Publier un article le rend actif sur votre site de base de connaissances et visible pour les lecteurs. Dans Document360, la publication est gérée via le bouton Workflow dans l’éditeur, le même bouton qui gère les transitions de statut du workflow comme Review 1 et Review 2. L’étiquette du bouton affiche toujours l’état actuel du workflow de l’article.
Pour plus d’informations sur la gestion des flux de travail, lisez l’article sur la gestion de l’état des flux de travail.
Quand publier un article
- De nouveaux contenus ont été rédigés, examinés et configurés, et sont prêts à être mis à disposition des lecteurs.
- Un article existant a été modifié et vous souhaitez publier la version mise à jour.
- Plusieurs articles doivent être publiés en même temps dans le cadre d’un lancement de produit ou d’une mise à jour de documentation.
Méthodes de publication
Publiez un seul article
Publiez depuis l’éditeur d’articles en utilisant le bouton Workflow. La fenêtre de confirmation Publish vous permet de consulter les tags générés par l’IA, les détails GEO/SEO et les articles associés, et de configurer la visibilité et les préférences de recherche avant de publier.
En savoir plus →Publiez plusieurs articles
Publiez en bloc depuis la page Tous les articles en sélectionnant plusieurs articles à la fois. Utile pour des publications coordonnées ou des mises à jour de documentation.
En savoir plus →Publiez un seul article
- Accédez à l’article dans le portail de la base de connaissances.
- Assurez-vous que l’article a passé tous les statuts de flux de travail assignés, par exemple Revue 1 et Revue 2.
- Cliquez sur le bouton déroulant Workflow en haut à droite de l’éditeur.
- Cliquez sur Publier.
Une fenêtre de confirmation Publier apparaît, s’ouvrant dans le panneau Aperçu .
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Éventuellement, relisez et configurez les panneaux avant de publier. Le panneau Aperçu s’ouvre par défaut et affiche les résultats de l’analyse automatique de l’article par Document360. Utilisez la liste à gauche pour naviguer parmi les autres panneaux - GEO/SEO, Tags, Articles liés, Visibilité de recherche et Préférences. Chaque panneau est décrit dans le panneau de dialogue Publier confirmation ci-dessous.
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Cliquez sur Publier (ou Programmer, si vous définissez Programmer publication sur Plus tard).
- Si l’article est dans un état de workflow en lecture seule, vous ne pouvez pas le publier directement. Passez-le d’abord à un état de workflow modifiable.
- Vous n’avez pas besoin de compléter toutes les cases dans le dialogue de publication pour publier. Les cases et les avertissements pré-publication sont là pour vous aider à optimiser l’article, mais aucun ne bloque la publication.
Publication lors de l’édition collaborative
- Si deux contributeurs sélectionnent Publier presque en même temps, les actions de publication sont achevées l’une après l’autre. Si le second contributeur a apporté de nouveaux changements, ces changements sont publiés sous forme de nouvelle version. S’il n’y a pas de nouveaux changements, une nouvelle version n’est pas créée, mais le second contributeur est enregistré comme éditeur.
- Lorsqu’un article est publié, tous ceux qui l’éditent voient une notification de publication d’article.
- Après publication, un nouveau brouillon est créé automatiquement. Le contributeur qui a publié l’article passe au nouveau brouillon, tandis que les autres contributeurs restent là où ils étaient et peuvent continuer à éditer.
- Si vous n’avez pas la permission de publier l’article, le bouton Publier est désactivé. Survolez le bouton pour voir pourquoi vous ne pouvez pas publier.
Panneau de dialogue de confirmation de publication
En plus du panneau Aperçu, la boîte de dialogue de confirmation Publier inclut des panneaux dédiés pour GEO/SEO, les tags, les articles associés, la visibilité de la recherche et les préférences. L’icône d’un panneau dans la liste de gauche devient une coche verte une fois qu’elle contient du contenu (ajouté manuellement ou généré par Eddy AI) ; les panneaux qui nécessitent encore de l’attention affichent une icône d’avertissement.
Aperçu
Voici le panneau par défaut affiché lorsque la boîte de confirmation Publier s’ouvre.
