Microsoft Teams

Die Microsoft Teams-Erweiterung verbindet Ihre Document360-Wissensdatenbank mit Teams, sodass Ihr Team Artikel zur Wissensdatenbank direkt in Chats und Kanälen suchen und teilen kann – ohne die Teams-Plattform zu verlassen. Anstatt zwischen Apps zu wechseln, um den richtigen Artikel zu finden und einen Link in ein Gespräch einzufügen, können Teammitglieder über die in den Chatkontrollen eingebettete Document360-App auf Ihre gesamte Wissensdatenbank aus Teams zugreifen. Nach der Verbindung können Artikel innerhalb von Sekunden von jedem Teams-Chat oder -Kanal aus gefunden und geteilt werden.

Wann man die Microsoft Teams-Erweiterung verwenden sollte

• Ihr Team nutzt Microsoft Teams als primäre Kommunikationsplattform und benötigt während der Gespräche schnellen Zugriff auf Knowledge Base-Artikel, ohne die Tabs wechseln zu müssen.
• Support- oder Betriebsmitarbeiter teilen häufig dieselben Artikel mit Kollegen oder Kunden und möchten eine schnellere Möglichkeit, sie zu finden und zu verschicken, ohne Teams zu verlassen.
• Sie möchten die Zeit, die Sie für interne Anfragen benötigen, reduzieren, indem Sie relevante Inhalte der Wissensdatenbank direkt in Teamgesprächen aufdecken.
• Ihr Team arbeitet über mehrere Kanäle hinweg und benötigt konsistente, genaue Informationen in jedem Chat-Kontext, ohne darauf angewiesen zu sein, dass Einzelpersonen sich daran erinnern, wo Artikel gespeichert sind.

Bevor du anfängst

• Du musst ein Microsoft Teams-Konto mit der Berechtigung haben, Apps hinzuzufügen.
• Nur ein Administrator oder Eigentümer in Document360 kann das für diese Einrichtung erforderliche API-Token generieren.

Wie man Microsoft Teams mit Document360 verbindet

Die Einrichtung umfasst drei Schritte: das Hinzufügen der Document360-App in Teams, die Generierung eines API-Tokens in Document360 und die Konfiguration des API-Schlüssels in Teams.

Schritt 1 – Fügen Sie die Document360-App zu Teams hinzu

1. In Microsoft Teams klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Apps .
2. Geben Sie in der Suchleiste Document360 ein.
3. Klicken Sie auf die App und wählen Sie Hinzufügen.

Nach dem Hinzufügen erscheint das Document360-Logo in den unteren Chat-Steuerungen. Du kannst auch darauf zugreifen, indem du in die Teams-Suchleiste tippst @Document360 und Enter drückst.

Schritt 2 – Generiere das API-Token in Document360

1. Navigieren Sie in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals zu Verbindungen > Erweiterungen.
2. Im Bereich Team-Zusammenarbeit finden Sie Microsoft Teams und klicken Sie auf Verbinden. Das Microsoft Teams Details-Panel erscheint mit einem generierten API-Token.
3. Kopiere das generierte API-Token.

Schritt 3 – Konfigurieren Sie den API-Schlüssel in Teams

1. In Microsoft Teams gehen Sie zu einem beliebigen Chat und klicken Sie im Textfeld auf + .
2. Wählen Sie Document360 aus den aufgeführten Apps und klicken Sie dann auf API-Schlüssel hinzufügen.
3. Fügen Sie das generierte API-Token in das API-Schlüsselfeld ein. Eine Erfolgsmeldung bestätigt, dass die Integration aktiv ist.

Wie man Artikel in Teams sucht und teilt

Sobald Sie verbunden sind, können Sie in jedem Teams-Chat oder -Kanal nach Knowledge Base-Artikeln suchen und diese mit zwei Methoden teilen.

Methode 1 — Chat-Steuerungen

Das ist die schnellste Methode, wenn man bereits in einem aktiven Gespräch ist.

1. In einem Teams-Chat oder -Kanal klicken Sie auf das Document360-Logo in den Chat-Steuerungen.
2. Geben Sie ein Schlüsselwort in die Suchleiste ein.
3. Wählen Sie die relevanten Artikel aus den Suchergebnissen aus.

Methode 2 — Nachrichtenfeldbefehl

Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie vor dem Verfassen Ihrer Nachricht suchen möchten.

1. Im neuen Nachrichtenfeld am unteren Rand eines Chats tippen /Document360search und drücken Sie Enter.
2. Ein Suchunterfeld erscheint.
3. Geben Sie Ihre Anfrage ein – die Ergebnisse sind ausgefüllt.
4. Klicken Sie auf ein Ergebnis, um es zur Diskussion hinzuzufügen.

Du kannst deine Antwort vor dem Absenden mit einer eigenen Nachricht bearbeiten.

Wie man die Verlängerung entfernt

Um die Document360-App aus Teams zu deinstallieren:

1. In Microsoft Teams klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Document360-App .
2. Klicken Sie auf Deinstallieren.

Best Practices

• Nutze die Chatsteuerung, wenn du schon mitten im Gespräch bist – das ist schneller als ein Befehl zu tippen und hält dich im Chatfluss.
• Verwenden Sie den Befehl (/Document360search) im Nachrichtenfeld, wenn Sie einen Artikel finden und vorschauen möchten, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, oder wenn Sie mehrere Ergebnisse durchstöbern möchten, bevor Sie eines auswählen.
• Füge vor dem Versenden eines Artikel-Links eine kurze, individuelle Nachricht hinzu, damit die Empfänger verstehen, warum du ihn teilst und worauf sie sich konzentrieren sollen. Ein nackter Link ohne Kontext wird leicht übersehen.
• Teilen Sie Artikellinks, anstatt Artikelinhalte in den Chat zu kopieren und einzufügen. Links verweisen immer auf die neueste Version des Artikels; Eingefügte Inhalte werden veraltet, wenn der Artikel später aktualisiert wird.
• Wenn Teammitglieder berichten, dass die Document360-App nach der Einrichtung nicht in den Chat-Steuerungen erscheint, bitten Sie sie, Teams zu aktualisieren oder sich abzumelden und wieder einzusteigen – manchmal erfordert die App einen Neustart der Sitzung, um angezeigt zu werden.

FAQ