Zapier - Guide de configuration

Zapier est un outil d’automatisation en ligne qui connecte Document360 à des centaines d’applications tierces sans nécessiter de code. Il fonctionne en créant des flux de travail automatisés appelés Zaps – chaque Zap se compose d’un déclencheur (un événement dans une application) et d’une action (qui se produit automatiquement dans une autre application en conséquence). Une fois que vous connectez Document360 à Zapier en utilisant un jeton API, vous pouvez créer des workflows qui déplacent les données entre Document360 et les outils déjà utilisés par votre équipe, réduisant ainsi le travail manuel et maintenant votre base de connaissances synchronisée avec le reste de votre stack.

Quand utiliser l’extension Zapier

• Vous souhaitez automatiser les tâches répétitives de documentation — par exemple, créer automatiquement un brouillon d’article Document360 lorsqu’une nouvelle ligne est ajoutée à un Google Sheet, ou lorsqu’un formulaire est soumis dans Typeform.

• Votre équipe utilise des outils de gestion de projet comme Asana, Trello ou monday.com et vous souhaitez déclencher des mises à jour de la base de connaissances lorsque les tâches atteignent un certain stade.

• Vous souhaitez connecter Document360 à des plateformes CRM comme HubSpot, Zoho CRM ou Pipedrive afin de maintenir la documentation produit alignée avec les flux de travail de vente et de support.

• Vous devez automatiser les notifications ou les mises à jour de contenu sur des outils comme Gmail ou Mailchimp lorsque des articles sont publiés ou mis à jour dans Document360.

Avant que tu commences

• Vous devez avoir un compte Zapier actif. Si vous n’en avez pas, inscrivez-vous à zapier.com.

• Vous devez avoir un compte dans l’application tierce que vous souhaitez connecter à Document360 via Zapier.

• Si vous débutez avec Zapier, consultez le guide de démarrage de Zapier pour apprendre à créer des flux de travail et automatiser des tâches avant de configurer votre premier Zap.

Comment générer le jeton API dans Document360

Le jeton API est ce que Zapier utilise pour authentifier et se connecter à votre base de connaissances Document360.

1. Naviguez vers Connexions () > Extensions () dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.

2. Dans la section Collaboration en équipe, sur la tuile d’extension Zapier , cliquez sur Connecter.

3. Une fenêtre contextuelle Zapier détaillant apparaît avec un jeton généré.

4. Cliquez sur l’icône Copier pour copier le jeton.

Ce jeton API est utilisé pour authentifier Document360 lors de la compilation de Zaps dans Zapier. Gardez-le sécurisé — traitez-le comme un mot de passe.

Cas d’utilisation Zapier pour Document360

Une fois que vous avez le jeton API, vous pouvez construire des Zaps reliant Document360 à n’importe quelle plateforme suivante. Chaque article de cas d’utilisation présente un Zap spécifique avec une configuration étape par étape :

Meilleures pratiques

• Générez le jeton API uniquement lorsque vous êtes prêt à commencer à construire votre premier Zap — le jeton est actif immédiatement et donne accès à votre base de connaissances dès sa création.

• Stockez le jeton API de manière sécurisée. Si vous soupçonnez qu’il a été compromis, retournez dans Connexions > Extensions et générez-en un nouveau — l’ancien jeton sera invalidé.

• Testez chaque Zap minutieusement dans Zapier avant de l’allumer. Utilisez l’étape de test intégrée de Zapier pour vérifier que le déclencheur et l’action fonctionnent comme prévu avec des données réelles avant que le flux de travail ne s’exécute automatiquement.

• Commencez par des Zaps simples en une seule étape (un déclencheur, une action) avant de construire des flux de travail en plusieurs étapes. Cela facilite l’identification de l’étape qui échoue si quelque chose tourne mal.

• Nommez clairement vos Zaps — par exemple, « Soumission de formulaire → Création de brouillon Document360 » — afin que votre équipe comprenne ce que fait chaque automatisation sans avoir à l’ouvrir.

FAQ