Analyse de l’article
Document360 scanne l’article et affiche son statut en haut de la boîte de dialogue dans une section pliable de vérifications pré-publication affichée uniquement lorsque le scan trouve quelque chose à signaler. Pendant que le scan s’exécute, un indicateur de progression (par exemple, 1/3 Scan du contenu de l’article...) est affiché. Une fois terminé, Document360 indique s’il a trouvé des liens brisés, des commentaires non résolus ou des accusés de réception des lecteurs dans l’article.
Les avertissements tels que des liens cassés, des commentaires non résolus ou des accusés de réception des lecteurs en attente sont affichés uniquement pour la visibilité et ne bloquent pas la publication.
Correction avec Eddy AI
Chaque fois que GEO/SEO, tags ou articles associés manquent de contenu, une carte Correction avec Eddy AI apparaît dans le panneau Aperçu, indiquant quels panneaux nécessitent encore de l’attention. Cliquez sur Correction automatique ! pour générer du contenu pour chacun d’eux en une seule étape, au lieu d’ouvrir chaque case et de cliquer sur Générer individuellement. À mesure que chaque case reçoit du contenu, elle affiche la liste Corriger avec Eddy AI et son icône dans la liste du panneau de gauche devient une coche verte. Une fois que chaque case a du contenu, le panneau Aperçu confirme qu’Eddy AI a ajouté les détails manquants. Si quelque chose manque encore, il affiche un avertissement à la place, vous indiquant ce qui nécessite encore de l’attention.
Publication du calendrier
Réglé sur Immédiatement ou Plus tard. Sélectionner Ultérieur affiche les champs en ligne de fuseau horaire, Date et Heure , et le bouton de confirmation passe de Publier à Programme. Voir Publication de calendrier.
Statut de l’article publié
Réglez sur Aucun, Nouveau, Mis à jour, ou une étiquette personnalisée configurée pour votre projet. Choisir autre chose que Aucun affiche un statut Afficher pour le champ où vous définissez combien de jours l’indicateur reste visible sur le site de la base de connaissances. Réglez-le à 0 pour l’afficher indéfiniment.
Vous pouvez définir automatiquement des indicateurs de statut pour les articles nouveaux et mis à jour en activant l’Affichage automatique du statut des articles dans Paramètres () > site de la base de connaissances > Paramètres d’articles > Gestionnaire de catégories.
Visibilité des versions
Activez la fonction pour afficher les informations de version sur votre site de base de connaissances. Cela révèle un champ Personnaliser le numéro de version , prérempli avec la version de révision actuelle (par exemple, V1), que vous pouvez modifier pour utiliser un format personnalisé tel que V1.1, 2.0 ou Release-3.
- Les numéros de version peuvent contenir des lettres, des chiffres, des traits d’union (-) et des soulignements (_), avec une longueur maximale de 20 caractères. Chaque numéro de version doit être unique dans un article.
- Jusqu’à 10 versions peuvent être visibles sur le site de la base de connaissances à la fois. Lorsqu’une nouvelle version est rendue visible au-delà de cette limite, la version visible la plus ancienne est retirée de la liste des visibles mais reste disponible dans l’historique des révisions de l’article.
Publier un commentaire
Ajoutez un commentaire dans le champ Publier un commentaire (jusqu’à 160 caractères). Ce commentaire est sauvegardé avec la version et peut apparaître dans l’historique des versions sur le site de la base de connaissances et dans les exportations PDF, selon les paramètres de votre projet.
Si l’option Rendre le commentaire obligatoire est activée pour ce statut de workflow, vous devez entrer un commentaire avant que l’article puisse être publié. Si le bouton est désactivé, le champ de commentaire est optionnel.
IA et optimisation pour la recherche (GEO/SEO)
Ce panneau contrôle l’apparence de votre article dans les moteurs de recherche traditionnels et les moteurs de recherche et de réponses alimentés par l’IA (Générative Engine Optimization, ou GEO).
- Sélectionnez Exclure des résultats externes des moteurs de recherche si l’article ne doit pas être indexé par des moteurs de recherche publics tels que Google.
- Méta-titre : Pré-rempli avec le titre de l’article. Modifiez-le pour personnaliser l’apparence du titre dans les résultats de recherche.
- Slug : Pré-rempli avec une version adaptée à l’URL du titre de l’article. Modifiez-le pour personnaliser le chemin de l’URL de l’article.
