Planes que admiten esta función: Business Enterprise
En Document360, la gestión de flujos de trabajo de artículos se agiliza mediante un único botón de estado de flujo de trabajo que controla tanto la publicación como las transiciones de flujo de trabajo. Esto mejora la experiencia de revisión de contenido al permitirte gestionar el estado del flujo de trabajo, asignar revisores y hacer seguimiento del progreso, todo en un solo lugar.
El estado de un flujo de trabajo representa un punto de control o etapa en el ciclo de vida de la documentación. Puedes gestionar y asignar estados de flujo de trabajo a los miembros del equipo directamente en el editor de Documentación.
Acciones de estado del flujo de trabajo
La opción de estado del flujo de trabajo está disponible en la parte superior derecha del editor de documentación.
Icono de información (): Haz clic en el icono de información () junto al estado del flujo de trabajo para ver la descripción del estado del flujo de trabajo.
Icono de bloqueo (): El icono de bloqueo () indica que el estado del flujo de trabajo está en modo de solo lectura. Si el artículo está en estado de flujo de trabajo de solo lectura, no puedes publicarlo directamente.
Icono de verificación verde (): Los estados completados se marcan con un visto verde. Si el artículo ya está publicado, todos los estados mostrarán una marca de verificación verde.
Publicar: Para publicar un artículo inmediatamente, abre el botón de estado de flujo de trabajo y haz clic en Publicar directamente sin seleccionar estados intermedios.
Versión del artículo: Muestra la versión actual del artículo.
Historial de flujo de trabajo (): Haz clic para ver el historial completo del flujo de trabajo del artículo.
Ver y actualizar el estado del flujo de trabajo
El botón de estado del flujo de trabajo en la esquina superior derecha del editor también actúa como gestor de estado del flujo de trabajo.
Haz clic en el botón Estado del flujo de trabajo .
Se abre el diálogo de flujo de trabajo , donde puedes:
Selecciona el siguiente estado del flujo de trabajo (por ejemplo, revisión por pares, revisión de expertos expertos, etc.)
Asigna a un miembro del equipo para revisar el artículo
Fija una fecha límite para la revisión
Añade un comentario de hasta 250 caracteres. Este es un campo opcional.
Haz clic en Publicar para publicar el artículo directamente.
Haz clic en Establecer estado para guardar y cerrar el diálogo.
Después de actualizar el estado del flujo de trabajo, la etiqueta del botón muestra el estado asignado actualmente. Por ejemplo:
Si el artículo está en Revisión 1, el botón muestra Revisión 1, indicando la etapa actual del artículo en el flujo de trabajo.
Fijar una fecha límite
Mantén tu flujo de trabajo enfocado añadiendo una fecha de vencimiento al actualizar el estado:
Haz clic en el desplegable Estado del flujo de trabajo en la parte superior derecha del editor.
Aparecerá el cuadro de diálogo Actualizar estado del flujo de trabajo .
En el campo Fecha de Entrega , selecciona una fecha del calendario.
Para eliminar una fecha de entrega, haz clic en el icono de la x junto a la fecha seleccionada.
Si seleccionas un estado de flujo de trabajo por primera vez, haz clic en Establecer estado. Si estás actualizando el estado de un flujo de trabajo existente, haz clic en Actualizar.
Establecer a un asignado
Asigna a un miembro del equipo a un estado de flujo de trabajo:
Haz clic en el desplegable Estado del flujo de trabajo en la esquina superior derecha del editor.
Aparecerá el cuadro de diálogo Actualizar estado del flujo de trabajo .
En el campo Asignado , selecciona o busca a un miembro del equipo de la lista (ordenado alfabéticamente).
NOTA
Si tu proyecto tiene más de cinco cuentas de equipo, aparecerá una barra de búsqueda para acceder más rápido.
El asignado recibirá una notificación por correo electrónico.
Actualmente, el estado del flujo de trabajo de cada artículo solo puede asignarse a una persona a la vez.
Para eliminar a un asignado, haz clic en el icono de 'x' junto a su nombre.
Haz clic en Establecer estado para una nueva asignación o Actualizar para modificar una existente.
