Zapier - Guía de configuración

Zapier es una herramienta de automatización online que conecta Document360 con cientos de aplicaciones de terceros sin necesidad de ningún código. Funciona creando flujos de trabajo automatizados llamados Zaps : cada Zap consiste en un disparador (un evento en una aplicación) y una acción (algo que ocurre automáticamente en otra app como resultado). Una vez que conectes Document360 a Zapier usando un token de API, puedes crear flujos de trabajo que muevan datos entre Document360 y las herramientas que ya utiliza tu equipo, reduciendo el trabajo manual y manteniendo tu base de conocimientos sincronizada con el resto de tu stack.

Cuándo usar la extensión de Zapier

• Quieres automatizar tareas repetitivas de documentación — por ejemplo, crear automáticamente un borrador de un artículo de Document360 cuando se añade una nueva fila a una hoja de Google o cuando se envía un formulario en Typeform.
• Tu equipo utiliza herramientas de gestión de proyectos como Asana, Trello o monday.com y quieres activar actualizaciones de la base de conocimientos cuando las tareas alcanzan cierta etapa.
• Quieres conectar Document360 a plataformas CRM como HubSpot, Zoho CRM o Pipedrive para mantener la documentación del producto alineada con los flujos de trabajo de ventas y soporte.
• Necesitas automatizar las notificaciones o actualizaciones de contenido en herramientas como Gmail o Mailchimp cuando se publiquen o actualicen artículos en Document360.

Antes de que empieces

• Debes tener una cuenta activa en Zapier. Si no tienes uno, apúntate en zapier.com.
• Debes tener una cuenta en la aplicación de terceros con la que quieres conectarte a través de Document360 a través de Zapier.
• Si eres nuevo en Zapier, consulta la guía de inicio de Zapier para aprender a crear flujos de trabajo y automatizar tareas antes de configurar tu primer Zap.

Cómo generar el token API en Document360

El token API es lo que Zapier utiliza para autenticar y conectarse a tu base de conocimientos de Document360.

1. Navega a Conexiones () > Extensiones () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.
2. En la sección de colaboración en equipo, en la tesela de extensión de Zapier , haz clic en Conectar.

3. Aparece una ventana emergente de detalles de Zapier con un token generado.
4. Haz clic en el icono de Copiar para copiar el token.

Este token API se utiliza para autenticar Document360 al compilar Zaps en Zapier. Mantenlo seguro — trátalo igual que una contraseña.

Casos de uso de Zapier para Document360

Una vez que tienes el token de la API, puedes construir Zaps conectando Document360 a cualquiera de las siguientes plataformas. Cada artículo de caso de uso recorre un Zap específico con una configuración paso a paso:

Mejores prácticas

• Genera el token de la API solo cuando estés listo para empezar a construir tu primer Zap: el token se activa inmediatamente y otorga acceso a tu base de conocimiento tan pronto como se cree.
• Guarda el token de la API de forma segura. Si sospechas que ha sido comprometido, vuelve a Conexiones > Extensiones y genera uno nuevo: el token antiguo será invalidado.
• Prueba cada Zap a fondo en Zapier antes de encenderlo. Utiliza el paso de prueba integrado de Zapier para verificar que el disparador y la acción funcionan como se espera con datos reales antes de que el flujo de trabajo se ejecute automáticamente.
• Empieza con Zaps simples de un solo paso (un disparador, una acción) antes de construir flujos de trabajo de varios pasos. Esto facilita identificar qué paso falla si algo sale mal.
• Nombra claramente tus Zaps — por ejemplo, "Envío de formularios tipográficos → Crear borrador de Document360" — para que tu equipo pueda entender qué hace cada automatización sin tener que abrirla.

Preguntas frecuentes