- Description : Saisissez manuellement une description GEO/SEO personnalisée, ou cliquez sur Générer pour qu’Eddy AI en crée une basée sur le contenu de l’article. Cela nécessite un minimum de 200 mots.
Tags
Les tags améliorent la découverte d’articles dans votre recherche de base de connaissances.
- Cliquez sur Générer pour que Eddy AI recommande des tags basés sur le contenu de l’article. Nécessite un minimum de 50 mots. Les tags suggérés sont intitulés Eddy AI Recommande.
- Sélectionnez parmi les tags existants ou saisissez-les manuellement.
- Supprimez les tags en cliquant sur l’icône X à côté.
Articles connexes
Les articles connexes font apparaître du contenu pertinent à la fin d’un article pour maintenir l’intérêt des lecteurs.
- Activez Auto relier cet article à tous les articles apparentés pour créer automatiquement un lien bidirectionnel : si cet article est ajouté comme article lié à un autre article, cet autre article apparaît automatiquement dans la liste des articles connexes de cet article, et inversement. Cela supprime le besoin d’ajouter manuellement la relation des deux côtés.
- Cliquez sur Générer pour des suggestions issues de votre base de connaissances. Cela nécessite un minimum de 200 mots.
- Recherchez manuellement et ajoutez des articles associés via le champ de recherche. Les articles ajoutés apparaissent sous Articles ajoutés, où vous pouvez les déplacer pour les réordonner ou en supprimer un avec l’icône x .
Relier automatiquement cet article à tous les articles connexes (lien bidirectionnel entre articles spécifiques) est un cadre différent du paramètre de recommandation d’articles liés dynamiques à l’échelle du projet, où Eddy AI suggère des articles connexes aux lecteurs sur le site de la base de connaissances en temps réel. Les deux peuvent être utilisés indépendamment ou ensemble.
Visibilité en recherche
Ce panneau gère les paramètres de recherche de l’article. L’article reste accessible via son URL directe ou le menu de navigation même lorsqu’il est exclu de la recherche.
- Exclure de la recherche dans la base de connaissances : Empêche l’article d’apparaître dans les résultats de recherche de la base de connaissances sur site.
- Exclure de la recherche assistée par Eddy AI : Empêche Eddy AI d’apparaître dans les résultats de recherche assistés par IA.
Préférences
Ce panneau vous permet de gérer les paramètres du portail et de la base de connaissances pour l’article.
- Portail
- Afficher la vue plan : Affichez la vue plan dans l’éditeur pour visualiser la structure de l’article afin d’améliorer l’organisation et la navigation lors de la rédaction.
- Site de la base de connaissances
- Autorisez les commentaires : Permettez l’engagement des lecteurs en leur permettant de commenter l’article via Disqus.
- Afficher la table des matières : Affichez une table des matières pour aider les lecteurs à naviguer vers les sections clés de l’article.
- Afficher l’historique des versions publiées : Afficher l’historique des versions de l’article sur le site de la base de connaissances afin que les lecteurs puissent consulter les versions précédemment publiées.
- Permettre les retours : Permettre aux lecteurs de revenir sur l’article afin d’améliorer la qualité, de favoriser l’engagement et de prioriser les besoins des utilisateurs.
Ces préférences sont également disponibles en dehors de la boîte de dialogue de confirmation Publier. Dans l’éditeur d’articles, cliquez sur l’icône Plus () et sélectionnez Plus d’options d’article, puis ouvrez l’onglet Préférences . Pour un détail complet de chaque option, voir Préférences.
Publiez plusieurs articles
- Naviguez jusqu’à Documentation () dans la barre de navigation de gauche.
- Cliquez sur Tous les articles () dans le panneau de navigation de gauche.
- Sélectionnez les cases à cocher à côté des articles que vous souhaitez publier.
- Cliquez sur Publier () depuis la barre d’actions en masse.
Le bouton Publier apparaît uniquement lorsque tous les articles sélectionnés ne sont pas publiés. Si même un article sélectionné est déjà publié, le bouton ne s’affichera pas. Utilisez l’option Filtrer pour restreindre la liste aux articles non publiés avant de sélectionner. Vous pouvez également publier en bloc des articles dans des catégories spécifiques depuis une page de catégorie Dossier ou Index.
Que se passe-t-il lorsque vous publiez un article
- L’article devient visible sur le site de la base de connaissances pour les lecteurs.
