La fonction de réception de lecture vous aide à voir qui a lu et reconnu un article. Lorsque cela est activé, les lecteurs doivent faire défiler jusqu’à la fin de l’article et confirmer qu’ils l’ont lu avant que l’accusé de réception ne soit enregistré.
Quand utiliser les accusés de lecture
- Utilisez des reçus de lecture sur les articles de conformité, les politiques de sécurité ou les procédures opérationnelles standard où une preuve de lecture est requise.
- Utilisez-les pour la documentation d’intégration afin de confirmer que les nouveaux membres de l’équipe ont terminé les lectures obligatoires.
- Utilisez des règles au niveau des catégories pour appliquer les exigences de reconnaissance, sur toute une section de votre base de connaissances, sans configurer chaque article individuellement.
Gérer les reçus de lecture
Il existe trois façons de gérer les reçus de lecture dans Document360.
Une partie de tous les articles
Activez ou désactivez les accusés de lecture pour plusieurs articles simultanément depuis la page Tous les articles. C’est idéal pour appliquer ou retirer des accusés de réception sur une section en une seule action.
En savoir plus →Paramètres individuels des articles
Activez ou désactivez les accusés de lecture pour un seul article depuis le panneau des paramètres de l’article. Idéal pour des articles ciblés tels que des politiques ou procédures spécifiques.
En savoir plus →Règles au niveau des catégories
Créez des règles qui appliquent des reçus de lecture à des catégories entières depuis les paramètres du site de la base de connaissances. C’est idéal pour faire respecter les accusés de lecture sur toute une section de votre base de connaissances.
En savoir plus →Une partie de tous les articles
- Naviguez jusqu’à Documentation () dans la barre de navigation de gauche.
- Cliquez sur Tous les articles () dans le panneau de navigation de gauche.
- Sélectionnez les articles que vous souhaitez mettre à jour.
- Pour activer les accusés de réception, cliquez sur Activer l’accusé de réception. Pour désactiver, cliquez sur Désactiver le reçu de lecture.
- Passez la souris sur l’icône de reçu de lecture () à côté du nom d’un article pour voir combien de lecteurs ont reconnu cet article.
Si les reçus de lecture sont configurés via des règles de niveau catégorie dans les Paramètres, ils ne peuvent pas être modifiés depuis la page Tous les articles.
Paramètres individuels des articles
- Accédez à l’article dans le portail de la base de connaissances.
- Cliquez sur l’icône Plus () dans l’en-tête de l’article et sélectionnez Plus d’options d’article.
- Dans le panneau des réglages de l’article , allez dans l’onglet Reçu de lecture .
- Activez le bouton Activer le reçu de lecture pour cet article .
- Cliquez sur Enregistrer.
Règles au niveau des catégories
Les règles de niveau catégorie appliquent automatiquement les accusés de lecture à tous les articles d’une catégorie. Les règles sont évaluées dans l’ordre et la première règle de correspondance entre en vigueur. Vous pouvez créer jusqu’à 20 règles par projet.
- Naviguez dans Paramètres () dans la barre de navigation de gauche.
- Rendez-vous sur le site de la base de connaissances > reçu de lecture. La page de lecture affiche toutes les règles créées précédemment.
- Cliquez sur Créer règle.
- Dans le panneau Créer la réception de lecture, saisissez un nom de règle pouvant compter jusqu’à 50 caractères.
- Choisissez l’option de visibilité : Afficher pour activer les accusés de lecture pour la catégorie, ou Masquer pour l’exclure.
L’ordre dans lequel les règles apparaissent détermine quelle règle prend effet. Si la règle 1 est définie pour activer l’accusé de réception pour la catégorie A et que la règle 2 la désactive pour la même catégorie, la règle située plus haut dans la liste a la priorité.
- Sélectionnez les catégories auxquelles appliquer la règle.
- Si besoin, assignez la règle à des groupes de lecteurs spécifiques.
- Cliquez sur Créer.
Page de lecture du reçu
La page de lecture dans les paramètres offre une vue détaillée de toutes les règles configurées.
| Élément | Description |
|---|---|
| a. Règle de création | Cliquez pour créer une nouvelle règle de réception de lecture pour les catégories de la base de connaissances. |
| b. Réarranger les règles | Glisse les règles pour les réorganiser. La première règle de la liste a priorité lorsque plusieurs règles s’appliquent à la même catégorie. |
| c. Nom | Affiche le nom de chaque règle de réception de lecture. |
| d. Visibilité | Indique si la règle est réglée sur Afficher ou Cacher. |
| e. Règles | Affiche les catégories auxquelles la règle est appliquée. |
| f. Visualiseur de dépendances | Consultez et modifiez les catégories où la règle est appliquée. |
| g. Édit | Passez la souris sur une règle et cliquez sur Modifier pour la modifier. |
| h. Supprimer | Passez la souris sur une règle, cliquez sur Supprimer, et confirmez la suppression. |
Si les accusés de lecture sont configurés dans les Paramètres, ils ne peuvent pas être modifiés au niveau de l’article. Les reçus de lecture peuvent être ajoutés aussi bien aux articles brouillons qu’aux articles publiés. Lors du fork et de la republication d’un article avec l’accusé de réception activé, les lecteurs devront à nouveau accuser réception.
