Trouver et remplacer

Trouver et remplacer vous permet de rechercher un mot ou une expression dans votre base de connaissances et de le mettre à jour partout en même temps. Il fonctionne à travers des articles, variables, extraits et termes de glossaire, éliminant ainsi la nécessité d’ouvrir et de modifier chaque élément individuellement.

Pourquoi utiliser Trouver et remplacer

• Un nom de produit, un nom de fonctionnalité ou un autre terme a changé et doit être mis à jour partout où il apparaît.
• Vous voulez standardiser la terminologie dans toute votre base de connaissances.
• Vous voulez supprimer un mot ou une expression de plusieurs éléments en même temps.
• Vous devez mettre à jour le texte ou l’URL d’un hyperlien où qu’il apparaisse.

Pour un changement limité à un seul article, utilisez plutôt l’outil de recherche et de remplacement intégré — c’est plus rapide et ne touche à rien en dehors de cet article.

Avant que tu commences

Trouver et remplacer nécessite le rôle de contenu Éditeur , ou un rôle personnalisé avec les permissions Perform Find and Replace activées.

Votre niveau d’accès détermine ce que vous pouvez voir et modifier :

• Avec un accès complet, vous pouvez rechercher et remplacer plusieurs articles, variables, extraits et termes de glossaire.
• Avec l’accès à la vue aux outils de contenu mais sans accès à la mise à jour, les correspondances au sein des variables apparaissent, mais le remplacement n’est pas autorisé.
• Les utilisateurs ayant le rôle de rédacteur de contenu Draft n’ont pas la permission de trouver et de remplacer.
• Avec l’accès à la mise à jour mais sans autorisation de publication, le remplacement est autorisé, mais les articles affectés ne peuvent être enregistrés que sous forme de brouillons — même s’ils ont été publiés auparavant.
• Avec l’accès en lecture seule, vous pouvez rechercher et consulter les correspondances, mais ne pouvez pas effectuer de remplacement.
• Sans accès pour trouver et remplacer, une bannière apparaît indiquant que vous avez un accès limité en raison de vos permissions, avec un lien pour consulter vos autorisations.
• Si vous avez l’accès à modifier un espace de travail et ne voir qu’un autre, le remplacement ne s’applique qu’à l’espace de travail que vous pouvez modifier.

Effectuer la recherche et le remplacement global

1. Naviguez vers Outils de Contenu () dans la barre de navigation de gauche et sélectionnez Trouver et remplacer ().

2. Entrez le mot ou l’expression à rechercher dans le champ Recherche .

   NOTE

   Les champs Trouver et Remplacer acceptent jusqu’à 300 caractères, tous les caractères spéciaux pris en charge étant autorisés : ' " & [ ] { } ( ) / ? .

3. (Optionnel) Sélectionnez l’icône Filtrer () pour affiner la recherche, puis sélectionnez Appliquer.  Voir les options de filtrage ci-dessous.

4. Sélectionnez Trouver tout, ou appuyez Entersur . Pendant la recherche, l’étiquette du bouton devient Trouver.

5. Entrez le texte de remplacement dans le champ Remplacer par .

   AVERTISSEMENT

   Si vous laissez Remplacer par vide, chaque correspondance est remplacée par une case unique au lieu d’être complètement supprimée. Cela crée toujours une nouvelle version de l’élément affecté, donc vous pouvez la revenir plus tard via l’historique des versions, mais il n’y a pas de possibilité d’annuler l’action elle-même.

6. Activez Associer des mots entiers au terme uniquement lorsqu’il apparaît comme un mot complet. Par exemple, avec cela activé, remplacer page par article n’affecte pas homepage...

7. Consultez la liste des résultats. Il affiche chaque article, variable, extrait ou terme de glossaire correspondant, avec le nombre d’occurrences pour chacun, sur toutes les pages de résultats — pas seulement sur la page actuelle.

   NOTE

   Si aucune correspondance n’est trouvée, Document360 affiche un message indiquant qu’aucun résultat n’a été trouvé, au lieu de lister des éléments avec zéro occurrence.

