U kunt lezersaccounts eenvoudig beheren op de pagina Lezers en groepen . Hiermee kunt u nieuwe lezers toevoegen, bestaande lezers bewerken of verwijderen en zelfs lezersaccounts converteren naar teamaccounts. U kunt ook bepalen welke inhoudslezers accounts kunnen openen, deactiveren of activeren, en lezergegevens kunnen filteren of exporteren.

Het beheren van een kennisbank vereist naadloze toegangscontrole en efficiënt accountbeheer. Met flexibele gebruikersrollen kunt u toegang verlenen tot relevante inhoud en tegelijkertijd gevoelige informatie beschermen. Naarmate de behoeften evolueren, kunt u lezers eenvoudig upgraden naar bijdragers, zodat u verzekerd bent van een soepele overgang. Voor audits of rapportage helpt het filteren en exporteren van gebruikersgegevens bij het analyseren van activiteiten en het optimaliseren van machtigingen. Deze gestroomlijnde aanpak houdt uw kennisbank georganiseerd en toegankelijk.

NOTITIE
U kunt alleen lezers en lezersgroepen toevoegen en beheren als de toegang tot de site van uw Document360-project is ingesteld op Privé of Gemengd.

Overzicht van de pagina Lezers en groepen

Navigeer naar {{variable.Settings}} () > {{variable.Settings - Users and security}} > {{variable.Readers n groups}} > {{variable.Readers}} in de Knowledge Base-portal.

User management interface displaying reader accounts and their statuses in a knowledge base.

Belangrijkste elementen van de lezerspagina :

Zoeken naar lezersaccount: zoek naar een lezersaccount op naam.
Lijst met lezersaccounts: Toont alle lezersaccounts voor het project.
Status: Geeft aan of het account actief of inactief is. Een inactieve status geeft aan dat het account is gedeactiveerd.
Contentrol en toegang: Toont de contentrol en contenttoegang die aan het account zijn toegewezen.
Groepsnaam: Als het account tot een groep behoort, wordt de groepsnaam weergegeven.
Selecteer het gewenste lezeraccount en de volgende opties verschijnen:
Convert to SSO account: Zet het lezersaccount om naar een SSO-account.
Convert to team account: Zet het lezersaccount om naar een teamaccount.
Deactivate/Activate: Deactiveer of activeer het lezersaccount.
Delete: Verwijder het lezersaccount.
Plaats de muisaanwijzer op een lezersaccount om toegang te krijgen tot:
E-mailmeldingen (): Bekijk de e-mailactiviteitsgeschiedenis van de afgelopen 30 dagen.
Edit (): Bewerk de configuratie van het lezersaccount
Delete (): Verwijder het lezersaccount.
Andere kenmerken:
Export CSV: Exporteer de lijst met lezersaccounts als een CSV-bestand.
Filter: Gebruik filters om de resultaten te verfijnen op inlogstatus, laatste inlogdatum, accounttypen of status.
Create: Maak een nieuw lezersaccount aan.

Een nieuw lezersaccount aanmaken

Een nieuw lezersaccount maken:

Navigeer naar {{variable.Settings}} () > {{variable.Settings - Users and security}} > {{variable.Readers n groups}} > {{variable.Readers}} in de Knowledge Base-portal.
Klik op de vervolgkeuzelijst Maken in de rechterbovenhoek en kies Nieuwe lezer om het deelvenster Lezeraccount maken te openen.
Voer in het veld E-mail de gewenste e-mailadressen in van de accounts die u wilt toevoegen.
NOTITIE
U kunt maximaal 5 e-mails tegelijk toevoegen, gescheiden door een komma.
Schakel het selectievakje {{glossary.SSO}} gebruiker in om de lezer toe te voegen als SSO-gebruiker.
Als u het selectievakje voor SSO-gebruiker heeft ingeschakeld, selecteert u een SSO-configuratie in het vervolgkeuzemenu SSO selecteren .
Klik op het selectievakje Uitnodigingsmail overslaan als u niet wilt dat uw nieuwe lezers een uitnodigingsmail ontvangen.
Selecteer de gewenste toegang tot inhoud voor de nieuwe lezers.
In Groepen toewijzen kunt u de lezers toewijzen aan bestaande lezersgroepen. Dit veld is optioneel.
Als u klaar bent, klikt u op Lezersaccount maken.

NOTITIE
Teamaccounts met de rollen Beheerder en Eigenaarsportal in een project kunnen een lezersaccount toevoegen en verwijderen. Aangepaste rollen met de machtiging Teamaccounts beheren kunnen ook lezersaccounts toevoegen.

Creating a reader account with email and content access options in the interface.

