Notes privées

Les notes privées sont une fonctionnalité interne de contenu qui permet aux membres de l’équipe de projet et à certains groupes de lecteurs de voir le contenu caché au grand public. Les notes privées ne sont visibles que pour les membres de l’équipe connectés et n’apparaissent jamais aux lecteurs sur le site de la base de connaissances.

Les notes privées sont idéales pour les rappels internes, les commentaires de critique et les instructions éditoriales placées directement dans le contenu de l’article.

Quand peut-on utiliser des notes privées

• Laissez un mot demandant à un expert de vérifier une affirmation ou une étape précise avant la publication de l’article
• Signalez une section qui doit être revisitée lors de la sortie d’une nouvelle version produit, sans perturber le contenu publié
• Fournissez des informations de contexte ou des références sources dans l’article qui ne concernent que l’équipe de documentation
• Laissez des instructions à la personne suivante dans le flux de travail de la revue sur ce qui reste à faire
• Dans une base de connaissances en mode privé ou mixte, utilisez la visibilité des groupes de lecteurs pour diffuser des notes uniquement à un public sélectionné, comme les utilisateurs bêta ou les équipes internes

Insérer une note privée

1. Tape /Private note et appuie Entersur .
2. Un bloc de notes privé est inséré à la position du curseur. Cliquez à l’intérieur pour ajouter votre contenu.

Après l’insertion, cliquez sur la note privée pour accéder au menu flottant :

Paramètres de visibilité

Par défaut, les notes privées sont visibles pour tous les membres de l’équipe. Vous pouvez restreindre davantage la visibilité en utilisant l’option Paramètres de Visibilité.

1. Cliquez sur la note privée pour ouvrir le menu flottant.
2. Cliquez sur l’icône des paramètres de visibilité .
3. Un panneau apparaît avec les options suivantes :
   • Tous — Visibles pour tous les membres de l’équipe connectés.
   • Groupes de sécurité — Sélectionnez des groupes spécifiques de comptes d’équipe dans le menu déroulant afin de restreindre la visibilité uniquement à ces groupes.
   • Groupes de lecteurs — S’applique uniquement aux bases de connaissances en mode privé et mixte. Sélectionnez des groupes de lecteurs spécifiques qui devraient pouvoir voir la note.

Supprimer une note privée

Cliquez sur la note privée et sélectionnez l’icône Supprimer dans le menu flottant.

Notes privées dans les exportations PDF

Lorsque les lecteurs téléchargent un article contenant une note privée via l’option Télécharger en PDF sur le site de la base de connaissances, la note privée n’est pas incluse dans le fichier exporté.

Meilleures pratiques

• Gardez les notes privées courtes et exploitables — ce sont des outils de communication interne, pas des lieux pour une documentation détaillée.
• Incluez toujours le nom ou le rôle du destinataire dans la note afin que les membres de l’équipe sachent à qui s’adresse le commentaire.
• Supprimez ou résolvez les notes personnelles avant de considérer un article comme terminé. Laisser des notes obsolètes dans les articles publiés crée de la confusion pour les futurs éditeurs.
• Utilisez le paramètre de visibilité des groupes de sécurité pour limiter les notes aux seuls membres concernés, surtout dans les grandes équipes où tous n’ont pas besoin de voir chaque notation.
• Ne mettez pas d’informations sensibles ou confidentielles dans des notes privées s’il existe un risque que l’article soit imprimé ou enregistré en PDF via le navigateur — utilisez plutôt un canal interne sécurisé.

FAQ