Document360 offre aux lecteurs deux façons de télécharger des articles et des catégories en PDF directement depuis le site de la base de connaissances. Ils peuvent exporter du contenu à la demande en utilisant le bouton Exporter PDF , ou télécharger un PDF précompilé généré depuis le portail et rendu disponible via le système de notifications. Les deux méthodes sont contrôlées par les paramètres que vous configurez dans le portail.
Le téléchargement PDF depuis le site de la base de connaissances est disponible exclusivement pour les projets privés et les utilisateurs connectés de projets mixtes.
Activez le téléchargement PDF dans le portail
Avant que les lecteurs puissent télécharger des PDF depuis votre site de base de connaissances, vous devez activer le bouton de téléchargement dans vos paramètres.
- Naviguez dans Paramètres () > site de la base de connaissances dans la barre de navigation de gauche.
- Sélectionnez Paramètres d’article dans le panneau de navigation de gauche.
- Faites défiler jusqu’à la section en-tête de l’article accordéon.
- Activez le bouton Afficher le téléchargement en PDF . Cette option est activée par défaut.
- Sélectionnez des options supplémentaires selon vos besoins :
| Option | Description |
|---|---|
| Autoriser le téléchargement de plusieurs articles | Permet aux lecteurs de sélectionner et d’exporter plusieurs articles ou une catégorie entière sous forme d’un seul PDF. |
| Permettre aux utilisateurs de choisir un modèle PDF lors de l’exportation | Permet aux lecteurs de choisir un modèle PDF lors de l’exportation. Les lecteurs ne voient que les modèles affichés sur le site de la base de connaissances. Si ce n’est pas sélectionné, le modèle par défaut est utilisé. |
| Masquer l’exportation PDF lorsque la limite mensuelle est atteinte | Contrôle si l’icône Exporter PDF disparaît complètement ou reste visible mais désactivée pour les lecteurs une fois que vos crédits mensuels d’exportation PDF sont épuisés. |
Les exportations PDF depuis le site de la base de connaissances tirent de la même allocation de crédit mensuelle que les exportations en masse créées à partir d’outils de contenu > d’exporter des articles, à un crédit par page exportée. Pour plus d’informations, consultez Exporter articles sous forme de PDF.
Pour créer ou gérer des modèles PDF, naviguez dans Outils de contenu () > Exporter des articles et sélectionnez l’onglet modèles PDF . En savoir plus sur les modèles PDF. Pour choisir quels modèles les lecteurs peuvent sélectionner, lisez Afficher ou masquer un modèle sur le site de la base de connaissances.
Exportation initiée par un lecteur depuis le site de la base de connaissances
Une fois le bouton de téléchargement PDF activé, les lecteurs peuvent exporter des catégories et des articles directement depuis le site de la base de connaissances.
- Accédez à la catégorie ou à l’article sur le site de la base de connaissances et cliquez sur l’icône Exporter PDF .
- Dans le panneau Export articles , sélectionnez les sous-catégories et articles à inclure.
- Si la sélection de modèles est activée, choisissez un modèle PDF dans la liste déroulante des modèles PDF . La liste déroulante liste uniquement les modèles affichés sur le site de la base de connaissances. Si aucun modèle n’est sélectionné, le modèle par défaut est utilisé.
- Cliquez sur Suivant, entrez un nom de fichier, puis cliquez sur Exporter PDF.
Le système génère le PDF côté serveur. Une fois le PDF prêt, le flux de notification décrit ci-dessous est déclenché.
- Les personnalisations appliquées au site de la base de connaissances ne sont pas reflétées dans le PDF téléchargé. Dans les bases de connaissances mixtes, les lecteurs connectés peuvent exporter à la fois des articles publics et privés, individuellement ou en masse. Les lecteurs non connectés ne peuvent exporter que des articles individuels.
- Si l’historique des versions est activé dans le modèle PDF sélectionné, le PDF exporté inclut un tableau d’historique des versions pour les articles et les catégories de pages où Afficher l’historique des versions publiées est activé.
Le tableau liste jusqu’à 10 versions publiées par article, triées de la plus récente à la plus ancienne, et inclut le numéro de version, la date de publication, l’éditeur et le résumé des versions. L’historique des versions n’est pas inclus dans les exportations de dossiers ou les catégories d’index.
Exporter une catégorie de page
Une catégorie de page peut avoir son propre contenu, ainsi que des articles et catégories enfants. Lorsque vous sélectionnez la case à cocher catégorie de page dans le panneau Exporter des articles , tout le contenu de la catégorie est sélectionné, y compris la catégorie de la page elle-même.
Pour exporter uniquement le contenu propre à la catégorie de la page :
- Survolez la page de la catégorie.
