Benutzerdefinierte Felder

Benutzerdefinierte Felder ermöglichen es, zusätzliche strukturierte Felderan Artikel, Seitenkategorien, Entscheidungsbäume und API-Dokumentation anzuhängen. Anstatt sich nur auf Standardmetadaten wie Tags, SEO-Titel oder Beschreibung zu verlassen, ermöglichen benutzerdefinierte Felder den Nutzern mit entsprechenden Berechtigungen, eigene Felder zu definieren und Informationen zu erfassen, die spezifisch für ihre Dokumentation sind.

Zum Beispiel möchte ein Produktdokumentationsteam Felder wie Produktversion, Feature-Owner, Release-Status oder Inhaltsbewertungsdatum hinzufügen. Diese Felder können auf Projektebene erstellt und dann auf Artikelebene konfiguriert werden.

Benutzerdefinierte Felder helfen Teams, Inhalte effektiver zu organisieren, konsistente Daten über Artikel hinweg zu verwalten und Integrationen zu unterstützen, die strukturierte Informationen aus der Wissensdatenbank benötigen.

Zugriff auf die benutzerdefinierten Felder-Einstellungen

Um auf die benutzerdefinierten Felder zuzugreifen,

1. Navigiere zu () > Knowledge base portal in der linken Navigationsleiste.

2. Im linken Navigationsfeld navigieren Sie zu Custom fields.

Die Custom fields zeigt ein Raster an, das alle vorhandenen benutzerdefinierten Felder enthält, einschließlich des Feldnamens und des Feldtyps.

Erstellung eines benutzerdefinierten Feldes

Um ein neues benutzerdefiniertes Feld zu erstellen:

1. Navigiere zu () > Knowledge base portal > Custom fields.

2. Klicken Sie auf Feld benutzerdefiniertes Feld erstellen.

3. Im Dialogfeld "Benutzerdefiniertes Feld erstellen " konfigurieren Sie die folgenden Details:

• Feldname
  Geben Sie einen eindeutigen Namen für das benutzerdefinierte Feld ein. Dieser Name kennzeichnet das Feld im gesamten Projekt.

  • Der Feldname ist verpflichtend und muss eindeutig sein

  • Unterstützt bis zu 30 Zeichen

  • Keine Einschränkungen bei Sonderzeichen oder Leerzeichen

• Feldtyp
  Wählen Sie die Art der Daten aus, die das Feld speichern soll. Unterstützte Feldtypen sind:

  • Text (maximal 30 Zeichen)

  • Textbereich (maximal 150 Zeichen)

  • Dropdown (Single Select) (maximal 30 Zeichen pro Option)

  • Dropdown-Menü (Multi-Select) (maximal 30 Zeichen pro Option)

  • Datum

  • Boolesch

  • Anzahl

• Platzhaltertext (optional)
  Fügen Sie Platzhalter-Inhalte hinzu, die im Feld erscheinen, bevor ein Wert eingegeben wird.

• Hilfetext (optional)
  Bieten Sie zusätzliche Orientierung für Mitwirkende bereit. Dies erscheint als Tooltip neben dem Feld in den Artikeleinstellungen.

• Bearbeiten nur über die API

  
  

  Aktivieren Sie diese Option, um das Feld im Portal nur lesbar zu machen. Wenn aktiviert, können Feldwerte nur über die API aktualisiert werden.

4. Klicken Sie auf Erstellen.

Nach der Erstellung erscheinen die Custom fields im Raster und werden in den Artikeleinstellungen verfügbar.

HINWEIS

Der Feldtyp kann nach der Erstellung des benutzerdefinierten Feldes nicht mehr geändert werden. Wenn ein anderer Feldtyp benötigt wird, lösche das bestehende Feld und erstelle ein neues.

Verwaltung benutzerdefinierter Felder

Editoren mit den erforderlichen Berechtigungen können benutzerdefinierte Felder aus dem Custom fields bearbeiten oder löschen.

Bearbeitung eines benutzerdefinierten Feldes

1. Navigiere zu   () > Knowledge base portal > Custom fields.

2. Finde das benutzerdefinierte Feld, das du ändern möchtest.

3. Klicken Sie auf Bearbeiten ().

4. Aktualisieren Sie die Felddetails.

5. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Änderungen an einem benutzerdefinierten Feld gelten für alle Artikel, in denen das Feld verwendet wird.

HINWEIS

Berechtigungen:

Benutzer mit Editor-Berechtigungen können benutzerdefinierte Felder erstellen, bearbeiten und löschen. Für benutzerdefinierte Rollen muss die Berechtigung Benutzerdefinierte Felder aktiviert sein, um Feldkonfigurationen zu verwalten.

Um benutzerdefinierte Feldwerte in den Artikeleinstellungen zu aktualisieren, benötigen Benutzer die Berechtigung Artikel / Entscheidungsbaum-Einstellungen .

Mitwirkende können benutzerdefinierte Feldwerte in den Artikeleinstellungen aktualisieren, es sei denn, das Feld ist ausschließlich über die API als Bearbeiten konfiguriert.

Löschen eines benutzerdefinierten Feldes

1. Navigiere zu () > Knowledge base portal > Custom fields.

2. Finde das benutzerdefinierte Feld, das du entfernen möchtest.

3. Klicke mit dem More ()-Symbol neben dem benutzerdefinierten Feld auf Löschen.

4. Geben Sie im Löschbestätigungsdialog "JA" ein, um fortzufahren.

5. Klicken Sie auf Löschen , um zu bestätigen.

HINWEIS

Das Löschen eines benutzerdefinierten Feldes entfernt dauerhaft seine Werte aus allen zugehörigen Artikeln.
Gelöschte Felder können nicht wiederhergestellt werden.

Konfiguration benutzerdefinierter Felder in Artikeln

Sobald ein Custom fields erstellt wurde, können Mitwirkende Werte dafür in den Artikeleinstellungen konfigurieren.

Um benutzerdefinierte Feldwerte zu aktualisieren:

1. Öffnen Sie den gewünschten Artikel im Dokumentationseditor.

2. Klicken Sie auf das Mehr ()-Symbol im Artikel-Header und wählen Sie die Optionen für mehr Artikel.

3. Im Einstellungsfeld Artikel finden Sie den Custom fields .

4. Geben Sie für jedes Feld den entsprechenden Wert ein oder wählen Sie den entsprechenden Wert aus.

5. Klicken Sie auf Speichern.

HINWEIS

Benutzerdefinierte Feldwerte werden für die zuletzt veröffentlichte Version eines Artikels gespeichert und sind nicht versionsspezifisch.

Teamprüfung

1. Navigieren Sie zu () > Knowledge base portal in der linken Navigationsleiste.

2. Im linken Navigationsfeld navigieren Sie zu Team-Audit.

   Das Aktivitätsprotokoll zeigt Daten für alle Nutzer an, einschließlich des Ereignisses, der es durchgeführt hat, sowie Datum und Uhrzeit.

3. Auditprotokolle erfassen Aktionen wie:

• Erstellung eines benutzerdefinierten Feldes

• Aktualisierung eines benutzerdefinierten Feldes

• Löschen eines benutzerdefinierten Feldes

• Aktualisierung benutzerdefinierter Feldwerte in Artikeln

Team-Auditing hilft dabei, zu verfolgen, wer wann Änderungen vorgenommen hat.