Lezersaccounts importeren

U kunt de functie Lezers importeren gebruiken om meer dan vijf accounts in één keer toe te voegen. (maximaal 500 lezers)

Navigeer naar {{variable.Settings}} () > {{variable.Settings - Users and security}} > {{variable.Readers n groups}} > {{variable.Readers}} in de Knowledge Base-portal.
Klik op de vervolgkeuzelijst Maken in de rechterbovenhoek en kies Lezers importeren om het deelvenster Lezer importeren te openen.
Schakel het selectievakje voor SSO-gebruiker in om de lezer toe te voegen als SSO-gebruiker.
Als u het selectievakje voor SSO-gebruiker heeft ingeschakeld, selecteert u een SSO-configuratie in het vervolgkeuzemenu SSO selecteren .
Download het CSV-bestandssjabloon door op de optie "Sjabloon downloaden" te klikken.
Open het gedownloade CSV-bestand in een lokale toepassing zoals MS Excel en voer de nieuwe e-mailadressen en voor- en achternaam van het account in.
Sla het bestand op en upload het CSV-bestand in het Document360-paneel door op Klik om te uploaden te klikken. U kunt het bestand ook slepen en neerzetten in het aangewezen neerzetframe.
De gegevens worden gevalideerd en de Geldige e-mails en Ongeldige e-mails worden weergegeven in de overzichtstabel Validatie .
Klik op Uitnodigingsmail overslaan als u niet wilt dat uw nieuwe gebruikers een uitnodigingsmail ontvangen.
Wijs de toegang tot en groep voor de geïmporteerde lezersaccounts toe met behulp van de respectieve vervolgkeuzelijst.
Klik op de knop Importeren .

Import readers feature allows uploading CSV files for adding new users efficiently.

Lezersaccounts beheren

Een lezersaccount bewerken

De configuratie van een lezersaccount bewerken:

Navigeer naar {{variable.Settings}} () > {{variable.Settings - Users and security}} > {{variable.Readers n groups}} > {{variable.Readers}} in de Knowledge Base-portal.
Plaats de muisaanwijzer op het gewenste lezersaccount en klik op het pictogram Bewerken ().
Er verschijnt een pagina met gedetailleerde informatie.
Plaats de muisaanwijzer op de accountnaam van de lezer en klik op het pictogram Bewerken om basisgegevens zoals de voornaam en achternaam te configureren.
U kunt de datum van de laatste actieve activiteit en de aanmaakdatum van het lezersaccount bekijken onder de naam van het lezersaccount.
Klik op Toegang tot inhoud beheren om de toegang tot inhoud voor het lezersaccount te beheren.
Selecteer de gewenste toegang tot inhoud:
1. Geen: Geen toegang tot de inhoud van de kennisbank.
2. Alle: Heeft toegang tot alle inhoud van de kennisbank in elke werkruimte en taal.
3. Werkruimte/taal: Heeft toegang tot inhoud in specifieke werkruimten en talen.
4. Categorie: Heeft toegang tot bepaalde categorieën in specifieke werkruimten en talen.
Klik op Bijwerken.
Voeg op het tabblad Gekoppelde groepen het lezersaccount toe aan alle lezersgroepen.
NOTITIE
Lezers kunnen alleen de specifieke categorieën zien waartoe ze toegang hebben gekregen en krijgen niet automatisch toegang tot bovenliggende categorieën of andere niveaus van subcategorieën.

Editing a reader account in the Knowledge base portal

Een lezersaccount verwijderen

U kunt een lezersaccount verwijderen door de onderstaande stappen te volgen:

Navigeer naar {{variable.Settings}} () > {{variable.Settings - Users and security}} > {{variable.Readers n groups}} > {{variable.Readers}} in de Knowledge Base-portal.
Plaats de muisaanwijzer op het gewenste lezersaccount en klik op het pictogram Verwijderen ().
U kunt ook het selectievakje naast een of meer accounts inschakelen en bovenaan op Verwijderen () klikken.
Klik op Ja in het bevestigingsvenster voor verwijderen .

User management interface showing selected reader account and delete option.

Een lezersaccount omzetten naar een SSO-account

Een of meer lezersaccounts converteren:

Navigeer naar {{variable.Settings}} () > {{variable.Settings - Users and security}} > {{variable.Readers n groups}} > {{variable.Readers}} in de Knowledge Base-portal.
Selecteer de gewenste lezeraccount(s) en klik op Converteren naar SSO-account.
Het paneel Account converteren verschijnt.
Selecteer de gewenste SSO-configuratie.
Klik op Doorgaan.
De SSO-accounts zijn te herkennen aan een SSO-badge naast de naam van het teamaccount.