8. Sélectionnez un élément dans la liste pour le prévisualiser. La première occurrence est surlignée automatiquement ; Utilisez les flèches haut/bas au-dessus de l’aperçu pour parcourir le reste.

9. Sélectionnez la case à cocher à côté de chaque élément que vous souhaitez remplacer, ou la case à cocher en haut de la liste pour sélectionner tous les résultats. Utilisez le champ de recherche au-dessus de la liste des résultats pour localiser un article spécifique par son nom.

10. Sélectionnez Remplacer sélectionné pour ne mettre à jour que les éléments cochés, ou Remplacer tous pour mettre à jour chaque élément dans les résultats actuels.

    AVERTISSEMENT

    Si votre recherche incluait des hyperliens, une étape de confirmation avertit que vous allez modifier les URLs et que cela pourrait entraîner des liens cassés. Examinez attentivement avant de confirmer.

11. Dans la boîte de dialogue de confirmation, consultez le résumé (par exemple, « Vous êtes sur le point de remplacer le contenu dans 7 articles, 3 variables, 2 extraits et 2 termes de glossaire ») et choisissez comment les articles affectés doivent être sauvegardés :

    • Conserver le statut — les articles publiés reçoivent une nouvelle version publiée ; Les articles provisoires restent des brouillons.
    • Brouillon — déplacez tous les articles concernés au statut de brouillon pour examen avant publication.

12. Sélectionnez Confirmer pour appliquer les modifications.

Options de filtrage

Comprendre les résultats de recherche

• Si un terme apparaît à la fois dans le contenu d’un article et dans une variable utilisée par cet article, seule la correspondance dans l’article est mise en évidence dans l’aperçu. L’occurrence de la variable est indiquée comme une entrée séparée dans les résultats — vous devez la sélectionner séparément pour la remplacer.
• Les variables, extraits et termes du glossaire peuvent être remplacés de la même manière que les articles, en utilisant Remplacer sélectionnés ou Remplacer tous.
• Pour les termes du glossaire, la recherche correspond à la définition, pas au nom du terme lui-même — le terme nom est totalement hors du cadre de cette caractéristique. Pour limiter une recherche uniquement aux définitions du glossaire, ouvrez le panneau Filtre , mettez Module uniquement sur Glossaire , et appliquez. Pour mettre à jour un nom de terme, modifiez-le directement dans la section Glossaire à la place.
• Mettre à jour une variable, un extrait ou un terme de glossaire applique le changement partout où il est utilisé.
• Si vous remplacez du texte dans le titre d’un article, seul le titre est mis à jour — le slug (URL) de l’article n’est pas affecté, et les liens existants continuent de fonctionner.
• Pour les articles copiés avec Replicate, seul l’article original apparaît dans vos résultats de recherche. Un remplacement effectué dans l’original s’applique automatiquement à ses copies.
• Le texte alternatif de l’image n’est pas actuellement recherché ni remplacé par cette fonctionnalité.

Hyperliens : URL vs. texte affiché

Un hyperlien comporte deux parties indépendantes — les lecteurs de texte d’affichage et l’URL vers laquelle il pointe. La partie recherchée et remplacée dépend entièrement de votre sélection de Recherche dans le filtre :

Mettre à jour le texte affiché d’un lien (par exemple, changer « cliquez ici » en « lire le guide ») ne casse jamais le lien, puisque l’URL ne fait pas partie de cette recherche. Mettre à jour une URL (par exemple, migrer old-domain.com vers new-domain.com chaque lien) ne modifie jamais les lecteurs de texte cliquables que voient.

Pour ne modifier que le texte affiché des liens :

1. Ouvre le panneau Filtre .
2. Dans Module, sélectionnez les types de contenu où se trouvent les liens (articles, extraits, glossaire, etc.).
3. Dans la section Recherche, sélectionnez Contenu.
4. Sélectionnez Appliquer, puis lancez votre recherche comme d’habitude.

Pour ne modifier que l’URL de destination des liens :

1. Ouvre le panneau Filtre .
2. Dans Module, sélectionnez les types de contenu où se trouvent les liens.
3. Dans Chercher dedans, sélectionnez Hyperliens.
4. Sélectionnez Appliquer, puis lancez votre recherche comme d’habitude. Examinez attentivement l’avertissement de confirmation avant de confirmer, car cela modifie directement les URLs.

