Organisation Ihrer Wissensbasis

Document360 verwendet eine fünfstufige Hierarchie, um all Ihre Dokumentation zu strukturieren. Das Verständnis dieser Struktur hilft Ihnen, eine Wissensdatenbank zu planen und zu pflegen, die leicht zu navigieren ist

Die Hierarchie

Alles in Document360 folgt dieser Struktur, vom äußersten Container bis hin zu einzelnen Inhalten:

Jedes Level erfüllt einen eigenen Zweck. Zusammen geben sie Ihnen eine feine Kontrolle darüber, wie Ihre Inhalte organisiert sind, wer darauf zugreifen kann und in welcher Sprache sie präsentiert werden.

Projekte

Ein Projekt ist Ihr Top-Level-Container. Es enthält alles – Arbeitsbereiche, Inhalte, Benutzer, Einstellungen und Konfigurationen. Wenn Sie sich bei Document360 anmelden, ist Ihr Projekt-Dashboard das Erste, was Sie sehen. Jedes Projekt ist unabhängig und hat eigene Abonnements, Einstellungen und Teammitglieder.

Arbeitsbereiche

Innerhalb eines Projekts können Sie einen oder mehrere Arbeitsbereiche erstellen. Betrachten Sie einen Arbeitsplatz als eine separate, eigenständige Wissensbasis. Jeder Arbeitsbereich hat seinen eigenen Inhaltsbaum, eine eigene URL und kann auf verschiedene Sichtbarkeitsstufen eingestellt werden – öffentlich, Beta oder veraltet.

Arbeitsbereiche sind nützlich, wenn man verschiedene Zielgruppen oder Produktlinien hat, die unterschiedliche Dokumentationen benötigen. Wenn du ein neues Projekt erstellst, wird automatisch ein Standard-Arbeitsbereich namens v1 erstellt.

Sprachen

Jeder Arbeitsbereich unterstützt mehrere Sprachen, sodass Sie lokalisierte Dokumentation in ihrer bevorzugten Sprache an die Leser liefern können. Du legst pro Arbeitsbereich eine Standardsprache ein und fügst mehr hinzu, wenn deine Zielgruppe wächst.

Kategorien

Kategorien organisieren Ihre Inhalte innerhalb jeder Sprache. Sie funktionieren wie Ordner, die verwandte Artikel gruppieren und die Navigationsstruktur definieren, die Ihre Leser sehen. Document360 unterstützt vier Kategorientypen: Ordner-, Index- und Seitenkategorien. Du kannst Kategorien in Unterkategorien einbetten, um so viel Tiefe wie dein Inhalt zu schaffen.

Artikel

Artikel sind der Inhalt, für den Ihre Leser kommen. Sie befinden sich innerhalb von Kategorien und sind die Kernbausteine deiner Wissensdatenbank. Sie können einen Artikel von Grund auf erstellen, aus einer Vorlage oder mit Eddy AI. Jeder Artikel folgt einem Workflow vom Entwurf bis zur Veröffentlichung.

Wie sieht das in der Praxis aus

Hier ein einfaches Beispiel. Stellen Sie sich ein Unternehmen namens Acme vor, das Projektmanagement-Software herstellt. Sie haben zwei Zielgruppen – alltägliche Nutzer und Entwickler, die völlig unterschiedliche Dokumentationen benötigen.

So würde Acme ihr Document360-Projekt strukturieren:

Beide Arbeitsbereiche befinden sich im selben Projekt, daher verwaltet Acme sie von einem Ort aus. Dasselbe Abo, gleiches Team, gleiche Einstellungen. Aber für einen Leser wirken sie wie zwei völlig verschiedene Seiten.

Arbeitsbereich oder Kategorie – welche brauchst du?

Das ist die Frage, bei der die meisten neuen Nutzer hängen bleiben. Hier ist eine einfache Regel:

✅ Nutze einen neuen Arbeitsplatz, wenn...

Das Publikum ist völlig unterschiedlich und man möchte nie, dass beide Gruppen denselben Inhalt suchen. Ein Entwickler und ein Kundensupport-Mitarbeiter haben nichts gemeinsam, also sorgen getrennte Arbeitsbereiche dafür, dass das Erlebnis für beide sauber bleibt.

✅ Benutze eine neue Kategorie, wenn...

Es ist das gleiche Publikum, nur ein anderes Thema. "Abrechnung" und "Fehlerbehebung" sind unterschiedliche Themen, aber beide beziehen sich auf denselben Nutzer. Sie gehören also als Kategorien innerhalb desselben Arbeitsbereichs, nicht als separate Arbeitsbereiche.

Best Practices

Diese Tipps halten Ihre Wissensbasis sauber, während sie wächst:

1. Beginnen Sie mit 3–5 Kategorien auf höchster Ebene. Du kannst später immer noch neu organisieren. Document360 ermöglicht es, Kategorien und Artikel jederzeit per Drag & Drop zu verschieben, ohne bestehende URLs zu zerstören.

2. Benennen Sie Kategorien nach dem, was Ihre Leser erreichen wollen, nicht nach der Terminologie Ihres internen Teams. "Fang an" funktioniert besser als "Onboarding-Flow".

3. Behalten Sie pro Artikel eine Idee. Fokussierte Artikel sind leichter über die Suche zu finden und leichter auf dem neuesten Stand zu bleiben.

4. Nutze separate Arbeitsbereiche für wirklich unterschiedliche Zielgruppen. Wenn deine Endnutzer und Entwickler sehr unterschiedliche Bedürfnisse haben, sorgen getrennte Arbeitsbereiche dafür, dass das Erlebnis für jede Gruppe sauber bleibt.

5. Vermeiden Sie es, tiefer als zwei Ebenen von Unterkategorien zu gehen. Je tiefer das Nisten ist, desto schwieriger ist es für die Leser, ihren Weg zu finden – und für Sie, ihn aufrechtzuerhalten.