- Cliquez sur Sélectionner cet article.
- Seule la catégorie page est sélectionnée. Ses articles et catégories enfants ne sont pas inclus.
Par exemple, si Commencer est une catégorie de page avec deux articles enfants, sélectionner sa case inclut les trois éléments. Cliquer sur Sélectionner cet article ne concerne que la page Démarrer.
Pour ne supprimer que la catégorie de page de l’export :
- Survolez la page de la catégorie.
- Cliquez sur Désélectionner cet article.
Les articles et catégories enfants restent sélectionnés.
- Les options Sélectionner cet article et Désélectionner cet article apparaissent uniquement lorsque la catégorie de page contient des articles ou catégories enfants. Si elle n’a pas d’enfants, utilisez la case à cocher pour la sélectionner ou la effacer.
- Le nombre total d’éléments sélectionnés est affiché en bas du panneau Exporter des articles comme article(s) sélectionné(s). Ce nombre inclut également toute catégorie de page sélectionnée.
Comprenez que la case à cocher indique :
| État de la case à cocher | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Vérifié | Tout ce qui se trouve dans la catégorie est sélectionné, y compris le contenu propre à chaque catégorie de page |
| Dash dans la boîte | Seule une partie du contenu est sélectionnée |
| Vide | Aucun contenu de la catégorie n’est sélectionné |
Téléchargez le PDF exporté
Une fois l’exportation terminée, la manière dont le PDF est livré dépend du nombre d’articles sélectionnés.
Article unique : Le PDF se télécharge instantanément.
Plusieurs articles : Le PDF est généré côté serveur. Vous pouvez le télécharger depuis la section Notification (), ou depuis le lien de téléchargement envoyé simultanément à l’adresse e-mail enregistrée du lecteur.
Pour télécharger un PDF multi-articles depuis le centre de notification :
- Cliquez sur l’icône Notification () sur le site de la base de connaissances.
- Localisez votre exportation. Chaque notification indique l’espace de travail et la langue d’origine du PDF, la date d’exportation, et la durée pendant laquelle le lien de téléchargement reste valide.
- Cliquez sur PDF pour télécharger le fichier directement dans votre navigateur.
Les PDF exportés sont disponibles pendant 30 jours via des liens de téléchargement sécurisés et limités dans le temps. Dans les projets privés et mixtes, les PDF dans la section Notifications ne sont visibles que par l’utilisateur qui les a générés et d’autres utilisateurs autorisés. La notification et la livraison par e-mail ne s’appliquent que lorsque plusieurs articles sont exportés. Les exportations d’articles uniques se téléchargent instantanément sans notification.
PDF compilés dans le portail sur le site de la base de connaissances
Les PDF compilés dans le portail via Outils de contenu () > Exporter les articles suivent le même flux de notification. Une fois l’export du portail terminé, les lecteurs autorisés peuvent le télécharger depuis le centre de notification du site de la base de connaissances, ou via le lien email envoyé en même temps.
C’est utile lorsque vous souhaitez contrôler exactement quel contenu est exporté et comment il est stylisé, plutôt que de dépendre des exportations initiées par le lecteur, puis de montrer le fichier final à votre audience.
Pour compiler un PDF depuis le portail, voir Exporter des articles en PDF →
Considérations
| Objet | Détails |
|---|---|
| Disponibilité | Projets privés et utilisateurs connectés de projets mixtes uniquement. |
| Crédits d’exportation PDF | Chaque page exportée consomme un crédit de votre allocation mensuelle, partagé entre tous les utilisateurs. Voir les crédits d’exportation PDF. |
| Validité du lien de téléchargement | 30 jours à partir de la date d’exportation. |
| Exportation d’un seul article | Téléchargement instantané. |
| Exportation multi-articles | Livré simultanément via le centre de notifications et par email. |
| Personnalisations des sites de la base de connaissances | Ce n’est pas reflété dans les PDF téléchargés. |
| Visibilité des notifications | Visible uniquement pour l’utilisateur ayant généré l’exportation et les autres utilisateurs autorisés. |
Meilleures pratiques
- Activez la sélection de modèles pour les lecteurs avancés. Si votre base de connaissances sert les équipes techniques ayant besoin de mises en page spécifiques, activez l’option Permettre aux utilisateurs de choisir un modèle PDF afin qu’ils puissent choisir le format le plus approprié.
- Affichez aux lecteurs uniquement les modèles dont ils ont besoin. Désactivez « Afficher sur le site de la base de connaissances » pour les modèles internes ou en cours afin que le menu déroulant du site de la base de connaissances liste uniquement les modèles terminés.
