Microsoft Teams

A extensão Microsoft Teams conecta sua base de conhecimento do Document360 ao Teams para que sua equipe possa buscar e compartilhar artigos diretamente em chats e canais — sem sair da plataforma Teams. Em vez de alternar entre aplicativos para encontrar o artigo certo e colar um link de volta na conversa, os membros da equipe podem acessar toda a sua base de conhecimento dentro do Teams usando o app Document360 embutido nos controles do chat. Uma vez conectados, os artigos podem ser encontrados e compartilhados em segundos em qualquer chat ou canal do Teams.

Quando usar a extensão Microsoft Teams

• Sua equipe usa o Microsoft Teams como principal plataforma de comunicação e precisa de acesso rápido aos artigos da base de conhecimento durante as conversas sem precisar trocar de aba.
• Funcionários de suporte ou operações frequentemente compartilham os mesmos artigos com colegas ou clientes e querem uma forma mais rápida de encontrá-los e enviá-los sem sair do Teams.
• Você quer reduzir o tempo necessário para responder a consultas internas ao revelar o conteúdo relevante da base de conhecimento diretamente nas conversas da equipe.
• Sua equipe trabalha em múltiplos canais e precisa de informações consistentes e precisas disponíveis em qualquer contexto de chat, sem depender de indivíduos para lembrar onde os artigos estão armazenados.

Antes de começar

• Você deve ter uma conta do Microsoft Teams com permissão para adicionar aplicativos.
• Somente um Administrador ou Proprietário no Document360 pode gerar o token de API necessário para essa configuração.

Como conectar o Microsoft Teams ao Document360

A configuração envolve três etapas: adicionar o aplicativo Document360 no Teams, gerar um token API no Document360 e configurar a chave API no Teams.

Passo 1 — Adicionar o aplicativo Document360 ao Teams

1. No Microsoft Teams, clique em Apps na barra de navegação da esquerda.
2. Na barra de busca, digite Document360.
3. Clique no app e selecione Adicionar.

Uma vez adicionado, o logo do Document360 aparece nos controles inferiores do chat. Você também pode acessá-lo digitando @Document360 na barra de busca do Teams e pressionando Enter.

Passo 2 — Gerar o token da API no Document360

1. Navegue até Conexões > Extensões na barra de navegação esquerda do portal da base de conhecimento.
2. Na seção de colaboração em equipe , localize o Microsoft Teams e clique em Conectar. O painel de detalhes do Microsoft Teams aparece com um token de API gerado.
3. Copie o token da API gerado.

Passo 3 — Configurar a chave API no Teams

1. No Microsoft Teams, vá a qualquer chat e clique em + no campo de texto.
2. Selecione Document360 nos aplicativos listados, depois clique em Adicionar tecla API.
3. Cole o token de API gerado no campo da chave da API. Uma mensagem de sucesso confirma que a integração está ativa.

Como buscar e compartilhar artigos no Teams

Uma vez conectado, você pode buscar e compartilhar artigos de base de conhecimento de qualquer chat ou canal do Teams usando dois métodos.

Método 1 — Controles de chat

Esse é o método mais rápido quando você já está em uma conversa ativa.

1. Em um chat ou canal do Teams, clique no logo do Document360 nos controles do chat.
2. Digite uma palavra-chave na barra de busca.
3. Selecione os artigos relevantes nos resultados de busca.

Método 2 — Comando de campo de mensagem

Use esse método quando quiser pesquisar antes de escrever sua mensagem.

1. No campo de nova mensagem no final do chat, digite /Document360search e pressione Enter.
2. Um subcampo de busca aparece.
3. Digite sua consulta — os resultados são preenchidos.
4. Clique em um resultado para adicioná-lo à conversa.

Você pode editar sua resposta com uma mensagem personalizada antes de enviá-la.

Como remover a extensão

Para desinstalar o aplicativo Document360 do Teams:

1. No Microsoft Teams, clique com o botão direito no app Document360 .
2. Clique em Desinstalar.

Melhores práticas

• Use o método de controle do chat quando você já estiver no meio da conversa — é mais rápido do que digitar um comando e mantém você no fluxo do chat.
• Use o comando de campo mensagem (/Document360search) quando quiser encontrar e pré-visualizar um artigo antes de começar a escrever, ou quando quiser navegar por vários resultados antes de escolher um.
• Adicione uma mensagem curta e personalizada antes de enviar o link do artigo para que os destinatários entendam por que você está compartilhando e no que focar. Um link sem contexto é fácil de ignorar.
• Compartilhe links de artigos em vez de copiar e colar conteúdo do artigo no chat. Os links sempre apontam para a versão mais recente do artigo; O conteúdo colado fica desatualizado se o artigo for atualizado posteriormente.
• Se membros da equipe relatarem que o app Document360 não aparece nos controles do chat após a configuração, peça para atualizarem o Teams ou desconectarem e entrem novamente — às vezes o app exige que apareça uma reinicialização da sessão.

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