SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ist ein Standardprotokoll zum Versenden von E-Mail-Nachrichten. In Document360 ermöglicht die Konfiguration eines SMTP-Benachrichtigungskanals, dass Sie automatisch E-Mail-Benachrichtigungen an Ihr Team senden, sobald bestimmte Ereignisse in Ihrer Wissensdatenbank auftreten – wie Artikelupdates, neue Kommentare oder Inhaltsänderungen. Benachrichtigungen können über das Knowledge Base-Portal, die Knowledge Base-Website und das Knowledge Base-Widget ausgelöst werden.
Wann man den SMTP-Benachrichtigungskanal verwenden sollte
Nutzen Sie den SMTP-Benachrichtigungskanal, wenn Sie Teammitglieder per E-Mail über die Aktivitäten der Knowledge Base informieren möchten. Häufige Szenarien sind:
- Artikeländerungswarnungen – Benachrichtigen Sie Redakteure oder Gutachter, sobald ein kritischer Artikel aktualisiert wird, damit sie schnell prüfen und handeln können.
- Teamweite Ankündigungen – Senden Sie Benachrichtigungen an eine Gruppe von Stakeholdern, sobald neue Inhalte veröffentlicht werden.
- Compliance und Audit-Trails — Stellen Sie sicher, dass benannte Empfänger eine Aufzeichnung über Änderungen sensibler oder regulierter Dokumente erhalten.
Wie man den SMTP-Benachrichtigungskanal einrichtet
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Navigiere zu Einstellungen () > Knowledge Base-Portal in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals.
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Wählen Sie im linken Navigationsfeld Benachrichtigungen aus.
Der Tab Benachrichtigungskanäle ist standardmäßig ausgewählt.
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Klicken Sie auf Neuen Kanal.
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Im Feld Verfügbare Kanäle wählen Sie SMTP und klicken Sie auf Nächst.
Das Kanal-Konfigurationspanel erscheint.
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Im Feld Freundlicher Name geben Sie einen Anzeigenamen für diesen SMTP-Kanal ein.
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Im E-Mail-Feld geben Sie die E-Mail-Adressen der Hauptempfänger ein.
Trenne mehrere E-Mail-Adressen mit einem Semikolon (;) und ohne Leerzeichen. Füge kein Semikolon nach der letzten E-Mail-Adresse hinzu.
Beispiel: xyz@gmail.com;abc@gmail.com;mno@gmail.com
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Optional geben Sie zusätzliche E-Mail-Adressen im CC-Feld für kopierte Empfänger ein.
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Optional geben Sie zusätzliche E-Mail-Adressen im BCC-Feld für blindkopierte Empfänger ein.
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Klicken Sie auf Speichern.
Dein SMTP-Benachrichtigungskanal ist jetzt erstellt. Um es zu aktivieren, gehe zum Reiter Benachrichtigungszuordnung und weise die Ereignisse, die E-Mail-Benachrichtigungen auslösen sollten, diesem Kanal zu.
Best Practices
- Geben Sie den Kanälen beschreibende freundliche Namen (zum Beispiel "Support Team - SMTP" oder "Engineering Alerts - SMTP"), damit sie bei der Konfiguration von Benachrichtigungszuordnungen leicht zu erkennen sind.
- Erstellen Sie separate SMTP-Kanäle für verschiedene Teams , anstatt für alle Empfänger einen Kanal zu verwenden – so haben Sie präzise Kontrolle darüber, welches Team über welche Ereignisse informiert wird.
- Vollständige Benachrichtigungszuordnung sofort nach der Einrichtung – ein neu erstellter SMTP-Kanal sendet keine Benachrichtigungen, bis mindestens ein Ereignis im Tab Benachrichtigungszuordnung zugeordnet ist.
- Überprüfen Sie Ihre zugeordneten Ereignisse regelmäßig, um sicherzustellen, dass nur sinnvolle Ereignisse E-Mails auslösen, wodurch Benachrichtigungsmüdigkeit reduziert und Benachrichtigungen umsetzbar bleiben.
FAQ
Kann ich mehrere Empfänger-E-Mail-Adressen zu einem einzigen SMTP-Kanal hinzufügen?
Ja. Im E-Mail-Feld geben Sie mehrere Adressen ein, getrennt durch ein Semikolon (;) ohne Leerzeichen. Du kannst auch die CC - und BCC-Felder für zusätzliche Empfänger verwenden. Füge kein nachlaufendes Semikolon nach der letzten Adresse hinzu.
Was ist der Unterschied zwischen den Feldern "E-Mail an", "CC" und "BCC"?
Per E-Mail setze die Hauptempfänger, die die Benachrichtigung direkt erhalten. CC (Carbon Copy) sendet eine sichtbare Kopie an weitere Empfänger. BCC (Blind Carbon Copy) sendet eine versteckte Kopie – BCC-Empfänger können weder die Adressen der anderen noch die Adressen anderer Empfänger sehen.
Muss ich die Benachrichtigungszuordnung nach der Erstellung des SMTP-Kanals abschließen?
Ja. Die Erstellung des SMTP-Kanals ist nur der erste Schritt. Sie müssen zum Tab Benachrichtigungszuordnung navigieren und bestimmte Ereignisse der Wissensdatenbank (wie Artikelupdates oder neue Kommentare) diesem Kanal zuweisen, bevor Benachrichtigungen gesendet werden.