NOTA
Cuando un artículo cambia entre estados de flujo de trabajo, el revisor previamente asignado para ese estado se mantiene automáticamente. Si el revisor fue modificado manualmente, el revisor actualizado seguirá siendo retenido.
Añadiendo un comentario
Utiliza el campo opcional de Comentario en el cuadro de diálogo Actualizar estado del flujo de trabajo para añadir contexto, notas o instrucciones al asignar un estado de flujo de trabajo.
Los comentarios pueden llegar a 250 caracteres.
Puedes etiquetar a los miembros del equipo usando "
@".
Ver historial de flujos de trabajo
Los usuarios pueden ver todo el historial del flujo de trabajo con toda la información de apoyo para un artículo.
Haz clic en el desplegable Estado del flujo de trabajo en la esquina superior derecha del editor.
Haz clic en el icono de Historia ().
Aparece el diálogo de historial de flujo de trabajo, que muestra:
Todos los estados por los que ha pasado el artículo
Asignados y fechas de entrega para cada etapa
Cada versión de la revisión del artículo puede tener su historial de flujo de trabajo.
Gestión del estado del flujo de trabajo desde la página de Tareas
También puedes gestionar el estado del flujo de trabajo de tus artículos desde la página de Tareas . Puedes actualizar el estado del flujo de trabajo de artículos individuales o de varios artículos.
Para actualizar el estado del flujo de trabajo desde la página de Tareas,
Navega a la página de Tareas pasando el cursor por el icono de Inicio () y haciendo clic en Tareas () en el menú que aparece. Alternativamente, también puedes seleccionar el icono de Tareas () en la parte superior del panel .
Selecciona uno o más artículos de la lista de artículos en la página de Tareas.
Haz clic en Actualizar estado del flujo de trabajo desde la barra de herramientas que aparece en la parte superior. Esto abrirá el cuadro de diálogo Actualizar estado del flujo de trabajo .
En el cuadro de Actualizar estado del flujo de trabajo , utiliza el desplegable junto a "Cambiar estado de [estado actual] a" para seleccionar el nuevo estado del flujo de trabajo.
En el desplegable de Asignado , selecciona a un miembro del equipo para asignar la tarea (opcional).
En el campo Fecha de entrega , selecciona una fecha límite desde el selector de calendario (opcional).
En el campo de comentarios , añade un mensaje si es necesario. También puedes @mention a tus compañeros para que les notifiquen (opcional).
Haz clic en Establecer estado para actualizar el estado del flujo de trabajo de los artículos seleccionados.
Preguntas más frecuentes
¿Qué pasos debería seguir para asegurarme de que las cuentas del equipo reciban notificaciones cuando asigno un flujo de trabajo?
El correo electrónico se enviará a la cuenta del equipo a la que se asigna el estado del flujo de trabajo, siempre que hayan habilitado los eventos del flujo de trabajo en el mapeo de notificaciones. Para asegurar que las cuentas del equipo reciban notificaciones al asignar un flujo de trabajo, deben habilitar los eventos relevantes en la sección de notificaciones. Sigue estos pasos:
Navega a Configuración () en la barra de navegación izquierda.
En el panel de navegación izquierdo, navega al Portal de la base de conocimientos > Notificaciones.
Ve a la pestaña de Mapeado de Notificaciones y amplía el editor de Documentación acordeón.
Activa los siguientes interruptores:
Estado del flujo de trabajo del artículo actualizado
Fecha de vencimiento del flujo de trabajo del artículo actualizada
Asignado de flujo de trabajo del artículo actualizado
Además, para habilitar notificaciones para tipos de categorías de página, activa los siguientes interruptores:
Estado del flujo de trabajo de categoría actualizado
Fecha de vencimiento del flujo de trabajo de categoría actualizada
Asignado de flujo de trabajo de categoría actualizado
¿Puedo asignar diferentes estados de flujo de trabajo a un artículo en distintos idiomas dentro de un espacio de trabajo?
Sí, puedes asignar un estado diferente de flujo de trabajo a cada versión lingüística de un artículo dentro del mismo espacio de trabajo.
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