- Pré-compilar les PDF pour des exportations volumineuses ou complexes. Pour les paquets de documentation nécessitant une structure spécifique, compilez le PDF dans le portail et laissez les lecteurs le télécharger via le système de notifications, plutôt que de dépendre des exportations initiées par le lecteur.
- Informez les lecteurs de l’expiration de 30 jours. Si vous partagez l’accès à la base de connaissances avec des parties prenantes externes, rappelez-leur de télécharger les PDF exportés dans les 30 jours précédant l’expiration du lien.
- Surveillez l’utilisation des crédits. Si votre équipe télécharge fréquemment de gros PDF, surveillez votre solde mensuel d’exportation de crédits PDF sur la page Export articles afin d’éviter les perturbations des lecteurs pendant les périodes de pointe.
- Exportez une catégorie de page seule lorsque vous n’avez besoin que de son aperçu. Utilisez Sélectionnez cet article dans la ligne de catégorie de page pour inclure son contenu sans chaque article enfant.
- Personnalisez les étiquettes des boutons selon la langue ou la voix de votre marque de lecture. Pour modifier les étiquettes Sélectionner cet article et Désélectionner cet article , rendez-vous dans Paramètres > Portail de la base de connaissances > Variables Espace de travail et localisation > Localisation, et modifiez le texte dans l’accordéon Exporter PDF . Pour plus d’informations, consultez Variables de localisation.
FAQ
Quelle est la différence entre une exportation initiée par un lecteur et un PDF compilé dans un portail ?
Une exportation initiée par le lecteur permet aux lecteurs de sélectionner et d’exporter eux-mêmes le contenu directement depuis le site de la base de connaissances. Un PDF compilé dans un portail est créé par un administrateur ou un éditeur dans le portail, ayant le contrôle total sur les articles inclus et le modèle utilisé. Les deux sont livrés via le même flux de notifications une fois l’export terminé.
Les lecteurs non connectés peuvent-ils télécharger des PDF ?
Dans les bases de connaissances mixtes, les lecteurs non connectés ne peuvent exporter que des articles individuels. Les lecteurs connectés peuvent exporter des articles publics et privés, individuellement ou en masse. Le téléchargement PDF n’est pas disponible pour les bases de connaissances entièrement publiques.
Combien de temps un lien de téléchargement PDF reste-t-il valide ?
Les liens de téléchargement expirent après 30 jours et sont automatiquement supprimés du centre de notifications. Les lecteurs doivent télécharger leurs PDF exportés dans cette fenêtre.
Que se passe-t-il lorsque l’allocation mensuelle de crédit d’exportation PDF est épuisée ?
Cela dépend du bouton Masquer l’exportation PDF quand la limite mensuelle est atteinte dans les paramètres de la base de connaissances > de l’article. Si activée, l’icône Exporter PDF est cachée aux lecteurs une fois les crédits expirés. Si elle est désactivée, l’icône reste visible mais devient inaccessible aux lecteurs jusqu’à ce que les crédits soient réinitialisés ou que d’autres soient ajoutés.
Les personnalisations des sites de la base de connaissances apparaîtront-elles dans les PDF téléchargés ?
Non. Les personnalisations appliquées au site de la base de connaissances ne sont pas reflétées dans les PDF téléchargés. L’apparence du PDF est entièrement contrôlée par le modèle PDF sélectionné lors de l’exportation.
Pourquoi les lecteurs ne peuvent-ils pas voir un de mes modèles PDF lors de l’exportation depuis le site de la base de connaissances ?
Le modèle est caché du site de la base de connaissances. Activez Afficher le site de la base de connaissances pour ce modèle sur la page des modèles PDF . Assurez-vous également que Permettre aux utilisateurs de choisir un modèle PDF pendant l’exportation est activé dans les paramètres de la base de connaissances > Articles.
Comment puis-je exporter une catégorie de page sans ses articles enfants ?
Dans le panneau Exporter des articles sur le site de la base de connaissances, effacez toute sélection sous la catégorie de la page, survolez la ligne de catégorie de page, puis cliquez sur Sélectionner cet article. Seul le contenu propre à la catégorie de la page est ajouté à l’exportation, et ses catégories enfants ainsi que ses articles restent non sélectionnés.
Que fait Sélectionner cet article et Désélectionner cet article dans une catégorie de page dans le panneau Exporter des articles ?
Sur une ligne de catégorie de page qui comporte des catégories ou articles enfants, le bouton Sélectionner cet article ajoute ou supprime uniquement le contenu propre à la catégorie de la page, sans changer ses catégories et articles enfants. Le bouton indique Désélectionner cet article une fois que le contenu propre à la catégorie de la page est sélectionné. Il apparaît lorsque vous survolez la ligne ou que vous y accédez au clavier.