NOTITIE
Wanneer een lezersaccount wordt omgezet in een teamaccount, blijven alle bijdragen van de lezer (bijv. analytische gegevens en feedback) behouden.

User interface for converting reader accounts to SSO in Document360 application.

Een lezersaccount omzetten in een teamaccount

Een of meer lezersaccounts converteren:

Navigeer naar {{variable.Settings}} () > {{variable.Settings - Users and security}} > {{variable.Readers n groups}} > {{variable.Readers}} in de Knowledge Base-portal.
Selecteer de gewenste lezersaccount(s) en klik op Converteren naar teamaccount.

NOTITIE
Als u een SSO-lezer selecteert, wordt het account geconverteerd naar een SSO-teamaccount.

Wijs toegangsmachtigingen voor de portal toe via de vervolgkeuzelijst voor de portaalrol .
Wijs machtigingen voor inhoudstoegang toe via de vervolgkeuzelijst voor de rol Inhoud en de vervolgkeuzelijst voor inhoudstoegang .
Als optionele stap kunt u het lezersaccount toewijzen aan bestaande lezersgroepen vanuit de vervolgkeuzelijst Kaart met bestaand teamaccount .
Klik op Bevestigen om de lezer om te zetten in een teamaccount.

NOTITIE
Wanneer een lezersaccount wordt omgezet in een teamaccount, blijven alle bijdragen van de lezer (bijv. analytische gegevens en feedback) behouden.

Converting a reader account to a team account in the Knowledge base portal

Een lezersaccount deactiveren en activeren

Een lezersaccount deactiveren:

Navigeer naar {{variable.Settings}} () > {{variable.Settings - Users and security}} > {{variable.Readers n groups}} > {{variable.Readers}} in de Knowledge Base-portal.
Selecteer het gewenste lezersaccount en klik bovenaan op Deactiveren .
Het deactiveringspaneel voor de lezer bevestigen wordt weergegeven.
Klik op Deactiveren.

NOTITIE
Wanneer een lezersaccount wordt gedeactiveerd, blijven hun analytische gegevens en feedback behouden, maar wordt de toegang tot de kennisbanksite ingetrokken.

Een lezersaccount activeren:

Selecteer een of meer gedeactiveerde lezersaccounts.
Klik op Activeren.
Klik op Bevestigen in het activeringspaneel van de lezer bevestigen .

Deactivating and activating the reader accounts in the Knowledge base portal

Accountgegevens van de lezer filteren en exporteren

Navigeer op de overzichtspagina van Reader en groepen naar de rechterbovenhoek, waar u CSV exporteren en filter kunt bekijken.

Reader-accounts filteren

De lijst met lezersaccounts verfijnen:

Klik op de knop Filter .
Gebruik de volgende parameters om uw zoekopdracht te verfijnen en klik vervolgens op Toepassen:
1. Inlogstatus: Geregistreerde lezers, Nooit ingelogde lezers
2. Laatste inloggegevens: 7 dagen, 30 dagen, 3 maanden, 1 jaar en aangepaste datum.
3. Accounttype: SSO-gebruiker, Document360-gebruiker.
  NOTITIE
  Als u het filter voor SSO-gebruikers selecteert, wordt een lijst met beschikbare SSO-configuraties weergegeven.
4. Status: Alle, Actief, Inactief.

User management interface displaying active readers and filter options for knowledge base access.

Een lezersaccount exporteren

Klik op CSV exporteren om de gefilterde lijst met lezersaccounts als CSV-bestand te downloaden naar de lokale opslag van uw apparaat.

Overview of reader accounts with options to export and manage access settings.

Koop meer lezersaccounts

Als u meer Reader-accounts nodig heeft dan uw huidige abonnement biedt, kunt u deze als add-on kopen. Het totale aantal beschikbare Reader-accounts en het totale aantal gebruikte Reader-accounts zijn beschikbaar boven aan de pagina.

Klik op de optie Upgrade uw abonnement en navigeer naar de prijspagina.
Kies het gewenste abonnement, de functies en het aantal lezersaccounts.

NOTITIE
Lees voor meer informatie het artikel op Purchasing add-ons.

Probleemoplossing

Problemen met het importeren van lezers

Fout: Het uploaden van bestanden is mislukt

Deze fout treedt op als gevolg van problemen met de bestandsindeling of dubbele e-mailadressen in het geüploade bestand.

Import readers feature showing a failed file upload notification and user list.

Stappen om op te lossen:

Zorg ervoor dat de lezergegevens overeenkomen met de CSV-sjabloonindeling.
Controleer of er geen e-mailadressen worden herhaald in het bestand.
Verwijder of werk duplicaten bij om ervoor te zorgen dat alle vermeldingen uniek zijn.
Sla het gecorrigeerde bestand op en upload het opnieuw. Dit zou de fout moeten oplossen en de lezers met succes moeten importeren.

