SMTP-Benachrichtigungskanal

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ist ein Standardprotokoll zum Versenden von E-Mail-Nachrichten. In Document360 ermöglicht die Konfiguration eines SMTP-Benachrichtigungskanals, automatisch E-Mail-Benachrichtigungen an Ihr Team zu senden, sobald bestimmte Ereignisse in Ihrer Wissensdatenbank auftreten – wie Artikelupdates, neue Kommentare oder Inhaltsänderungen. Benachrichtigungen können über das Knowledge Base-Portal, die Knowledge Base-Website und das Knowledge Base-Widget ausgelöst werden.

Wann man den SMTP-Benachrichtigungskanal verwenden sollte

Nutzen Sie den SMTP-Benachrichtigungskanal, wenn Sie Teammitglieder per E-Mail über Aktivitäten der Knowledge Base informieren möchten. Häufige Szenarien sind:

Artikeländerungswarnungen – Benachrichtigen Sie Redakteure oder Gutachter, sobald ein kritischer Artikel aktualisiert wird, damit sie schnell prüfen und handeln können.
Teamweite Ankündigungen – Senden Sie Benachrichtigungen an eine Gruppe von Stakeholdern, sobald neue Inhalte veröffentlicht werden.
Compliance und Audit-Trails — Stellen Sie sicher, dass benannte Empfänger eine Aufzeichnung über Änderungen sensibler oder regulierter Dokumente erhalten.

Wie man den SMTP-Benachrichtigungskanal einrichtet

Navigiere zu Einstellungen () > Knowledge Base-Portal in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals.
Wählen Sie im linken Navigationsfeld Benachrichtigungen aus.

Der Reiter Kanäle ist standardmäßig ausgewählt.
Klicken Sie auf Neuen Kanal.
Im Panel Verfügbare Kanäle wählen Sie SMTP aus.
Die Konfiguration der Kanaloptionen erscheint im selben Panel, sobald du auf den Kanaltyp klickst.
Im Feld Freundlicher Name geben Sie einen Anzeigenamen für diesen SMTP-Kanal ein.
Im E-Mail-Feld geben Sie die E-Mail-Adressen der Hauptempfänger ein.

HINWEIS

Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen mit einem Semikolon (;) und ohne Leerzeichen. Fügen Sie kein Semikolon nach der letzten E-Mail-Adresse hinzu.

Beispiel: xyz@gmail.com;abc@gmail.com;mno@gmail.com

Optional geben Sie zusätzliche E-Mail-Adressen im CC-Feld für kopierte Empfänger ein.
Optional geben Sie zusätzliche E-Mail-Adressen im BCC-Feld für blindkopierte Empfänger ein.
Klicken Sie auf Speichern.

Ihr SMTP-Benachrichtigungskanal ist jetzt erstellt. Um ihn zu aktivieren, gehen Sie zum Tab Benachrichtigungszuordnung und weisen Sie die Ereignisse, die E-Mail-Benachrichtigungen auslösen sollten, diesem Kanal zu.

Best Practices

Geben Sie den Kanälen beschreibende freundliche Namen (zum Beispiel "Support Team - SMTP" oder "Engineering Alerts - SMTP"), damit sie bei der Konfiguration von Benachrichtigungszuordnungen leicht zu erkennen sind.
Erstellen Sie separate SMTP-Kanäle für verschiedene Teams , anstatt für alle Empfänger einen Kanal zu verwenden – so haben Sie präzise Kontrolle darüber, welches Team über welche Ereignisse informiert wird.
Vollständige Benachrichtigungszuordnung sofort nach der Einrichtung – ein neu erstellter SMTP-Kanal sendet keine Benachrichtigungen, bis mindestens ein Ereignis im Tab Benachrichtigungszuordnung zugeordnet ist.
Überprüfen Sie Ihre zugeordneten Ereignisse regelmäßig, um sicherzustellen, dass nur sinnvolle Ereignisse E-Mails auslösen, wodurch Benachrichtigungsmüdigkeit reduziert und Benachrichtigungen umsetzbar bleiben.

FAQ

Kann ich mehrere Empfänger-E-Mail-Adressen zu einem einzigen SMTP-Kanal hinzufügen?

Ja. Im E-Mail-zu-Feld geben Sie mehrere Adressen ein, getrennt durch ein Semikolon (;) ohne Leerzeichen. Sie können auch die Felder CC und BCC für zusätzliche Empfänger verwenden. Fügen Sie kein nachlaufendes Semikolon nach der letzten Adresse hinzu.

Was ist der Unterschied zwischen den Feldern "E-Mail an", "CC" und "BCC"?

Per E-Mail setzt die Hauptempfänger, die die Benachrichtigung direkt erhalten. CC (Carbon Copy) sendet eine sichtbare Kopie an weitere Empfänger. BCC (Blind Carbon Copy) sendet eine versteckte Kopie – BCC-Empfänger können die Adressen des jeweils anderen oder die Adressen anderer Empfänger nicht sehen.

Muss ich die Benachrichtigungszuordnung nach der Erstellung des SMTP-Kanals abschließen?

Ja. Die Erstellung des SMTP-Kanals ist nur der erste Schritt. Sie müssen zum Tab Benachrichtigungszuordnung navigieren und bestimmte Wissensdatenbank-Ereignisse (wie Artikelupdates oder neue Kommentare) diesem Kanal zuweisen, bevor Benachrichtigungen gesendet werden.

Ich habe den SMTP-Kanal korrekt konfiguriert, aber einige Empfänger sagen, sie erhalten keine Benachrichtigungen. Was sollte ich überprüfen?

Bitten Sie den Empfänger, seinen Spam- oder Junk-Ordner zu überprüfen, da E-Mail-Anbieter manchmal automatisierte Benachrichtigungs-E-Mails filtern. Falls die Nachricht weiterhin nicht gefunden wird, bestätigen Sie, ob die E-Mail-Adresse des Empfängers korrekt im Feld E-Mail, CC oder BCC eingegeben wurde, und verwenden Sie den Tab Benachrichtigungshistorie, um zu überprüfen, ob die Benachrichtigung als gesendet oder fehlgeschlagen markiert wurde.