Notas privadas

Las notas privadas son una función interna de contenido que permite a los miembros del equipo del proyecto y a grupos específicos de lectores ver contenido oculto al público general. Las notas privadas solo son visibles para los miembros del equipo que han iniciado sesión y nunca aparecen para los lectores en la base de conocimiento.

Las notas privadas son ideales para recordatorios internos, comentarios de reseña e instrucciones editoriales colocadas directamente dentro del contenido del artículo.

¿Cuándo se pueden usar notas privadas?

• Deja una nota pidiendo a un experto en la materia que verifique una afirmación o paso específico antes de que se publique el artículo
• Marca una sección que deba revisarse cuando se publique una nueva versión del producto, sin interrumpir el contenido publicado
• Proporciona información de fondo o referencias de fuentes dentro del artículo que sean solo relevantes para el equipo de documentación
• Deja instrucciones para la siguiente persona en el flujo de trabajo de revisión sobre lo que aún queda por hacer
• En una base de conocimiento en modo privado o mixto, utiliza la visibilidad de grupos de lectores para mostrar notas solo a una audiencia seleccionada, como usuarios beta o equipos internos

Insertar una nota privada

1. Escribe /Private note y pulsa Enter.
2. Se inserta un bloque de notas privadas en la posición del cursor. Haz clic dentro para añadir tu contenido.

Después de insertarlo, haz clic en la nota privada para acceder al menú flotante:

Configuración de visibilidad

Por defecto, las notas privadas son visibles para todos los miembros del equipo. Puedes restringir aún más la visibilidad usando la opción de configuración de visibilidad.

1. Haz clic en la nota privada para abrir el menú flotante.
2. Haz clic en el icono de configuración de visibilidad .
3. Aparece un panel con las siguientes opciones:
   • Todos — Visibles para todos los miembros del equipo conectados.
   • Grupos de seguridad — Selecciona grupos específicos de cuentas de equipo en el desplegable para restringir la visibilidad solo a esos grupos.
   • Grupos de lectores — Aplica solo a bases de conocimiento en modo privado y mixto. Selecciona grupos de lectores específicos que deberían poder ver la nota.

Eliminar una nota privada

Haz clic en la nota privada y selecciona el icono Eliminar en el menú flotante.

Notas privadas en exportaciones en PDF

Cuando los lectores descargan un artículo que contiene una nota privada a través de la opción Descargar como PDF en el sitio de la base de conocimientos, la nota privada no se incluye en el archivo exportado.

Mejores prácticas

• Mantén las notas privadas breves y accionables — son herramientas de comunicación interna, no lugares para documentación extensa.
• Incluye siempre el nombre o el rol del destinatario previsto en la nota para que los miembros del equipo sepan a quién va dirigido el comentario.
• Elimina o resuelve notas personales antes de considerar un artículo completo. Dejar notas obsoletas en los artículos publicados genera confusión para futuros editores.
• Utiliza la configuración de visibilidad de grupos de Seguridad para limitar las notas solo a los miembros relevantes del equipo, especialmente en equipos grandes donde no todos necesitan ver cada nota.
• No pongas información sensible o confidencial en notas privadas si existe algún riesgo de que el artículo se imprima o guarde en PDF a través del navegador; utiliza en su lugar un canal interno seguro.

Preguntas frecuentes