Réception du lecteur sur le site de la base de connaissances
Une fois un accusé de réception configuré, les lecteurs voient une bannière en haut de l’article indiquant « Votre accusé de réception est requis lors de la lecture. »
Pour prendre en compte un article :
- Consultez l’article sur le site de la base de connaissances.
- Faites défiler jusqu’à la fin de l’article.
- Sélectionnez la case à cocher pour accuser réception, puis cliquez sur Envoyer. Un message de confirmation apparaît en haut de l’article.
Page de reconnaissance, requis
Les lecteurs peuvent consulter tous les articles nécessitant leur reconnaissance depuis la page Requis . En haut à droite de la page d’accueil du site de la base de connaissances, une icône Annonce () affiche le nombre de reconnaissances en attente. Cliquez dessus pour ouvrir la page.
La page comprend les options de filtrage suivantes :
Espace de travail :
- Espace de travail actuel : Filtre uniquement les articles dans l’espace de travail actuel.
- Tous les espaces de travail : Filtre les articles dans tous les espaces de travail.
- Précis : Permet de sélectionner des espaces de travail spécifiques.
État de la mention :
- Obligatoire : Affiche des articles qui n’ont pas encore été reconnus.
- Reconnu : Affiche des articles déjà confirmés.
Surveillez les reçus de lecture dans Analytics
Les données de réception de lecture sont suivies dans la section Analytique du portail de la base de connaissances.
- Naviguez dans Analytics () dans la barre de navigation de gauche.
- Aller à Articles.
- Dans la section des articles en tête , cliquez sur Voir tout. La page Tous les articles apparaît avec une colonne de lecture indiquant les détails des accusés de réception pour chaque article.
L’analyse des accusés de lecture ne suit que les comptes de lecture. Les utilisateurs, y compris les Propriétaires, Administrateurs, Éditeurs et Contributeurs, ne sont pas suivis. Les modifications apportées aux articles se reflètent dans les analyses en moins de 15 minutes.
Meilleures pratiques
- Activez les accusés de lecture uniquement sur les articles où l’accusé de réception compte réellement. Abuser de la fonctionnalité peut provoquer une fatigue liée à l’accusé de réception chez les lecteurs.
- Utilisez des règles au niveau des catégories pour garantir que les nouveaux articles ajoutés à une section conformité ou intégration nécessitent automatiquement un accusé de réception sans configuration manuelle.
- Examinez régulièrement les données de reconnaissance, dans Analytics, afin d’identifier les lecteurs qui n’ont pas complété la lecture obligatoire, surtout après une mise à jour de la politique.
- Combinez les accusés de lecture avec des rappels de revue pour garantir que les articles nécessitant accusé de réception soient également maintenus à jour.
FAQ
Les lecteurs doivent-ils refaire la réception à chaque mise à jour d’un article ?
Oui. Lorsqu’un article avec accusé de réception activé est forké et republié, les lecteurs doivent accuser récit la version republiée. Les accusés de réception précédents ne s’appliquent qu’à la version qui était en vigueur au moment de la réception.
Quel est le nombre maximal de règles de confirmation de lecture que je peux créer ?
Vous pouvez créer jusqu’à 20 règles de réception de lecture par projet.
Puis-je personnaliser le texte dans le formulaire de remerciement du lecteur ?
Oui. Vous pouvez localiser ou personnaliser le texte du formulaire d’accusé de réception via la fonction Variables de localisation. Va dans Paramètres () > Portail de la base de connaissances > Localisation et espaces de travail. Dans l’onglet Variables de localisation , développez l’accord de lecture pour mettre à jour des éléments tels que Cliquez pour vérifier et confirmer, statut d’accusé de réception et Obligatoire. Cliquez sur Enregistrer.
Que se passe-t-il avec les règles de reconnaissance des lecteurs lors du clonage d’articles ou de catégories entre espaces de travail ?
Les règles d’accusé de réception des lecteurs ne sont pas conservées lors du clonage d’articles ou de catégories au sein ou entre les espaces de travail. Les règles doivent être configurées séparément pour le nouvel espace de travail.
La fonction de réception en lecture est-elle disponible pour les projets JWT ?
Oui. La fonction de réception en lecture est prise en charge pour les projets configurés par JWT. Les lecteurs authentifiés par JWT peuvent accuser réception des articles de la même manière que ceux connectés via SSO, et chaque accusé de réception est enregistré avec leur email et leur horodatage.