SMTP (Protocolo Simples de Transferência de E-mail) é um protocolo padrão para enviar mensagens de e-mail. No Document360, configurar um canal de notificação SMTP permite que você envie automaticamente alertas por e-mail para sua equipe sempre que eventos específicos ocorrem na sua base de conhecimento — como atualizações de artigos, novos comentários ou alterações de conteúdo. Notificações podem ser acionadas a partir do portal da Base de Conhecimento, do site da Base de Conhecimento e do widget da Base de Conhecimento.
Quando usar o canal de notificação SMTP
Use o canal de notificação SMTP quando precisar manter os membros da equipe informados sobre a atividade da Knowledge Base por e-mail. Cenários comuns incluem:
- Alertas de alteração de artigo — Notifique editores ou revisores sempre que um artigo crítico for atualizado, para que possam revisar e agir prontamente.
- Anúncios para toda a equipe — Envie notificações para um grupo de partes interessadas sempre que um novo conteúdo for publicado.
- Conformidade e trilhas de auditoria — Garanta que os destinatários designados recebam um registro de alterações em documentação sensível ou regulamentada.
Como configurar o canal de notificação SMTP
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Navegue até Configurações () > portal da Base de Conhecimento na barra de navegação esquerda do portal da Base de Conhecimento.
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No painel de navegação à esquerda, selecione Notificações.
A aba Canais de Notificação está selecionada por padrão.
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Clique em Novo canal.
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No painel de Canais Disponíveis , selecione SMTP e clique em Próximo.
O painel de configuração de canal aparece.
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No campo Nome Amigo , insira um nome de exibição para esse canal SMTP.
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No campo E-mail para , insira os endereços de e-mail dos destinatários principais.
Separe vários endereços de e-mail com ponto e vírgula (;) e sem espaços. Não adicione um ponto e vírgula após o último endereço de e-mail.
Exemplo: xyz@gmail.com;abc@gmail.com;mno@gmail.com
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Opcionalmente, insira endereços de e-mail adicionais no campo CC para destinatários copiados.
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Opcionalmente, insira endereços de e-mail adicionais no campo BCC para destinatários copiados às cegas.
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Clique em Salvar.
Seu canal de notificação SMTP agora está criado. Para ativá-lo, vá até a aba de mapeamento de notificações e mapeie os eventos que devem acionar notificações por e-mail para esse canal.
Melhores práticas
- Dê nomes descritivos e amigáveis aos canais (por exemplo, "Equipe de Suporte - SMTP" ou "Alertas de Engenharia - SMTP") para que sejam fáceis de identificar ao configurar o mapeamento de notificações.
- Crie canais SMTP separados para diferentes equipes em vez de usar um canal único para todos os destinatários — isso te dá controle preciso sobre qual equipe recebe notificação sobre quais eventos.
- Mapeamento completo de notificações imediatamente após a configuração — um canal SMTP recém-criado não envia notificações até que pelo menos um evento seja mapeado nele na aba de mapeamento de notificações .
- Revise periodicamente seus eventos mapeados para garantir que apenas eventos significativos acionem e-mails, reduzindo a fadiga de alertas e mantendo as notificações acionáveis.
FAQ
Posso adicionar vários endereços de e-mail de destinatários a um único canal SMTP?
Sim. No campo E-mail para , insira vários endereços separados por um ponto e vírgula (;) sem espaços. Você também pode usar os campos CC e BCC para receber outros destinatários. Não adicione um ponto e vírgula após o último endereço.
Qual é a diferença entre os campos "Email para", "CC" e "BCC"?
Envie um e-mail para definir os destinatários principais que recebem a notificação diretamente. CC (cópia carbono) envia uma cópia visível para outros destinatários. O BCC (cópia cega em carbono) envia uma cópia oculta — os destinatários do BCC não podem ver os endereços uns dos outros ou os endereços de outros destinatários.
Preciso completar o mapeamento de notificações após criar o canal SMTP?
Sim. Criar o canal SMTP é apenas o primeiro passo. Você deve navegar até a aba de mapeamento de notificações e mapear eventos específicos da Base de Conhecimento (como atualizações de artigos ou novos comentários) para este canal antes que qualquer notificação seja enviada.