Gestionar el espacio de trabajo

Una vez configurados tus espacios de trabajo, puedes editar sus ajustes, controlar cómo aparecen en tu base de conocimientos y gestionarlos a medida que evoluciona tu documentación. Este artículo trata sobre la edición de nombres y estados, la personalización de la etiqueta del espacio de trabajo y el control de cómo los lectores navegan entre espacios de trabajo.

¿Por qué gestionar tus espacios de trabajo?

Tus necesidades de documentación cambiarán con el tiempo. Los productos cambian de nombre, se lanzan nuevas versiones y tu audiencia puede evolucionar. La gestión del espacio de trabajo te permite mantener tu base de conocimientos precisa, bien organizada y coherente sin interrumpir a los lectores.

Razones comunes para gestionar un espacio de trabajo:

• Renombrar o cambiar de marca: Cuando cambie el nombre de un producto o versión, actualiza el nombre y la etiqueta del espacio de trabajo para mantenerse coherentes con tu terminología actual.
• Ajustar la visibilidad: Mover un espacio de trabajo de Beta a Público cuando esté listo para publicarse, o ponerlo en obsoleto cuando el contenido esté desactualizado pero aún valga la pena conservarlo.
• Personaliza para tu equipo: Renombra la etiqueta "Espacio de trabajo" a "Versión", "Lanzar" o "Edición" para que la interfaz del portal coincida con el lenguaje interno de tu equipo.
• Controla la navegación del lector: Configura cómo se redirigen los lectores al cambiar entre espacios de trabajo para ofrecerles la experiencia más relevante.
• Mantén la estructura ordenada: Reordena los espacios de trabajo para que el más relevante aparezca primero en el desplegable del sitio, y elimina los espacios de trabajo que ya no se necesiten.

Editar un espacio de trabajo

Puedes actualizar el nombre, la URL, el estado y los idiomas de un espacio de trabajo en cualquier momento.

1. Navega a Configuración () > portal de la base de conocimientos en la barra de navegación izquierda.
2. En el panel de navegación izquierdo, selecciona Espacio de trabajo y localización ().
3. Pasa el cursor sobre el espacio de trabajo que quieres editar. A la derecha aparecen tres iconos:
   • Idiomas () — Abre directamente la configuración de idioma del espacio de trabajo. Úsalo para añadir o eliminar idiomas rápidamente sin abrir todo el panel de edición.
   • Editar () — Se abre el panel completo de edición donde puedes actualizar el nombre del espacio de trabajo, la URL, el estado y los idiomas.
   • Eliminar () — Elimina el espacio de trabajo.
4. Para editar detalles del espacio de trabajo, haz clic en el icono Editar (). En el panel de Editar espacio de trabajo , actualiza cualquiera de los siguientes aspectos:
   • Nombre del espacio de trabajo
   • URL del espacio de trabajo
   • Estado del espacio de trabajo
   • Idiomas, añadir o eliminar idiomas según sea necesario
5. Haz clic en Actualizar para guardar tus cambios.

Reordenar los espacios de trabajo

El orden de los espacios de trabajo en la página de Espacio de trabajo y localización controla cómo aparecen en el desplegable de tu base de conocimiento.

Para reordenar los espacios de trabajo, mantén pulsado y arrastra el handle Reorder () junto al nombre del espacio de trabajo y muévelo a la posición deseada.

Eliminar un espacio de trabajo

1. En la página de Espacio de trabajo y localización , pasa el cursor sobre el espacio de trabajo que quieres eliminar.
2. Haz clic en el icono Borrar () a la derecha.

Compra espacios de trabajo adicionales

Si necesitas más espacios de trabajo de los que permite tu plan actual, puedes comprar otros directamente desde la página de Espacio de Trabajo y localización.

