Cuando creas un nuevo proyecto de Document360, se crea automáticamente un espacio de trabajo predeterminado llamado v1 para ti. A medida que tu documentación crece, puedes añadir más espacios de trabajo para separar el contenido por producto, versión o audiencia.
¿Cuándo necesitas un nuevo espacio de trabajo?
El espacio de trabajo predeterminado v1 es suficiente para muchos equipos. Necesitas un espacio de trabajo adicional cuando tu documentación ha crecido hasta el punto en que un único espacio de trabajo ya no sirve limpiamente a todas tus audiencias o áreas de contenido. Aquí están los escenarios más comunes:
- Múltiples versiones del producto: Mantén espacios de trabajo separados para las versiones 1, 2 y 3 de tu producto para que los lectores siempre accedan a la documentación que coincida con su versión.
- Diferentes públicos: Crea un espacio de trabajo para los usuarios finales y otro para administradores o desarrolladores, manteniendo el contenido de cada audiencia enfocado y sin saturaciones.
- Múltiples productos: Si gestionas la documentación de más de un producto dentro de la misma organización, los espacios de trabajo separados mantienen el contenido de cada producto independiente.
- Documentación interna vs. externa: Utiliza un espacio de trabajo para contenido orientado al cliente y otro para la documentación interna del equipo, cada uno con sus propios ajustes de acceso.
- Contenido de preparación o beta: Crea un espacio de trabajo Beta para redactar y revisar la documentación próxima antes de que se publique, sin afectar el contenido publicado.
Crea un nuevo espacio de trabajo
- Navega a Configuración () > portal de la base de conocimientos en la barra de navegación izquierda.
- En el panel de navegación izquierdo, selecciona Espacio de trabajo y localización ().
- En la pestaña Espacio de Trabajo y Localización , haz clic en el botón del tipo de espacio de trabajo que quieres crear:
Añadir espacio de trabajo
Crea un espacio de trabajo de base de conocimiento para artículos de documentación estándar, guías y contenido de bases de conocimiento para cualquier audiencia.
Más información →Añadir espacio de trabajo API
Crea un espacio de trabajo de documentación de la API para referencias y especificaciones de la API, con una estructura optimizada para la documentación de la API.
Más información →La parte superior de cada diálogo muestra cuántos espacios de trabajo has utilizado de los que permite tu plan.
Espacio de trabajo de la base de conocimiento
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Haz clic en Añadir espacio de trabajo.
Aparece el cuadro de diálogo Añadir nuevo espacio de trabajo . -
Introduce un nombre en el campo Nombre — máximo 30 caracteres, caracteres alfanuméricos y guiones solamente.
-
En Espacio de trabajo base, elige si empezar desde cero o clonar un espacio de trabajo existente:
- Empieza de cero — Empieza con un espacio de trabajo completamente vacío. No se trasladan categorías, artículos ni contenidos. Úsalo al construir un nuevo conjunto de documentación desde cero.
- Clonar desde otro espacio de trabajo — Duplica el contenido y la estructura de un espacio de trabajo existente. Usa esto al crear una nueva versión de producto y quieres empezar desde la misma base.
Si seleccionas Clonar desde otro espacio de trabajo:
- Desde el desplegable Clonar el espacio de trabajo existente , selecciona el espacio de trabajo para clonar.
- Haz clic en Seleccionar categoría (opcional) para clonar solo categorías específicas.
- Utiliza el interruptor Incluir artículos espejo para elegir si los artículos espejo en el espacio de trabajo fuente se copian al nuevo espacio de trabajo. Este interruptor está activado por defecto. Cuando está activado, los artículos espejo se incluyen y permanecen vinculados a sus artículos fuente, por lo que siguen siendo espejos. Cuando está desactivado, se quedan fuera del nuevo espacio de trabajo. Para más información, consulta Artículos en espejo.
- Desde el desplegable de estado del Espacio de trabajo , selecciona uno o más estados:
| Estado | Cuándo usar |
|---|---|
| Espacio de trabajo principal | El espacio de trabajo predeterminado en el que caen los lectores. Debe configurarse en Público. No puede ser descontinuado. |
| Público | Listo y visible para los lectores en la página de la base de conocimiento. |
| Beta | Aún en progreso — aún no lista para salir en producción. |
| Obsoleto | Contenido desactualizado conservado solo para referencia. |
El espacio de trabajo principal debe estar configurado en Público. No puedes poner un espacio de trabajo obsoleto como el espacio de trabajo principal.
-
El idioma predeterminado de tu proyecto se asigna automáticamente. Para añadir más idiomas, abre el desplegable Idioma , selecciona la casilla junto a cada idioma que quieras y haz clic en Aplicar.
Los idiomas aparecen en Lenguas seleccionadas. Si estás clonando un espacio de trabajo, los idiomas del espacio de trabajo de origen aparecen en Lenguajes disponibles en el Espacio de trabajo base.Para cada idioma, haz clic en el icono Más opciones () para configurar:
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Establecer como predeterminado | Establece este lenguaje como el predeterminado en la base de conocimientos. |
| Editar nombre de visualización | Actualiza el nombre visible mostrado a los lectores. |
| De derecha a izquierda | Permite la dirección del texto de derecha a izquierda para idiomas como árabe y hebreo. |
| Escóndete | Oculta el idioma del sitio de la base de conocimiento. Aparecen lenguas ocultas con un tachazo en el portal. |
| Eliminar | Elimina el lenguaje del espacio de trabajo. No puedes eliminar el idioma por defecto. |
- En Avanzado, configura lo siguiente:
- URL de slug — Se rellena automáticamente desde el nombre. Puedes personalizarlo.
