Puedes subir archivos a cualquier carpeta o subcarpeta de tu Drive usando arrastrar y soltar o la opción Más. Los archivos subidos a la Drive están disponibles para su uso en artículos, personalización de página principal y elementos de reutilización de contenido en toda tu base de conocimiento.
Por qué gestionar archivos en Drive
La unidad es la única fuente de verdad para todos los activos de tu base de conocimiento. Subir archivos a través de Drive — en lugar de directamente en el editor de artículos — te da un mayor control sobre dónde se almacenan los recursos, cómo están organizados y cómo se reutilizan en tu contenido.
Subir desde Drive en lugar de en línea en el editor te permite:
- Guarda los activos en una estructura de carpetas predecible y organizada que refleje tu jerarquía de categorías.
- Añade etiquetas y texto alternativo en el momento de subir, haciendo que los archivos sean inmediatamente buscables y accesibles.
- Reutiliza el mismo archivo en varios artículos sin duplicarlo, manteniendo tu Drive ligero.
- Mantener un lugar central donde los colaboradores puedan encontrar, auditar y actualizar los activos compartidos.
Elegir el método de subida adecuado
| Método | Mejor para | ¿Funciona en carpetas vacías? |
|---|---|---|
| Arrastrar y soltar | Subir rápidamente uno o más archivos cuando la carpeta ya está abierta en el panel principal. | Sí — usa el área de arrastrar y soltar en el centro de la vista de carpetas. |
| Más opciones | Subir archivos a una subcarpeta específica directamente desde el panel de navegación izquierdo sin abrir primero la carpeta. | Sí. |
Añadir un archivo usando arrastrar y soltar
Para subir archivos usando arrastrar y soltar,
- Haz clic en el icono de Drive en la barra de navegación izquierda y abre la carpeta de destino.
- Arrastra uno o más archivos desde tu dispositivo y sueltalos en el área designada en el centro de la vista de carpetas. Alternativamente, haz clic en Subir desde mi dispositivo y selecciona tus archivos usando el explorador de archivos.
- En el panel de subida, confirma o cambia la ubicación de la carpeta donde se almacenarán los archivos. La carpeta actualmente seleccionada en el administrador de carpetas está configurada como la ubicación predeterminada.
- Añade etiquetas en el campo Etiquetas seleccionando etiquetas existentes o creando nuevas.
- Añade texto alternativo en el campo de texto alternativo . Si subes una sola imagen, introduce texto alternativo específico. Si subes varias imágenes, introduce un texto alternativo común que se aplique a todas las imágenes seleccionadas.
- Haz clic en Subir.
Añadir un archivo usando la opción Más
Para subir archivos a una subcarpeta específica desde el panel de navegación izquierdo,
- Haz clic en el icono de Drive en la barra de navegación izquierda.
- Haz clic en el icono Más junto a la carpeta de destino y selecciona Añadir archivo.
- Sube tus archivos de una de dos maneras: haz clic en Subir desde mi dispositivo y selecciona archivos usando el explorador de archivos, o arrastra y suelta los archivos en el área de subida.
- Añade etiquetas y texto alternativo común si es necesario.
- Haz clic en Subir.
Cuando se sube una imagen con el mismo nombre que un archivo existente, Drive renombra automáticamente el nuevo archivo para evitar sobrescribir — por ejemplo, logo.png se convierte logo(1).pngen . El archivo original permanece sin cambios. Si tienes intención de reemplazar un archivo existente por una versión más reciente, consulta las acciones de archivo en Drive.
