Un lien privé vous permet de partager n’importe quel article avec quelqu’un qui n’a pas accès à votre base de connaissances, portail ou site. Le lien est unique à l’article et peut être généré, copié et supprimé à tout moment. Cela est utile pour partager des articles brouillons ou restreints avec des évaluateurs, parties prenantes ou collaborateurs externes sans publier le contenu ni accorder l’accès au portail.
Quand utiliser des liens privés
- Partagez un brouillon d’article avec un intervenant ou un expert du sujet pour examen avant de le publier.
- Partagez un article restreint avec un collaborateur externe qui n’est pas utilisateur de votre projet Document360.
- Fournir un accès temporaire au contenu sans ajouter le destinataire comme lecteur ou utilisateur.
Créez un lien privé
- Accédez à l’article dans le portail de la base de connaissances.
- Cliquez sur l’icône Plus () dans l’en-tête de l’article, ou cliquez sur l’icône Plus à côté du nom de l’article dans l’arbre de catégorie.
- Cliquez sur l’icône Partager ().
- Dans le panneau du lien Partager , cliquez sur Obtenir un lien partageable pour générer un nouveau lien.
- Cliquez sur Copier pour copier le lien et le partager avec le destinataire.
Gérer un lien privé
Une fois qu’un lien privé a été généré, vous pouvez le gérer depuis le même panneau de lien de partage .
| Action | Comment faire |
|---|---|
| Copiez le lien | Cliquez sur Copier dans le panneau du lien Partage. |
| Supprimer le lien | Cliquez sur Supprimer le lien. Le lien devient immédiatement invalide pour toute personne avec qui il a été partagé. |
| Régénérer le lien | Supprimez d’abord le lien existant, puis cliquez sur Obtenir un lien partageable pour en générer un nouveau. |
Comment se comportent les liens privés
- Un lien privé ne donne accès qu’à l’article spécifique pour lequel il a été créé. Si l’article contient des liens vers d’autres articles, cliquer sur ces liens invitera le destinataire à se connecter.
- Si l’article est supprimé, le lien privé n’affichera pas le contenu de l’article. Si l’article est ensuite récupéré dans la corbeille ou restauré à partir d’une sauvegarde, le même lien fonctionnera à nouveau.
- Un style CSS personnalisé est appliqué dans l’aperçu du lien partageable. Les intégrations personnalisées JavaScript et HTML ne sont pas prises en charge dans les aperçus privés des liens.
- Les liens privés n’expirent pas automatiquement. Supprimez le lien manuellement lorsque l’accès n’est plus nécessaire.
Meilleures pratiques
- Supprimez les liens privés une fois la revue terminée afin d’éviter un accès non intentionnel en cours.
- Générez un lien privé distinct pour chaque article si vous devez partager plusieurs articles avec le même destinataire.
- Utilisez des liens privés pour la révision des brouillons plutôt que de publier un brouillon à un public restreint. C’est plus rapide et il ne nécessite pas d’ajouter le destinataire comme lecteur.
FAQ
Puis-je partager un article non publié avec quelqu’un qui n’est pas utilisateur de mon projet ?
Oui. Les liens privés sont disponibles aussi bien pour les articles publiés que non publiés. Le destinataire n’a pas besoin d’être utilisateur ou lecteur dans votre projet Document360 pour accéder à l’article via le lien.
Un lien privé expire-t-il automatiquement ?
Non. Les liens privés n’ont pas d’expiration automatique. Ils restent actifs jusqu’à ce que vous les supprimiez manuellement du panneau du lien Partage. Supprimez le lien dès que l’accès n’est plus nécessaire.
Que se passe-t-il lorsque je supprime un lien privé ?
Le lien devient immédiatement invalide. Toute personne tentant d’accéder à l’article en utilisant le lien supprimé ne pourra plus le consulter. Vous pouvez générer un nouveau lien pour le même article à tout moment.
Le destinataire peut-il accéder à d’autres articles liés dans l’article partagé ?
Non. Un lien privé ne donne accès qu’à l’article spécifique pour lequel il a été créé. Cliquer sur des liens vers d’autres articles du contenu invitera le destinataire à se connecter. Générez et partagez des liens privés séparés pour chaque article si plusieurs articles doivent être accessibles.
Pourquoi JavaScript personnalisé n’apparaît-il pas dans l’aperçu du lien partageable ?
Les intégrations personnalisées de JavaScript et HTML ne sont pas prises en charge dans les aperçus privés des liens afin d’assurer une performance et une sécurité cohérentes lors de l’accès externe au contenu. Le CSS personnalisé est pris en charge et sera appliqué dans l’aperçu. Pour tester des personnalisations JavaScript ou HTML, publiez l’article et accétrez-y depuis le site de la base de connaissances, ou utilisez un projet bac à sable pour les tests.