Les espaces de travail et les langages vous offrent la flexibilité de servir le bon contenu au bon public, le tout au sein d’un seul projet Document360.
Lorsque vous créez un projet Document360, un espace de travail par défaut nommé v1 est automatiquement créé. Cet espace de travail unique suffit si vous gérez la documentation d’un produit ou d’un seul public. Mais à mesure que votre documentation s’étend à travers les versions de produits, les rôles utilisateurs ou les régions, vous pouvez créer des espaces de travail supplémentaires pour garder le contenu organisé et ciblé.
Un espace de travail est un espace de documentation autonome au sein de votre projet. Chaque espace de travail possède ses propres catégories, articles et paramètres linguistiques, et apparaît sous forme de version distincte sur votre site de base de connaissances. Par exemple :
- Si vous gérez la documentation de plusieurs produits, créez un espace de travail séparé pour chaque produit.
- Si votre audience comprend à la fois des utilisateurs finaux et des administrateurs, des espaces de travail séparés maintiennent le contenu de chaque groupe centré et pertinent.
- Si vous publiez un logiciel versionné, les espaces de travail vous permettent de maintenir la documentation v1, v2 et v3 côte à côte.
Les langages ajoutent une autre dimension. Chaque espace de travail peut prendre en charge plusieurs langues, afin que les lecteurs puissent accéder à votre contenu dans la langue de leur choix tandis que votre équipe gère tout depuis un seul endroit. Lorsque vous ajoutez une langue à un espace de travail, toutes les catégories et articles existants deviennent disponibles dans cette langue, prêts à être traduits.
Le nombre d’espaces de travail que vous pouvez créer dépend de votre plan Document360. Vous pouvez également acheter des espaces de travail supplémentaires en extension.
Début
Créer un espace de travail
Ajoutez un nouvel espace de travail à votre projet, choisissez le type d’espace de travail, définissez son statut, et copiez éventuellement du contenu d’un espace de travail existant.
En savoir plus →Gérer l’espace de travail
Modifiez les paramètres de l’espace de travail, personnalisez l’étiquette de l’espace de travail, configurez la redirection du lecteur lors du changement d’espace de travail, et supprimez les espaces de travail dont vous n’avez plus besoin.
En savoir plus →Base de connaissances multilingues
Ajoutez plusieurs langues à un espace de travail afin que les lecteurs puissent accéder à votre contenu dans la langue de leur choix. Couvre à la fois les méthodes d’ajout des langues et tous les paramètres linguistiques.
En savoir plus →Meilleures pratiques
- Personnalisez l’etiquetage de l’espace de travail dès le début. Renommer « Workspace » en « Version » ou « Release » avant que votre équipe ne commence à travailler évite toute confusion ultérieure. Ce changement s’applique à l’ensemble de l’interface du portail.
- Utilisez « Rediriger vers le même article » pour la documentation versionnée. Cela permet aux lecteurs de rester en contexte lorsqu’ils passent d’une version de l’espace de travail à l’autre, au lieu de les abandonner à chaque fois dans l’article principal.
- Utilisez un espace de travail multilingue unique plutôt que de créer des espaces de travail séparés par langue. Document360 recommande cette approche pour une gestion de contenu plus simple.
- Mettez le statut de l’espace de travail sur Beta pendant la construction. Cela permet de garder les nouveaux espaces de travail cachés aux lecteurs jusqu’à ce que le contenu soit prêt à être publié.