Vous pouvez utiliser la fonction Importer des utilisateurs pour ajouter plus de cinq comptes d’équipe à votre projet en même temps. Les utilisateurs sont ajoutés en téléversant un fichier CSV contenant leurs adresses e-mail et noms, avec des rôles et des accès attribués avant la confirmation de l’importation.
Pourquoi importer des utilisateurs
Lors de l’intégration d’une grande équipe, ajouter des utilisateurs un par un via la boîte de dialogue Ajouter un utilisateur prend du temps — cela prend en charge un maximum de 5 adresses e-mail par opération. La fonction Importer des utilisateurs supprime cette contrainte en vous permettant de préparer une liste allant jusqu’à 500 utilisateurs dans un fichier CSV et de les télécharger tous en une seule opération. C’est la bonne approche lorsque vous êtes :
- Ajouter plus de cinq utilisateurs en même temps.
- Intégrer une nouvelle équipe, un département ou une cohorte de contributeurs.
- Migration des utilisateurs d’un autre système vers Document360.
Avant que tu commences
- Vous devez avoir le rôle de propriétaire ou d’administrateur du projet.
- Ayez les adresses e-mail, prénoms et noms de famille des utilisateurs que vous souhaitez ajouter prêts.
Comment importer des utilisateurs
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Naviguez dans Paramètres () > Utilisateurs et sécurité dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
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Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Utilisateurs et groupes > Utilisateurs.
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Cliquez sur Ajouter > Importer des utilisateurs pour ouvrir le panneau Importer des utilisateurs .
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Sélectionnez la case utilisateur SSO pour ajouter les utilisateurs comme utilisateurs SSO.
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Si vous avez coché la case utilisateur SSO , sélectionnez une configuration SSO dans le menu déroulant Sélectionner SSO .
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Téléchargez le modèle de fichier CSV en cliquant sur l’option Télécharger le modèle .
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Ouvrez le fichier CSV téléchargé dans une application locale telle que MS Excel.
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Saisissez les nouveaux e-mails de compte ainsi que les prénoms et noms de famille.
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Sauvegardez le fichier CSV, puis cliquez sur Cliquer pour télécharger dans la boîte de dialogue. Vous pouvez aussi glisser-déposer le fichier dans l’image de dépôt désignée.
Les données seront validées, et les emails valides et invalides seront listés dans le tableau résumé des validations .
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Cliquez sur la case Ignorer l’envoi d’invitation si vous ne souhaitez pas que vos nouveaux utilisateurs reçoivent un e-mail d’invitation.
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Attribuez les rôles Portail, rôle Contenu, Accès au Contenu et Groupe aux utilisateurs importés à l’aide des menus déroulants respectifs.
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Cliquez sur Importer.
NOTE
Pour ajouter moins de six utilisateurs à la fois, utilisez plutôt l’option Ajouter un utilisateur .
Meilleures pratiques
- Utilisez toujours le modèle CSV téléchargé. Téléverser un fichier avec des en-têtes de colonne ou un formatage différents entraînera des erreurs de validation.
- Consultez le résumé de la validation avant de confirmer l’importation. Corrigez les lignes d’e-mails invalides dans le CSV et ré-téléversez si nécessaire.
- Tous les utilisateurs d’un même lot d’importation reçoivent le même rôle de portail, le même rôle de contenu et le même accès au contenu. Si vous avez besoin de rôles différents pour différents utilisateurs, séparez-les en opérations d’importation distinctes.
- Utilisez Skip invitation mail uniquement lorsque vous prévoyez de notifier les utilisateurs via un autre canal — les utilisateurs ne peuvent pas se connecter tant qu’ils n’ont pas reçu et agi sur l’invitation.