- Enlaces internos — Disponibles solo cuando clonas un espacio de trabajo. Selecciona cómo deben gestionar los enlaces los artículos clonados:
- Nuevo — Los enlaces apuntan a los artículos creados en el nuevo espacio de trabajo.
- Existentes — Los enlaces continúan apuntando a los artículos originales en el espacio de trabajo fuente.
- Haz clic en Añadir para crear el espacio de trabajo.
Espacio de trabajo de documentación de la API
- Haz clic en Añadir espacio de trabajo API.
Aparece el cuadro de diálogo Agregar API Workspace . - Introduce un nombre en el campo Nombre — máximo 30 caracteres, caracteres alfanuméricos y guiones solamente.
- Desde el desplegable de estado del Espacio de trabajo , selecciona uno o más estados:
| Estado | Cuándo usar |
|---|---|
| Espacio de trabajo principal | El espacio de trabajo predeterminado en el que caen los lectores. Debe configurarse en Público. No puede ser descontinuado. |
| Público | Listo y visible para los lectores. |
| Beta | Aún en progreso — aún no lista para salir en producción. |
| Obsoleto | Contenido desactualizado conservado solo para referencia. |
- La URL de Slug se rellena automáticamente desde el nombre. Puedes personalizarla.
- Haz clic en Añadir para crear el espacio de trabajo.
Mejores prácticas
- Utiliza nombres descriptivos de espacios de trabajo que reflejen claramente el producto, la versión o la audiencia — por ejemplo,
v2-enterpriseoadmin-docs. Esto facilita que tu equipo navegue entre espacios de trabajo. - Pon nuevos espacios de trabajo en Beta mientras construyes contenido para que no aparezcan antes de que estén listos.
- Clona un espacio de trabajo existente al crear una nueva versión en lugar de empezar desde cero. Eso preserva la estructura de tu categoría y ahorra tiempo de configuración.
- Elige Enlaces internos con cuidado al clonar un espacio de trabajo. Selecciona Nuevo si quieres que el nuevo espacio de trabajo sea completamente independiente; selecciona Existente si quieres mantener las referencias apuntando al espacio de trabajo de origen.
- Decide qué artículos reflejados es cuando clones un espacio de trabajo. Dejar Incluir artículos reflejados sobre si el nuevo espacio de trabajo debe seguir mostrando el mismo contenido compartido que el espacio de trabajo original. Desactivarlo si quieres que el nuevo espacio de trabajo contenga solo sus propios artículos.
Preguntas frecuentes
Estoy intentando configurar un espacio de trabajo como el espacio principal, pero la opción está inactiva. ¿Qué hago?
El espacio de trabajo principal también debe estar configurado como Público. En el desplegable de estado del espacio de trabajo , selecciona primero Público — esto activa automáticamente la opción de Espacio de trabajo principal .
¿Cómo puedo reordenar los espacios de trabajo?
En la página de Espacio de trabajo y localización , mantén pulsado y arrastra el handle Reorder () junto al nombre del espacio de trabajo y muévelo a la posición deseada.
¿Cómo recupero un espacio de trabajo eliminado?
Puedes restaurar un espacio de trabajo eliminado usando la función de Copia de Seguridad y Restauración:
- Navega a Configuración () > portal de la base de conocimientos > Copia de seguridad y restauración.
- Encuentra la copia de seguridad deseada, haz clic en el desplegable Opciones de restauración y selecciona Documentación.
- En el panel de documentación de Restauración , selecciona el espacio de trabajo que quieres restaurar y haz clic en Restaurar.
¿Qué ocurre con los artículos espejo cuando clono un espacio de trabajo?
Depende del interruptor Incluir artículos espejados , que aparece cuando seleccionas Clonar desde otro espacio de trabajo y está activado por defecto. Cuando está activado, los artículos reflejados en el espacio de trabajo fuente se copian al nuevo espacio de trabajo y permanecen vinculados a sus artículos fuente, por lo que siguen siendo espejos. Cuando está desactivado, se quedan fuera del nuevo espacio de trabajo.
Me está saliendo un error 404 al navegar a un espacio de trabajo secundario. ¿Cómo lo soluciono?
Esto suele deberse a una de las siguientes razones:
- No se publican artículos en el espacio de trabajo.
- Todos los artículos en el espacio de trabajo están ocultos.
Asegúrate de que al menos un artículo esté publicado y visible en la página de la base de conocimiento.
Si el espacio de trabajo no está configurado como Público y el lector no tiene acceso a él, el lector ve la página de acceso denegado en lugar de un error 404. Por defecto, esta página indica que no hay proyectos asociados a la dirección de correo electrónico del lector y le pide que contacte con el administrador del proyecto. Da acceso al lector al espacio de trabajo, o configúralo en Público. Para configurarlo como Público, navega a Configuración () > portal de la base de conocimientos > Espacio de trabajo y localización, haz clic en el icono Editar () en el espacio de trabajo, selecciona Público en el desplegable de estado del espacio de trabajo del cuadro de diálogo Editar espacio de trabajo y haz clic en Actualizar.
Para personalizar la página de acceso denegado, navega a Configuración () > Base de conocimientos > Personalización del sitio > Personalizar página > Error > Acceso denegado.