Lembrete de revisão de artigo

Lembretes de revisão avisem os membros da equipe quando um artigo for para ser revisado, ajudando você a manter o conteúdo da base de conhecimento preciso e atualizado. Quando um artigo publicado chega à data prevista para sua revisão, ele entra em um estado estagnado . Um indicador de ponto vermelho aparece ao lado do artigo na árvore de categorias e um distintivo de Velho aparece no editor.

Você pode configurar um lembrete de revisão para disparar imediatamente ou em intervalos programados, e aplicá-lo a um único artigo ou a vários artigos ao mesmo tempo.

Quando usar lembretes de avaliação

• Defina lembretes de revisão em artigos que abordam informações sensíveis ao tempo, como preços, referências de API, políticas de conformidade ou recursos do produto que mudam com frequência.
• Use lembretes agendados para construir um ciclo regular de auditoria de conteúdo em sua base de conhecimento sem precisar acompanhar manualmente as datas de revisão.
• Use a página de lembretes de revisão de artigos nas ferramentas de conteúdo para gerenciar lembretes em todo o seu projeto a partir de um único lugar.

Defina um lembrete de avaliação

Existem três maneiras de configurar um lembrete de avaliação no Document360.

Do editor do artigo

1. Navegue até Documentação () na barra de navegação da esquerda.
2. Abra o artigo.
3. Clique no ícone Mais () no cabeçalho do artigo e selecione Mais opções de artigo. O painel de configurações do artigo aparece com a aba de lembrete de Resenha selecionada por padrão.
4. Escolha uma das seguintes opções:
   • Marque para avaliação: Imediatamente marca o artigo para revisão. Uma vez publicado, o artigo entra no estado de estagnação.
   • Lembrete de agenda: Define um lembrete em um intervalo específico. Insira o número de dias após os quais o artigo deve ser revisado.
5. Insira um motivo para a avaliação no campo Motivo para revisão . Isso é opcional, até 250 caracteres.
6. Clique em Salvar.

Da página Todos os artigos

Use a página Todos os artigos para definir lembretes para vários artigos ao mesmo tempo, ou para marcar vários artigos obsoletos como revisados em massa.

Para definir um lembrete de avaliação:

1. Navegue até Documentação () > Todos os artigos ().
2. Selecione os artigos para os quais você quer definir um lembrete.
3. Clique em lembrete de Revisão acima da lista de artigos e escolha o intervalo de lembrete em dias.

Para marcar vários artigos obsoletos como revisados:

1. Navegar até Documentação () > Todos os artigos ().
2. Clique em Filtrar, expanda o menu suspenso de lembretes de Avaliação e selecione Obsoleto para listar todos os artigos obsoletos.
3. Selecione os artigos que você deseja marcar como revisados.
4. Clique em Marcar como Revisado acima da lista de artigos.

De lembretes de revisão de artigos em ferramentas de conteúdo

1. Navegue para ferramentas de conteúdo () na barra de navegação da esquerda.
2. Acesse Gerenciamento de Conteúdo > lembretes de resenha de artigos.
3. Clique em criar lembrete de avaliação.
4. Insira o nome do Lembrete, defina a frequência do lembrete e adicione os revisores.
5. Clique em Próximo.
6. Selecione o Espaço de Trabalho e o Idioma.
7. Selecione os artigos para aplicar o lembrete.

8. Para aplicar o mesmo lembrete a todos os artigos selecionados, suas tags e colaboradores no futuro, selecione a caixa Definir esta regra para artigos/tags/colaboradores futuros .
9. Clique em definir lembrete.

Lembrete de limpar uma avaliação

Depois que um artigo foi revisado, você pode limpar seu status de estagnado marcando-o como revisado.

Do emblema de Stanque

1. Abra o artigo estagnado no portal da base de conhecimento.
2. Clique no selo Stale no cabeçalho do artigo. Um painel de revisão se abre mostrando quando o artigo ficou obsoleto e quem publicou a versão mais recente.
3. Revise o conteúdo e faça as atualizações necessárias.
4. Clique em marcar conforme revisado.

Configurações do artigo

1. Abra o artigo estagnado no portal da base de conhecimento.
2. Clique no ícone Mais () e selecione Mais opções de artigo.
3. Vá na aba de lembrete de avaliações .
4. Revise o conteúdo e faça as atualizações necessárias.
5. Clique em marcar conforme revisado.

Uma vez marcado como revisado, o status de Estagnado é eliminado e o artigo retorna ao estado de Publicado.

Indicadores de artigos estagnados

Quando um artigo entra no estado de estagnação, os seguintes indicadores aparecem:

Configurações de lembrete de revisão em nível de projeto

Proprietários de projetos e administradores podem configurar o comportamento padrão de lembrete de revisão no nível do projeto a partir de Configurações () > portal da base de conhecimento > Geral.

Melhores práticas

• Defina lembretes agendados em vez de flags de revisão manual para artigos em áreas de documentação ativa. Isso garante que o conteúdo seja revisado regularmente sem depender da memória.
• Atribua um revisor específico ao criar lembretes a partir da página de lembretes de resenhas de artigos nas ferramentas de conteúdo para que a responsabilidade fique clara.
• Filtre artigos obsoletos na página Todos os artigos como parte de uma auditoria regular de conteúdo para identificar artigos que não foram revisados no cronograma.
• Use a opção Definir esta regra para artigos futuros ao criar lembretes nas ferramentas de Conteúdo para aplicar automaticamente o mesmo intervalo de lembretes a novos artigos adicionados a uma categoria.

FAQ