Espaces de travail

Plans prenant en charge l’accès aux paramètres de l’espace de travail dans le portail de la base de connaissances

Les espaces de travail Document360 vous permettent de créer et de gérer plusieurs bases de connaissances distinctes au sein d’un seul projet. Cette flexibilité est particulièrement précieuse pour les organisations ayant des publics ou des besoins de documentation divers, car elle vous permet d’organiser du contenu adapté à des utilisateurs ou à des domaines de produits spécifiques. Les espaces de travail permettent à votre documentation de rester organisée, accessible et pertinente, quelle que soit la complexité de votre base de connaissances.

Définir les espaces de travail et leur rôle

Lorsque vous achetez un plan Document360, vous disposez d’un seul projet qui sert de référentiel de base de connaissances. Un projet peut contenir toute votre documentation, ce qui facilite la gestion et la maintenance du contenu en un seul endroit. Considérez-le comme le hub central pour le contenu de votre base de connaissances, que vous ayez un seul produit ou plusieurs offres.

Dans votre projet Document360, vous pouvez créer un ou plusieurs espaces de travail pour mieux organiser votre documentation en fonction du public, des lignes de produits ou d’autres critères.

Un espace de travail est essentiellement une zone spécialisée de votre projet qui peut héberger le contenu d’un groupe ou d’un cas d’utilisation particulier. Par exemple:

• Si vous gérez la documentation d’un seul produit SaaS, un seul espace de travail peut suffire.

• Si vous avez plusieurs produits ou si vous avez besoin d’ensembles de documentation distincts pour les clients externes, les utilisateurs internes et les équipes d’assistance, plusieurs espaces de travail peuvent être plus efficaces.

Le nombre d’espaces de travail que vous pouvez créer dépend de votre plan Document360.

Avantages de l’utilisation des espaces de travail

Les espaces de travail offrent plusieurs avantages qui peuvent améliorer à la fois l’organisation du contenu et l’expérience utilisateur :

• Informations pertinentes : en séparant la documentation en espaces de travail spécifiques, vous vous assurez que chaque public ne voit que le contenu qui le concerne. Cela permet aux utilisateurs de trouver plus facilement les informations dont ils ont besoin.

• Meilleure organisation : vous pouvez segmenter votre base de connaissances en zones bien définies, ce qui facilite la gestion et la mise à jour du contenu par les membres de l’équipe.

• Collaboration d’équipe : grâce aux espaces de travail, votre équipe peut collaborer plus efficacement, en attribuant des évaluations par les pairs, en suivant les mises à jour et en fournissant des commentaires dans des zones désignées.

Cas d’utilisation des espaces de travail

Voici quelques cas de figure pour l’utilisateur des espaces de travail :

Cas d’utilisation 1 : Documentation spécifique au produit

Imaginez que vous êtes rédacteur pour une entreprise SaaS avec plusieurs produits, tels qu’un CRM, un outil de gestion de projet et une plateforme d’analyse. Au lieu d’acheter des projets Document360 distincts pour chaque produit, vous pouvez créer un espace de travail pour chaque produit au sein d’un seul projet. Cela vous permet de gérer toute la documentation en un seul endroit, mais avec des limites claires pour la base de connaissances de chaque produit.

Cas d’utilisation 2 : Documentation spécifique à l’audience

Prenons l’exemple d’un produit SaaS qui a des besoins de documentation différents pour les développeurs, les utilisateurs finaux et les administrateurs. En configurant des espaces de travail distincts pour chaque public, vous pouvez vous assurer que chaque groupe accède au contenu pertinent pour son rôle, évitant ainsi la confusion et la complexité inutile.

Cas d’utilisation 3 : Bases de connaissances internes et externes

Si vous créez à la fois de la documentation interne (pour vos équipes d’assistance ou de développement) et de la documentation externe (pour les clients), plusieurs espaces de travail permettent de séparer facilement chaque ensemble de contenu. Cette structure vous permet de contrôler les autorisations d’accès, en veillant à ce que seuls les utilisateurs désignés puissent consulter les documents internes tout en gardant public le contenu destiné aux clients.

Commencer par les espaces de travail

Lorsque vous créez un nouveau projet dans Document360, un espace de travail par défaut intitulé v1 est automatiquement créé. Vous pouvez commencer à développer votre base de connaissances dans cet espace de travail immédiatement ou créer des espaces de travail supplémentaires au fur et à mesure de l’évolution de vos besoins en matière de documentation.

L’utilisation de plusieurs espaces de travail vous permet de rationaliser votre documentation, de la cibler et de la bien organiser. De cette façon, chaque utilisateur, des équipes internes aux clients finaux, peut accéder rapidement et efficacement aux informations pertinentes.

Ajout d’un nouvel espace de travail

Pour ajouter un nouvel espace de travail, procédez comme suit :

1. Dans le portail de la base de connaissances, accédez à () > Knowledge base portal> Localization & Workspaces > Localization & Workspaces.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter un espace de travail dans le coin supérieur droit.

3. Dans la fenêtre contextuelle Ajouter un nouvel espace de travail , entrez les détails requis.

   1. Sélectionnez le type d’espace de travail - Base de connaissances, documents, site ou espace de travail Documentation API

   2. Dans le champ Nom , entrez le nom souhaité pour votre nouvel espace de travail dans la langue de votre choix.

      NOTE

      Le champ Nom est limité à 30 caractères. Vous ne pouvez utiliser que des caractères alphanumériques et des traits d’union.

   3. Le champ URL du slug sera renseigné automatiquement en fonction du nom de l’espace de travail que vous avez fourni dans le champ Nom . Vous pouvez personnaliser davantage l’URL de votre espace de travail en fonction de vos besoins.