Lezer heeft geen toegang tot een gepubliceerd artikel of een gepubliceerde categorie

Lezers kunnen dit probleem tegenkomen wanneer ze niet over de benodigde machtigingen beschikken om toegang te krijgen tot de categorie of het artikel. Dit kan te wijten zijn aan beveiligingsinstellingen die de toegang voor de lezer of de bijbehorende lezersgroep beperken.

Stappen om op te lossen:

Controleer de machtigingen van de lezer: Zorg ervoor dat de lezer de juiste machtigingen heeft om toegang te krijgen tot de categorie of het artikel.
Controleer de beveiligingsinstellingen van het artikel:
1. Navigeer naar het artikel.
2. Klik op het pictogram Meer () naast de knop Bewerken of Publiceren .
3. Klik op Beveiliging > Knowledge Base-site.
4. Controleer of de lezer niet expliciet de toegang wordt ontzegd in de beveiligingsinstellingen van het artikel.
Controleer de machtigingen van de lezersgroep:
1. Ga naar het tabblad Lezersgroep in de beveiligingsinstellingen van het artikel.
2. Controleer of de lezersgroep die aan de lezer is gekoppeld, de toegang tot het specifieke artikel of de specifieke categorie niet wordt ontzegd.

{{snippet.Contact Document360 support}}

Problemen met toegangsbeperkingen oplossen

Fout: Sorry! U bent niet bevoegd om toegang te krijgen.

Deze fout treedt op wanneer de toegang van de lezer tot het artikel is beperkt vanwege beveiligingsinstellingen.

Stappen om op te lossen:

Zoek het artikel in de categorieboom.
Klik op het pictogram Meer () naast de naam van het artikel.
Selecteer Beveiliging > Knowledge Base-site.
Klik op Toegang tot inhoud toewijzen.
Verwijder de lezer uit de lezerslijst door op het pictogram Verwijderen () te klikken.
Ga terug en controleer of de lezer nu is gelabeld met de tag Overgeërfd .
Nu heeft de geselecteerde lezer toegang tot het artikel.

Geen toegang tot de bijbehorende projecten

Fout: Sorry! Er zijn geen projecten gekoppeld aan dit e-mailadres. Neem dan contact op met uw projectbeheerder.

Deze fout treedt op wanneer een lezer niet is gemaakt als SSO-lezer of niet de benodigde inhoudstoegang in het project heeft gekregen.

Error message indicating no projects associated with the email address provided.

Stappen om op te lossen:

Converteren naar een SSO-lezersaccount

Navigeer naar {{variable.Settings}} () > {{variable.Settings - Users and security}} > {{variable.Readers n groups}} in de Knowledge Base-portal.
Selecteer de gewenste lezer en klik op Converteren naar SSO-account om ze toe te voegen als SSO-lezer.
Selecteer de juiste SSO-configuratie en klik op Doorgaan.

Convert reader account to SSO with selected options and proceed button highlighted.

Toegang tot inhoud toewijzen

Plaats de muisaanwijzer op de gewenste lezer en klik op het pictogram Bewerken ().
Klik op Inhoudstoegang beheren en wijs de vereiste inhoudstoegang toe aan de lezer.
Klik op Bijwerken.
Zodra de lezer de juiste machtigingen heeft gekregen, heeft hij zonder problemen toegang tot het project.

Adding the desired content access to a reader account.

Veelgestelde vragen

Kan ik een teamlid toevoegen als teamaccount als deze al is toegewezen als lezersaccount?

Er is geen optie in Document360 om een gebruiker tegelijkertijd als lezer en als gebruiker van een teamaccount te houden. U moet ze eerst uit de lezerslijst verwijderen om ze toe te voegen als gebruiker van een teamaccount.

Hoe werken toegangsrechten voor inhoud voor een lezersaccount?

De toegang tot inhoud met de hoogste privileges wordt toegepast op de lezers.

Hoeveel lezers worden ondersteund in elk abonnement?

Professioneel abonnement: 1.000 lezers
Businessplan: 10.000 lezers
Enterprise-abonnement: 10.000 lezers

U kunt ook een add-on voor een lezersaccount kopen voor uw bestaande ondernemingsplan.

Kan ik extra lezers kopen?

Extra lezers kunnen alleen worden aangeschaft met het Enterprise-abonnement. U kunt een add-on kopen voor nog eens 10.000 lezers.

Wat moet ik doen als de lange verificatielink verloopt?

Informeer de projecteigenaar om de verificatie-e-mail te verzenden, aangezien alleen zij de toegang afhandelen.