Etiquetas y texto alternativo
Se recomienda encarecidamente añadir etiquetas y texto alternativo en el momento de subir. Ambos campos son opcionales pero tienen un impacto significativo en lo descubribles y accesibles que son tus archivos en toda la base de conocimiento.
| Campo | Qué hace | Notas |
|---|---|---|
| Etiquetas | Etiqueta el archivo para búsqueda y filtrado en Drive. Las etiquetas se comparten entre artículos y archivos de la misma biblioteca de etiquetas. | Disponible para todos los tipos de archivo. Al subir una mezcla de imágenes y otros formatos, solo se pueden añadir etiquetas — no texto alternativo. |
| Texto alternativo | Proporciona una descripción en texto de una imagen para lectores de pantalla y tecnología de asistencia, apoyando el cumplimiento de la accesibilidad. | Disponible solo para imágenes. Máximo 140 caracteres. Se puede añadir o editar tras subirlo a través del panel de detalles del archivo. |
El texto alternativo debe ser descriptivo y conciso, proporcionando un contexto significativo sobre la imagen. Por ejemplo, usa "Gráfico de barras que muestra ingresos del tercer trimestre por región" en lugar de "gráfico" o "imagen". Un buen texto alternativo mejora tanto el cumplimiento de accesibilidad como la buscabilidad dentro de Drive.
Límites y restricciones de archivo
Los siguientes límites se aplican a todas las subidas de archivos en Drive:
| Límite | Valor |
|---|---|
| Máximo de archivos por carpeta raíz | 5.000 archivos (incluye todos los archivos de la carpeta raíz y sus subcarpetas) |
| Tamaño máximo por archivo individual | 150 MB (unidades decimales: 1 MB = 1.000.000 bytes — aproximadamente 143,05 MiB en unidades binarias) |
| Tamaño máximo combinado para la subida de varios archivos | 160 MB |
| Resolución de imagen recomendada | Por debajo de 536 MP (megapíxeles) para compatibilidad entre navegadores |
Los nombres de archivo no deben contener los caracteres +, %, #, o =. Los archivos con estos caracteres en su nombre no se subirán. Renombra el archivo antes de subirlo si contiene alguno de estos caracteres.
Restringir los tipos de archivo permitidos
Por defecto, Document360 permite que todos los formatos multimedia se suban a la unidad. Puedes restringir las subidas a tipos de archivos específicos para hacer cumplir los estándares de activos en todo tu equipo — por ejemplo, permitiendo solo .png archivos y (y .svg archivos).
Para añadir restricciones de tipo de archivo,
- Navega a Configuración en la barra de navegación izquierda.
- Ve al portal de la base de conocimientos > configuración general de > Drive.
- Desplázate hacia abajo hasta la configuración de Drive. Por defecto, está seleccionado Permitir todos los tipos de medios .
- Haz clic en Seleccionar formatos de medios permitidos y luego en Añadir.
- Introduce el tipo de medios en el formato
media-type/extension— por ejemplo,image/png. - Introduce la Extensión en minúsculas — por ejemplo,
.png. Este campo es sensible a mayúsculas y minúsculas. - Haz clic en + para añadir el formato a la lista de permitidos.
- Haz clic en Guardar.
El campo de extensión es sensible a mayúsculas y mayúsculas. Siempre escribe extensiones en minúsculas (por ejemplo, .png, .svg, .jpg). Una extensión con mayúsculas incorrectas puede impedir que se suban archivos válidos.
Mejores prácticas
- Etiqueta los archivos en el momento de subir. Etiquetar durante el flujo de subida es más rápido que actualizar archivos individualmente más adelante, y mantiene Drive buscable a medida que tu contenido crece.
- Añade texto alternativo a cada imagen. Utiliza una descripción concisa de lo que muestra la imagen —no solo de lo que es— y mantenla por debajo de los 140 caracteres. Esto apoya el cumplimiento de la accesibilidad y mejora la buscabilidad en Drive.
- Restringir los tipos de archivo para hacer cumplir los estándares de activos. Si tu equipo sigue una convención de formato definida (por ejemplo,
.pngpara capturas de pantalla,.svgdiagramas), configura las restricciones de tipo de archivo en la configuración de Drive en lugar de depender de que los contribuyentes lo recuerden. - Usa Reemplazar para actualizar archivos existentes, no para volver a subir. Reemplazar un archivo conserva su URL original, manteniendo intactas todas las referencias de los artículos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo renombrar un archivo después de subirlo a Drive?
No, no puedes renombrar archivos después de subirlos a Drive. Esto incluye imágenes, vídeos y otros tipos de archivos. Si quieres usar otro nombre, asegúrate de renombrar el archivo antes de subirlo.