Document360 utilise une hiérarchie à cinq niveaux pour structurer toute votre documentation. Comprendre cette structure vous aide à planifier et à maintenir une base de connaissances facile à naviguer
La hiérarchie
Tout dans Document360 suit cette structure, du conteneur le plus extérieur jusqu’au contenu individuel :
Chaque niveau a un but distinct. Ensemble, ils vous donnent un contrôle précis sur l’organisation de votre contenu, qui peut y accéder et dans quelle langue il est présenté.
Projets
Un projet est votre conteneur de premier niveau. Il contient tout : espaces de travail, contenu, utilisateurs, paramètres et configurations. Lorsque vous vous connectez à Document360, votre tableau de bord de projets est la première chose que vous voyez. Chaque projet est indépendant, avec ses propres abonnements, ses propres paramètres et ses membres d’équipe.
Espaces de travail
À l’intérieur d’un projet, vous pouvez créer un ou plusieurs espaces de travail. Considérez un espace de travail comme une base de connaissances séparée et autonome. Chaque espace de travail possède son propre arbre de contenu, sa propre URL, et peut être défini à différents niveaux de visibilité — public, bêta ou obsolète.
Les espaces de travail sont utiles lorsque vous avez différents publics ou gammes de produits nécessitant une documentation distincte. Lorsque vous créez un nouveau projet, un espace de travail par défaut appelé v1 est créé automatiquement.
Langues
Chaque espace de travail prend en charge plusieurs langues, vous permettant ainsi de fournir une documentation localisée aux lecteurs dans leur langue préférée. Vous définissez un langage par défaut par espace de travail et en ajoutez davantage à mesure que votre audience grandit.
Catégories
Les catégories organisent votre contenu dans chaque langue. Ils fonctionnent comme des dossiers, regroupant les articles liés et définissant la structure de navigation que vos lecteurs voient. Document360 prend en charge quatre types de catégories : Classement, Index et Page. Vous pouvez imbriquer des catégories dans des sous-catégories pour ajouter autant de profondeur que votre contenu en nécessite.
Articles
Les articles sont le contenu que vos lecteurs recherchent. Ils vivent dans des catégories et constituent les éléments fondamentaux de votre base de connaissances. Vous pouvez créer un article à partir de zéro, à partir d’un modèle, ou en utilisant Eddy AI. Chaque article suit un flux de travail allant du brouillon à la publication.
À quoi cela ressemble en pratique
Voici un exemple simple. Imaginez une entreprise appelée Acme qui développe des logiciels de gestion de projet. Ils ont deux publics : les utilisateurs ordinaires et les développeurs, qui ont besoin d’une documentation complètement différente.
Voici comment Acme structurerait son projet Document360 :
Les deux espaces de travail se trouvent au sein du même projet, donc Acme les gère depuis un seul endroit. Même abonnement, même équipe, mêmes paramètres. Mais pour un lecteur, ils donnent l’impression de deux sites complètement différents.
Espace de travail ou catégorie - laquelle vous faut-il ?
C’est la question sur laquelle la plupart des nouveaux utilisateurs restent bloqués. Voici une règle simple :
✅ Utiliser un nouvel espace de travail quand...
Le public est complètement différent et vous ne voudriez jamais que les deux groupes recherchent le même contenu. Un développeur et un agent du support client n’ont rien en commun à rechercher, donc des espaces de travail séparés gardent l’expérience propre pour chacun.
✅ Utiliser une nouvelle catégorie quand...
C’est le même public, juste un sujet différent. « Facturation » et « Dépannage » sont des sujets différents, mais ils s’adressent tous deux au même utilisateur. Ainsi, elles appartiennent à des catégories dans le même espace de travail, pas comme des espaces de travail séparés.
Meilleures pratiques
Ces conseils garderont votre base de connaissances propre au fur et à mesure de sa croissance :
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Commencez par 3 à 5 catégories de premier niveau. Vous pouvez toujours réorganiser plus tard. Document360 vous permet de glisser-déposer des catégories et des articles à tout moment sans casser les URL existantes.
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Nomme les catégories en fonction de ce que tes lecteurs cherchent à accomplir, pas de la terminologie de ton équipe interne. « Commencer » fonctionne mieux que « Onboarding flow ».
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Garde une idée par article. Les articles ciblés sont plus faciles à trouver via la recherche et plus simples à tenir à jour.
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Utilisez des espaces de travail séparés pour des publics vraiment différents. Si vos utilisateurs finaux et vos développeurs ont des besoins très différents, des espaces de travail séparés gardent l’expérience propre pour chaque groupe.
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Évitez d’aller plus loin que deux niveaux de sous-catégories. Plus le nidification est profond, plus il est difficile pour les lecteurs de trouver leur chemin – et pour vous de la maintenir.