Trouver et remplacer

Trouver et remplacer vous permet de rechercher un mot ou une expression dans votre base de connaissances et de le mettre à jour partout en même temps. Il fonctionne à travers les articles, variables, extraits et termes de glossaire, éliminant ainsi la nécessité de modifier chaque élément individuellement. Vous pouvez également trouver et remplacer du texte dans un seul article en utilisant l’outil de l’éditeur.

Pourquoi utiliser, trouver et remplacer

• Un nom de produit, un nom de fonctionnalité ou un autre terme a changé et nécessite une mise à jour partout où il apparaît.
• Vous voulez standardiser la terminologie dans toute votre base de connaissances.
• Vous voulez supprimer un mot ou une expression de plusieurs éléments en même temps.
• Vous devez mettre à jour le texte ou l’URL d’un hyperlien où qu’il apparaisse.

Pour les modifications limitées à un seul article, utilisez plutôt l’outil de recherche et de remplacement dans l’éditeur.

Avant que tu commences

Trouver et remplacer nécessite le rôle de contenu Éditeur , ou un rôle personnalisé avec les permissions Perform Find and Replace activées.

Votre niveau d’accès détermine également ce que vous pouvez voir et modifier :

• Avec un accès complet, vous pouvez rechercher et remplacer plusieurs articles, variables, extraits et termes de glossaire.
• Avec l’accès à la vue aux outils de contenu mais sans accès à la mise à jour, les correspondances au sein des variables apparaissent, mais le remplacement n’est pas autorisé.
• Les utilisateurs ayant le rôle de rédacteur de contenu Draft n’ont pas la permission de Trouver et de remplacer. Lisez les rôles de contenu pour en savoir plus.
• Avec l’accès à la mise à jour mais sans autorisation de publication, le remplacement est autorisé, mais les articles concernés ne peuvent être enregistrés que sous forme de brouillons.
• Avec l’accès en lecture seule, vous pouvez rechercher et consulter les correspondances, mais ne pouvez pas effectuer de remplacement.
• Sans accès à Trouver et remplacer, la fonctionnalité n’est pas disponible.

Effectuer la recherche et le remplacement global

1. Naviguez vers Outils de Contenu () dans la barre de navigation de gauche et sélectionnez Trouver et remplacer ().
2. Entrez le mot ou l’expression à rechercher dans le champ Recherche .

3. Entrez le texte de remplacement dans le champ Remplacer par . Laissez ce champ vide pour supprimer le texte correspondant au lieu de le remplacer.

4. Activez Faire correspondre les mots entiers (ab) uniquement lorsqu’il apparaît comme un mot complet. Par exemple, avec cette option activée, remplacer page par article n’affecte homepagepas .
5. Sélectionnez l’icône Filtrer () pour affiner la recherche, puis sélectionnez Appliquer. Consultez les options de filtre ci-dessous.
6. Sélectionnez Trouver tout ou appuyez sur Enter. La liste des résultats affiche chaque article, variable, extrait ou terme de glossaire correspondant selon le filtre appliqué, ainsi que le nombre d’occurrences.

7. Sélectionnez un élément dans la liste pour le prévisualiser. Les matchs sont mis en surbrillance, et les flèches au-dessus de la prévisualisation passent d’une occurrence à l’autre.
8. Sélectionnez les éléments à remplacer en cochant la case à côté de chacun, ou sélectionnez la case en haut de la liste pour sélectionner tous les résultats. Utilisez le champ de recherche au-dessus de la liste des résultats pour localiser un article spécifique par son nom.
9. Sélectionnez Remplacer sélectionné pour ne mettre à jour que les éléments cochés, ou Remplacer tous pour mettre à jour chaque élément de la liste.
10. Choisissez comment les articles concernés doivent être sauvegardés :
    • Le statut de conservation conserve l’état actuel de chaque article. Les articles publiés reçoivent une nouvelle version publiée ; Les articles provisoires restent des brouillons.
    • Le brouillon déplace tous les articles concernés au statut de brouillon pour examen avant publication.

11. Sélectionnez Confirmer pour appliquer les modifications.

Après avoir remplacé

• Si chaque correspondance est remplacée avec succès, Document360 confirme la mise à jour et conserve vos filtres de recherche.
• Si seuls certains éléments sont mis à jour, Document360 indique le résultat, par exemple : « 7 occurrences dans 3 articles mises à jour, 1 occurrence dans 1 article échouée. »
• Si un remplacement échoue, Document360 affiche une erreur et conserve l’élément dans vos résultats pour que vous puissiez réessayer.

Options de filtrage

Comprendre les résultats de recherche

• Si un terme apparaît dans un article et qu’une variable utilisée par cet article, seule la correspondance dans l’article est mise en évidence. La variable apparaît comme un élément séparé dans la liste des résultats.
• Les variables, extraits et termes du glossaire peuvent être remplacés de la même manière que les articles, en utilisant Remplacer sélectionnés ou Remplacer tous.
• Pour les termes du glossaire, la recherche correspond à la définition, pas au nom du terme lui-même. Pour mettre à jour le nom du terme, modifiez-le directement dans la section Glossaire.
• La mise à jour d’une variable, d’un extrait ou d’un terme de glossaire applique le changement partout où il est utilisé.
• Pour les articles copiés via Replicate, seul l’original apparaît dans vos résultats de recherche. Un remplacement effectué dans l’original s’applique automatiquement à ses copies.

Exportation de vos résultats de recherche

Sélectionnez Exporter () dans la barre des résultats pour télécharger les résultats de recherche actuels en fichier. Utilisez cela pour garder une trace des éléments qu’un remplacement affectera avant de le confirmer.

Trouver et remplacer dans l’éditeur

Vous pouvez également trouver et remplacer du texte dans un seul article, directement depuis l’éditeur. Cela concerne uniquement l’article ouvert.

Éditeur Markdown : Sélectionnez l’icône Trouver et remplacer () dans l’en-tête de l’article, ou utilisez Ctrl+F.

Éditeur WYSIWYG avancé : Sélectionnez l’icône Plus () dans l’en-tête de l’article, puis sélectionnez Trouver et remplacer ().

Meilleures pratiques

• Pour les remplacements à grande échelle affectant de nombreux articles publiés, choisissez le statut Brouillon au lieu de Conserver. Cela déplace tous les articles concernés vers un brouillon, vous permettant de revoir les modifications avant publication, plutôt que de publier immédiatement les nouvelles versions publiées.
• Définissez les options Module et Recherche avant de lancer une recherche large, pour garder les résultats ciblés.
• Appliquez des filtres avant de sélectionner les éléments à remplacer. Une recherche non filtrée peut affecter des centaines d’éléments de manière involontaire.
• Activez la correspondance des mots entiers lorsque le terme de recherche peut apparaître à l’intérieur d’autres mots, par exemple, log dans login ou catalog.
• Exportez vos résultats avant un gros remplacement, afin de conserver un enregistrement des articles concernés.
• Sauvegardez votre base de connaissances avant un remplacement à grande échelle, pour permettre la restauration de contenu si nécessaire.
• Examinez ensuite un exemple d’articles remplacés pour confirmer que la formulation est correcte.
• Utilisez l’outil intégré à l’éditeur pour les modifications limitées à un seul article. C’est plus rapide et ne concerne que la portée de la modification de cet article.

FAQ