à côté du nom de l’article dans l’arbre de catégorie.
3. Cliquez sur l’icône Partager (). Cette icône devient verte () chaque fois que l’article a déjà un lien actif.
4. Dans le panneau du lien Partage , choisissez l’expiration du lien :
   • Ne jamais expirer (par défaut), ou
   • Définissez la date d’expiration, puis choisissez une date dans le calendrier. Les dates passées ne peuvent pas être sélectionnées.
5. Cliquez sur Créer un lien.
6. Une fois créé, cliquez sur Copier à côté du lien pour le copier, puis partagez-le avec le destinataire.

Modifier l’expiration d’un lien

Vous pouvez modifier l’expiration d’un lien existant à tout moment, dans un sens ou dans l’autre, sans changer le lien lui-même.

1. Ouvrez le panneau de liens Partage pour l’article (voir les étapes 1 à 3 ci-dessus).
2. Cliquez sur Modifier à côté du statut d’expiration actuel.
3. Choisissez « Ne jamais expire » ou Fixez la date d’expiration (avec une nouvelle date).
4. Cliquez sur Enregistrer. Ce bouton reste désactivé jusqu’à ce que vous modifiiez réellement la valeur.

Changer l’expiration d’un lien ne modifie pas son URL. Toute personne qui possède déjà le lien continue d’utiliser la même URL.

Gérer un lien privé

Une fois qu’un lien privé a été généré, vous pouvez le gérer depuis le même panneau de liens de partage , depuis le panneau d’information de l’article sur la page Tous les articles, ou depuis la colonne Liens Partages Tous les articles (voir Trouver les articles partagés ci-dessous).

Comment se comportent les liens privés

• Un lien privé ne donne accès qu’à l’article spécifique pour lequel il a été créé. Si l’article contient des liens vers d’autres articles, cliquer sur ces liens invite le destinataire à se connecter.
• Un lien avec une date d’expiration cesse de fonctionner dès que cette date est passée. Un lien expiré se comporte exactement comme un lien arrêté : le destinataire ne peut pas faire la différence, et il n’y a pas d’état partiel ou « expirant bientôt » visible pour lui.
• Pour partager à nouveau un article expiré, créez un nouveau lien. L’URL originale ne redevient pas active.
• Si l’article est supprimé, le lien privé n’affichera pas le contenu de l’article. Si l’article est ensuite récupéré de la corbeille ou restauré depuis une sauvegarde, le même lien fonctionnera à nouveau (sous réserve de sa date d’expiration).
• Les liens qui existaient avant l’introduction du support d’expiration sont considérés comme Never expire. Rien n’a été expiré rétroactivement.
• Les intégrations personnalisées JavaScript et HTML ne sont pas prises en charge dans les aperçus privés des liens.

Trouver des articles partagés

Utilisez la page Tous les articles pour voir tous les articles ayant actuellement un lien privé actif, et gérez-les à partir d’un seul endroit.

1. Naviguez jusqu’à Documentation () dans la barre de navigation de gauche.
2. Cliquez sur Tous les articles () dans le panneau de navigation de gauche.
3. Utilisez le menu déroulant du filtre rapide en haut à gauche pour sélectionner le lien Partagé, ou cliquez sur le bouton Filtrer () et activez le filtre du lien partagé . Pour en savoir plus, lisez les articles Filtre.

Filtre de lien partagé

Filtre les articles selon qu’ils ont actuellement un lien privé actif.

Le filtre rapide Lien partagé dans la liste déroulante applique le même filtre et affiche le compte actuel à côté, par exemple Lien partagé (21).

Avec le filtre appliqué, la grille ajoute une colonne Lien partagé montrant le statut de chaque lien : Expire <date >, Expire aujourd’hui, ou Pas d’expiration. Passez la souris sur une ligne pour révéler le lien Copier, afin de pouvoir copier le lien de cet article sans l’ouvrir.

Un article sort de cette vue filtrée dès que son lien est arrêté ou expire.

Si vous exportez la liste Tous les articles en CSV, l’export inclut deux colonnes supplémentaires : Lien partagé et Date d’expiration.

Arrêtez de partager en gros

Depuis la vue filtrée des liens partagés, sélectionnez plusieurs articles et cliquez sur Arrêter le partage dans la barre d’outils de sélection en bloc. Confirmez l’action pour arrêter de partager tous les liens sélectionnés en même temps.

Meilleures pratiques

• Fixez une date d’expiration à la création pour tout ce qui est en time-box, afin que le lien se ferme tout seul sans que vous ayez à penser à arrêter de le partager.
• Arrêtez de partager un lien une fois la revue terminée, même si elle a une date d’expiration, afin d’empêcher l’accès avant cette date.
• Générez un lien privé distinct pour chaque article si vous devez partager plusieurs articles avec le même destinataire.
• Vérifiez périodiquement le filtre Liens partagés Tous les articles pour voir ce qui est actuellement exposé en dehors de votre projet.
• Utilisez des liens privés pour la révision des brouillons plutôt que de publier un brouillon à un public restreint. C’est plus rapide et cela ne nécessite pas d’ajouter le destinataire comme lecteur.

FAQ