- Le statut de l’article passe de Brouillon à Publié sur le portail.
- Si vous republiez un article édité, la version mise à jour remplace immédiatement la version précédemment publiée.
- Tous les tags, détails GEO/SEO, articles associés, visibilité de recherche et paramètres de préférences configurés dans la boîte de dialogue de confirmation Publication sont sauvegardés avec la version.
- Les articles publiés sont indexés par les moteurs de recherche, sauf s’ils sont exclus dans les panneaux GEO/SEO ou de visibilité de recherche.
Désarchiver un article déjà publié ne nécessite pas de republication. L’article revient avec son dernier statut connu, et un article Publié devient immédiatement disponible sur le site de la base de connaissances. Voir Articles d’archive.
Meilleures pratiques
- Effectuez des revues du flux de travail avant de publier. Si votre projet utilise des statuts de flux de travail personnalisés, assurez-vous que l’article a passé toutes les étapes de revue requises avant sa publication.
- Utilisez Correction automatique avant de lancer la publication. Cliquez sur Correction automatique ! dans la boîte de confirmation Publier pour générer des tags, une description GEO/SEO et des articles associés en une seule étape, plutôt que de les ajouter après coup.
- Utilisez des indicateurs d’état pour les lancements. Utilisez l’indicateur Nouveau ou Mis à jour lors de la publication de contenus importants afin que les lecteurs puissent rapidement repérer ce qui a changé.
- Filtrez avant la publication en masse. Sur la page Tous les articles, utilisez le filtre Statut pour isoler les articles Brouillons ou Nouveaux avant de les sélectionner pour la publication en masse. Cela évite d’inclure accidentellement des articles déjà publiés, ce qui fera disparaître le bouton Publier.
FAQ
Où se trouve le bouton Publier dans Document360 ?
L’option Publier fait partie du bouton Flux de travail en haut à droite de l’éditeur. Cliquez sur le bouton Flux de travail et sélectionnez Publier dans le menu déroulant.
Pourquoi suis-je incapable de publier un article ?
Il existe quelques raisons courantes pour lesquelles l’option Publier peut être indisponible. Vous pouvez ne pas disposer des autorisations requises dans les paramètres Rôles et d’accès au contenu. Si vous avez forké un article publié, le bouton Publier restera inactif jusqu’à ce que vous modifiez la version bifurquée. Sur la page Tous les articles, si un article sélectionné est déjà publié, le bouton Publier n’apparaîtra pas — désélectionnez les articles publiés et réessayez.
J’ai publié un article mais il n’apparaît pas sur le site de la base de connaissances. Que devrais-je faire ?
Vérifiez ce qui suit : assurez-vous que l’article n’est pas défini sur Caché dans le portail ; vérifiez qu’aucune restriction d’accès n’a été appliquée à l’article ; vérifiez l’existence de règles de redirection associées à l’article ; et confirmez que l’espace de travail est défini sur Public. Si l’article est visible sur le site mais n’apparaît pas dans les résultats de recherche, vérifiez le panneau de visibilité de recherche dans la boîte de dialogue de confirmation Publication, ou contactez le support Document360 pour demander un réindexage de recherche.
Pourquoi le bouton Générer est-il inactif lors de l’ajout de tags, d’une description GEO/SEO ou d’articles connexes ?
Les suggestions de tags Eddy AI nécessitent une longueur minimale d’article de 50 mots. La description GEO/SEO et les suggestions d’articles associés nécessitent un minimum de 200 mots. Assurez-vous que l’article atteint le seuil de nombre de mots avant d’utiliser Générer, ou l’option Correction Automatique ! pour ces cases.
Quelle est la différence entre masquer un article et l’exclure de la recherche ?
Masquer un article le retire entièrement du site de la base de connaissances, y compris la navigation et la recherche. Exclure un article utilisant les options Exclure de la recherche de la base de connaissances ou Exclure de la recherche assistée par IA d’Eddy ne fait que le supprimer des résultats de recherche respectifs — l’article reste publié et accessible via son URL directe ou le menu de navigation.
Si un article est caché, sera-t-il indexé par les moteurs de recherche ?
Non. Les articles cachés ne sont pas indexés par les moteurs de recherche depuis votre site de base de connaissances et n’apparaîtront pas dans les résultats de recherche externes.