1. Navega a Configuración () > Portal de la base de conocimiento > Espacio de trabajo y localización ().
2. Haz clic en Comprar más en el lado derecho de la pantalla.
3. En el panel adicional de Compra , añade o elimina espacios de trabajo. El coste correspondiente se muestra como Cantidad adeudada.
4. Haz clic en Confirmar pago para continuar. Una vez procesado el pago, se añaden espacios de trabajo adicionales a tu proyecto.
5. Haz clic en Descargar factura para descargar un recibo del pago.

Cambiar entre espacios de trabajo en el portal

Cuando trabajas en el portal de la Base de Conocimiento, puedes cambiar entre espacios de trabajo directamente desde la sección de Documentación.

1. En la sección de Documentación () del portal de la base de conocimiento, haz clic en el desplegable Espacio de trabajo en la barra superior de navegación.
2. El desplegable muestra todos los espacios de trabajo disponibles y sus lenguajes asociados.
3. Amplía el espacio de trabajo deseado y selecciona el idioma preferido.

Personalizar la etiqueta del espacio de trabajo

Por defecto, la palabra Espacio de trabajo aparece en toda la interfaz del portal de la base de conocimientos. Puedes renombrarlo para que coincida con tu terminología interna, por ejemplo Versión, Lanzamiento o Edición.

Para personalizar la etiqueta del espacio de trabajo:

1. Navega a Configuración () > portal de la base de conocimiento > General.
2. En la página de configuración del proyecto , localiza el campo Personalizar etiqueta del espacio de trabajo .
3. Introduce tu término preferido. Máximo 30 caracteres, no se permiten personajes especiales.
4. Haz clic en Guardar.

Configurar el comportamiento de cambio de espacio de trabajo

Cuando los lectores cambian entre espacios de trabajo en la base de conocimiento, puedes controlar dónde aterrizan. Esta configuración se configura junto con la etiqueta del espacio de trabajo.

1. Navega a Configuración () > portal de la base de conocimiento > General.
2. Debajo del campo Personalizar etiqueta del espacio de trabajo , selecciona una de las siguientes opciones:

3. Haz clic en Guardar para postularte.

Ejemplo:

Tienes dos espacios de trabajo: Espacio de trabajo A (artículos: A1, A2, A3) y Espacio B (artículos: A1, A2, A4). El espacio de trabajo B es tu espacio principal.

Mejores prácticas

• Renombra la etiqueta del espacio de trabajo antes de que tu equipo empiece a trabajar: Cambiar "Espacio de trabajo" por "Versión" después de que el contenido ya esté creado puede causar confusión momentánea. Hazlo pronto.
• Utiliza "Redirigir al mismo artículo" para la documentación versionada: Si mantienes la misma estructura de artículo entre espacios de trabajo, esto mantiene a los lectores en contexto al cambiar de versión.
• Obsoleto antes de eliminar: Configura primero un espacio de trabajo en Descontinuado para que tu equipo sepa que se retira, y luego elimíralo una vez que hayas confirmado que no hay enlaces entrantes críticos.
• Mantén el orden de los espacios de trabajo intencionado: El orden en la página de Espacio de trabajo y localización refleja el orden en el desplegable del sitio. Pon primero el espacio de trabajo más relevante.

Resolución de problemas

Error 404 al navegar a un espacio de trabajo secundario

Un error 404 en un espacio de trabajo secundario suele ser causado por una de las siguientes cosas:

1. El espacio de trabajo no está configurado en Público: Navega a Configuración () > portal de la base de conocimientos > Espacio de trabajo y localización, pasa el cursor sobre el espacio de trabajo, haz clic en el icono Editar (), selecciona Público en estado del espacio de trabajo y haz clic en Actualizar.

   

2. No se publican artículos en el espacio de trabajo: Publica al menos un artículo para hacer que el espacio sea accesible.

3. Todos los artículos en el espacio de trabajo están ocultos: Asegúrate de que al menos un artículo sea visible en la página de la Base de Conocimiento.

Preguntas frecuentes