4. Ensuite, sélectionnez l’état de l’espace de travail pour votre nouvel espace de travail.

   1. Espace de travail principal : l’espace de travail principal est l’espace de travail par défaut que les utilisateurs verront lorsqu’ils visiteront votre site de base de connaissances.

      NOTE

      L’espace de travail principal doit être public et ne peut pas être déconseillé.

   2. bêta : sélectionnez bêta pour indiquer que l’espace de travail est toujours en cours.

   3. public : sélectionnez public pour les espaces de travail qui doivent être visibles par les utilisateurs.

   4. obsolète : sélectionnez obsolète pour indiquer que l’espace de travail est ancien et contient des informations obsolètes.

Espace de travail de base

Lors de la création d’un espace de travail, vous pouvez choisir de créer un nouvel espace de travail ou de copier un espace de travail existant à partir du même projet.

Créer un nouvel espace de travail

Si vous sélectionnez Créer un espace de travail, vous créerez un espace de travail vide qui ne contient aucun contenu.

Copier l’espace de travail existant

Si vous sélectionnez Copier l’espace de travail existant, vous pouvez copier le contenu d’un espace de travail existant dans votre nouvel espace de travail.

1. Sélectionnez l’espace de travail que vous souhaitez copier dans la liste des espaces de travail existants.

2. Cliquez sur Choisir des catégories (facultatif) pour sélectionner des catégories spécifiques de la catégorie existante. Seul le contenu des catégories sélectionnées sera copié dans le nouvel espace de travail.

3. Sélectionnez Nouveau ou Existant pour les liens internes.

   1. Si vous sélectionnez Nouveau, le lien de l’article pointera vers la version de l’article créée dans le nouvel espace de travail.

   2. Si vous sélectionnez Existant, le lien de l’article pointera vers la version de l’article d’origine dans l’espace de travail existant.

Traduction

La langue par défaut de votre projet sera également attribuée comme langue par défaut de votre nouvel espace de travail. Pour ajouter d’autres langues, cliquez sur le menu déroulant Nouvelle langue . Dans la liste déroulante, recherchez la ou les langues souhaitées et cochez la case à côté du nom de la langue.

Pour plus de paramètres liés à une langue, cliquez sur l’icône Plus d’options (•••) en regard du nom de la langue.

• Définir par défaut : sélectionnez cette option pour définir la langue correspondante comme langue par défaut pour votre site de base de connaissances.

• Modifier le nom d’affichage : utilisez cette option pour mettre à jour le nom d’affichage de votre espace de travail. Le nom mis à jour s’affichera sur le site de la base de connaissances lorsque la langue correspondante sera sélectionnée. Vous pouvez définir un nom d’affichage personnalisé pour votre espace de travail dans chacune des langues disponibles.  

• De droite à gauche : activez cette option pour les langues qui suivent une écriture de droite à gauche (arabe, hébreu). En activant cette bascule, le contenu de l’article commencera à partir de la droite et se poursuivra vers la gauche dans le portail de la base de connaissances ainsi que sur le site de la base de connaissances.

• Masquer : sélectionnez cette option pour masquer la langue de la base de connaissances. Les langues cachées sont indiquées par un barré dans le portail de la base de connaissances à titre de référence.

• Supprimer : sélectionnez cette option pour supprimer la langue de votre base de connaissances.

Une fois que vous avez terminé de personnaliser les détails de votre nouvel espace de travail, cliquez sur le bouton Ajouter en bas à droite pour terminer la création de l’espace de travail.

Achat d’espaces de travail auprès de Localization & Workspaces

1. Dans le portail de la base de connaissances, accédez à () > Knowledge base portal > Localization & Workspaces > Localization & Workspaces.

2. Cliquez sur Acheter plus sur le côté droit de l’écran.

NOTE

Le lien Acheter plus n’est disponible que pour les utilisateurs ayant le rôle Propriétaire dans les projets.

3. Ajoutez ou supprimez des espaces de travail dans le panneau Acheter du module complémentaire . Le coût correspondant sera affiché sous la forme Montant dû.

4. Cliquez sur Confirmer le paiement pour procéder au paiement. Une fois le paiement traité, un message de réussite du paiement s’affiche et les espaces de travail supplémentaires sont ajoutés à votre projet.

5. Cliquez sur Télécharger la facture pour télécharger la facture du paiement effectué.

NOTE

Vous pouvez également acheter des espaces de travail à partir de la section Facturation dans les paramètres de Document360. Pour en savoir plus, lisez l’article sur Purchasing add-ons.

Dépannage

Rencontre de l’erreur 404 Page introuvable lors de la navigation vers un espace de travail secondaire

Erreur : Erreur 404 Page introuvable

Une erreur 404 peut se produire pour diverses raisons, notamment un contenu manquant ou restreint. Si vous rencontrez ce problème lorsque vous accédez à un espace de travail ou à un article, cela peut être dû aux paramètres de visibilité de l’espace de travail ou à l’absence d’articles publiés.

NOTE

Pour d’autres causes potentielles d’erreurs 404, reportez-vous à l’article 404 Page .

Étapes à résoudre :

Cette erreur peut se produire pour l’une des raisons suivantes :

1. Vérifiez si l’espace de travail est défini sur Public :

   1. Accédez à () > Knowledge base portal > Localization & Workspaces > Localization & Workspaces.

   2. Localisez l’espace de travail correspondant et cliquez sur l’icône Modifier ().

   3. Dans la section Choisir l’état de l’espace de travail , cochez la case Public .

   4. Cliquez sur Mettre à jour.

      

2. Aucun article n’est publié dans l’espace de travail.

3. Tous les articles de l’espace de travail sont masqués.

   Assurez-vous qu’au moins un article est publié et visible sur le site de la base de connaissances.