Private Anmerkungen

Private Notizen sind eine interne Inhaltsfunktion, die es Projektteammitgliedern und bestimmten Lesergruppen ermöglicht, Inhalte einzusehen, die der Allgemeinheit verborgen sind. Private Notizen sind nur für eingeloggte Teammitglieder sichtbar und erscheinen den Lesern auf der Wissensdatenbank niemals.

Private Notizen sind ideal für interne Erinnerungen, Review-Kommentare und redaktionelle Anweisungen, die direkt im Artikelinhalt platziert sind.

Wann kann man private Notizen verwenden

• Hinterlassen Sie eine Notiz und bitten Sie einen Fachexperten, eine bestimmte Behauptung oder einen Schritt vor der Veröffentlichung des Artikels zu überprüfen
• Markiere einen Abschnitt, der erneut besucht werden muss, wenn eine neue Produktversion veröffentlicht wird, ohne veröffentlichte Inhalte zu stören
• Geben Sie im Artikel Hintergrundinformationen oder Quellen an, die nur für das Dokumentationsteam relevant sind
• Hinterlassen Sie Anweisungen für die nächste Person im Review-Workflow, was noch zu erledigen ist
• In einer privaten oder gemischten Wissensdatenbank nutzen Sie die Sichtbarkeit der Lesergruppen, um Notizen nur einer ausgewählten Zielgruppe wie Beta-Nutzern oder internen Teams zu präsentieren

Fügen Sie eine private Notiz ein

1. Geben Sie ein und /Private note drücken EnterSie .
2. Ein privater Notenblock wird an der Position des Cursors eingefügt. Klicken Sie hinein, um Ihre Inhalte hinzuzufügen.

Nach dem Einfügen klicken Sie auf die private Notiz, um auf das schwebende Menü zuzugreifen:

Sichtbarkeitseinstellungen

Standardmäßig sind private Notizen für alle Teammitglieder sichtbar. Du kannst die Sichtbarkeit weiter einschränken, indem du die Option Sichtbarkeitseinstellungen nutzt.

1. Klicken Sie auf die private Notiz, um das schwebende Menü zu öffnen.
2. Klicken Sie auf das Symbol für Sichtbarkeitseinstellungen .
3. Ein Panel erscheint mit folgenden Optionen:
   • Alle — Sichtbar für alle eingeloggten Teammitglieder.
   • Sicherheitsgruppen – Wählen Sie bestimmte Team-Kontogruppen aus dem Dropdown-Menü, um die Sichtbarkeit nur auf diese Gruppen zu beschränken.
   • Lesergruppen — Gilt nur für private und gemischte Wissensdatenbanken. Wählen Sie bestimmte Lesergruppen aus, die die Notiz sehen können.

Eine private Notiz löschen

Klicken Sie auf die private Notiz und wählen Sie das Lösch-Symbol im schwebenden Menü aus.

Private Notizen bei PDF-Exporten

Wenn Leser einen Artikel mit einer privaten Notiz über die Option "Als PDF herunterladen " auf der Wissensdatenbank herunterladen, wird diese private Notiz nicht in die exportierte Datei aufgenommen.

Best Practices

• Halte private Notizen kurz und umsetzbar – sie sind interne Kommunikationsmittel, keine Orte für umfangreiche Dokumentationen.
• Geben Sie immer den Namen oder die Rolle des vorgesehenen Empfängers in der Notiz an, damit die Teammitglieder wissen, an wen sich der Kommentar richtet.
• Entfernen oder beseitigen Sie persönliche Notizen, bevor Sie einen Aufsatz als abgeschlossen betrachten. Veraltete Notizen in veröffentlichten Artikeln zu hinterlassen, sorgt für zukünftige Redakteure für Verwirrung.
• Verwenden Sie die Sichtbarkeitseinstellung für Sicherheitsgruppen , um Notizen nur auf die relevanten Teammitglieder zu beschränken, besonders in großen Teams, in denen nicht alle Mitglieder jede Notiz sehen müssen.
• Speichern Sie keine sensiblen oder vertraulichen Informationen in privaten Notizen, wenn das Risiko besteht, dass der Artikel über den Browser gedruckt oder als PDF gespeichert wird – nutzen Sie stattdessen einen sicheren internen Kanal.

FAQ