Notas privadas

Notas privadas são um recurso interno de conteúdo que permite que membros da equipe do projeto e grupos específicos de leitores vejam conteúdos ocultos do público em geral. As anotações privadas são visíveis apenas para os membros da equipe logados e nunca aparecem para os leitores no site da base de conhecimento.

Notas privadas são ideais para lembretes internos, comentários de revisão e instruções editoriais colocadas diretamente no conteúdo do artigo.

Quando você pode usar notas privadas

• Deixe uma nota pedindo a um especialista no assunto que verifique uma afirmação ou etapa específica antes da publicação do artigo
• Sinalize uma seção que precisa ser revisitada quando uma nova versão do produto for lançada, sem atrapalhar o conteúdo publicado
• Forneça informações de contexto ou referências de fontes dentro do artigo que sejam relevantes apenas para a equipe de documentação
• Deixe instruções para a próxima pessoa no fluxo de trabalho da revisão sobre o que ainda precisa ser feito
• Em uma base de conhecimento em modo Privado ou Misto, use a visibilidade do grupo de leitores para mostrar notas apenas a um público selecionado, como usuários beta ou equipes internas

Insira uma nota particular

1. Digite /Private note e pressione Enter.
2. Um bloco de nota privado é inserido na posição do cursor. Clique dentro dele para adicionar seu conteúdo.

Após inserir, clique na nota privada para acessar o menu flutuante:

Configurações de visibilidade

Por padrão, as notas privadas são visíveis para todos os membros da equipe. Você pode restringir ainda mais a visibilidade usando a opção de Configurações de Visibilidade.

1. Clique na nota privada para abrir o menu flutuante.
2. Clique no ícone de configurações de visibilidade .
3. Um painel aparece com as seguintes opções:
   • Todos — Visíveis para todos os membros da equipe logados.
   • Grupos de segurança — Selecione grupos específicos de contas de equipe no menu suspenso para restringir a visibilidade apenas a esses grupos.
   • Grupos de leitores — Aplica-se apenas a bases de conhecimento em modo privado e misto. Selecione grupos específicos de leitores que possam ver a nota.

Exclua uma nota privada

Clique na nota privada e selecione o ícone Delete no menu flutuante.

Notas privadas nas exportações em PDF

Quando os leitores baixam um artigo contendo uma nota privada via a opção Download as PDF no site da base de conhecimento, a nota privada não é incluída no arquivo exportado.

Melhores práticas

• Mantenha as anotações privadas curtas e acionáveis — elas são ferramentas de comunicação interna, não lugares para documentação longa.
• Sempre inclua o nome ou o papel do destinatário pretendido na nota para que os membros da equipe saibam para quem o comentário é direcionado.
• Remova ou resolva anotações pessoais antes de considerar um artigo completo. Deixar notas obsoletas em artigos publicados cria confusão para futuros editores.
• Use a configuração de visibilidade dos grupos de Segurança para limitar as notas apenas aos membros relevantes da equipe, especialmente em equipes grandes onde nem todos precisam ver todas as notas.
• Não coloque informações sensíveis ou confidenciais em notas privadas se houver qualquer risco de o artigo ser impresso ou salvo como PDF pelo navegador — utilize um canal interno seguro.

FAQ