Vous pouvez sélectionner à la fois Contenu et Hyperliens dans Trouver en même temps pour rechercher les deux en un seul passage — ce filtre permet plusieurs sélections, de la même manière que Module .

Grands ensembles de résultats

Si un terme apparaît dans plus de 1 000 articles, Document360 recherche et affiche uniquement les 1 000 premiers. Une bannière indique que vous consultez un ensemble partiel de résultats. Si vous lancez Remplacer tous sur une recherche comme celle-ci, seuls ces 1 000 premiers articles sont mis à jour — un message ultérieur le confirme et vous invite à rechercher pour remplacer le terme dans les articles restants.

Après avoir remplacé

• Si toutes les correspondances sont remplacées avec succès, vous verrez un message de confirmation. Vos filtres de recherche restent inchangés pour que vous puissiez continuer à travailler.
• Si seulement quelques matchs sont remplacés, vous verrez un résumé montrant quelles mises à jour ont réussi et lesquelles ont échoué selon le type de contenu. Par exemple : « 7 occurrences dans 2 articles et 3 extraits ont été mis à jour avec succès. 1 occurrence dans une variable échouée. 2 occurrences dans 1 glossaire échouées. »
• Si un remplacement tombe en panne, vous verrez le message d’erreur : « Remplacement échoué. Veuillez réessayer. » L’élément affecté reste dans les résultats de recherche, donc vous pouvez réessayer.
• Si vous n’avez pas l’autorisation d’effectuer le remplacement, vous verrez un message indiquant que vous n’avez pas les autorisations requises et que vous devez contacter votre administrateur de projet.

Exportation de vos résultats de recherche

Sélectionnez Exporter dans la barre des résultats pour télécharger les résultats de recherche actuels en fichier, avant ou après un remplacement. Cela est utile pour garder un registre des éléments qu’un remplacement affectera ou a déjà affectés.

Le fichier exporté inclut le mot-clé de recherche, le nombre d’occurrences dans chaque élément, l’identifiant de l’article, le slug de l’article, l’espace de travail et la langue.

Considérations

• Les champs Trouver et Remplacer par acceptent un maximum de 300 caractères chacun.
• Une seule recherche fonctionne sur un maximum de 1 000 articles correspondants à la fois. Voir Ensembles de résultats grands.
• Trouver et remplacer ne recherche pas d’articles dans la corbeille de recyclage.
• Trouver et remplacer n’affecte que le texte visible — la mise en forme Markdown ou HTML sous-jacente n’est pas modifiée.

Meilleures pratiques

• Pour les remplacements à grande échelle affectant de nombreux articles publiés, choisissez le statut Brouillon au lieu de Conserver. Cela déplace tous les articles concernés vers un brouillon, vous permettant de revoir les modifications avant publication, plutôt que de publier immédiatement les nouvelles versions publiées.
• Définissez les filtres Module et Find in avant de lancer une recherche large, afin de garder les résultats ciblés.
• Appliquez des filtres avant de sélectionner les éléments à remplacer. Une recherche non filtrée peut affecter des centaines d’éléments de manière involontaire.
• Activez la correspondance des mots entiers lorsque le terme de recherche peut apparaître à l’intérieur d’autres mots, par exemple, log dans login ou catalog.
• Exportez vos résultats avant un gros remplacement, afin de conserver un enregistrement des articles concernés.
• Sauvegardez votre base de connaissances avant un remplacement à grande échelle, pour permettre la restauration de contenu si nécessaire.
• Examinez ensuite un exemple d’articles remplacés pour confirmer que la formulation est correcte.
• Si votre terme correspond à plus de 1 000 articles, affinez vos filtres (par espace de travail, catégorie ou date) au lieu de vous fier à des recherches complètes répétées.
• Utilisez l’outil dans l’éditeur pour les modifications limitées à un seul article — c’est plus rapide et il ne prend en compte que la modification de cet article.

FAQ