Lembrete de avaliação

Lembretes de revisão de artigos permitem que você sinalize artigos para revisão periódica, para que sua base de conhecimento contenha sempre informações precisas e atualizadas. Quando um artigo publicado chega à data prevista para a revisão, ele transita para um estado obsoleto , alertando os membros do projeto de que o conteúdo precisa de atenção. Você pode aplicar lembretes em artigos individuais ou em um grupo, seja imediatamente ou em um cronograma programado.

Quando usar lembretes para resenhas de artigos

Use lembretes de avaliação nos seguintes cenários:

• Auditorias de conteúdo agendadas: Defina lembretes em intervalos regulares (por exemplo, a cada 90 dias) para garantir que todos os artigos do seu projeto sejam revisados periodicamente.
• Documentação sensível ao tempo: Sinalize artigos que abordam características, processos ou políticas que mudam com frequência.
• Atualizações pós-lançamento: Após o lançamento do produto, lembre os colaboradores de verificar se os artigos relacionados ainda refletem as últimas mudanças.
• Conformidade e governança: Garanta que conteúdos regulados ou sensíveis sejam revisados e aprovados dentro de um cronograma definido.

Antes de começar

• Apenas os Proprietários do Projeto e Administradores podem configurar configurações de lembrete de revisão em nível de projeto.
• Lembretes de revisão se aplicam apenas a artigos publicados. Artigos apenas em rascunho não entrarão no estado de Estagnação até serem publicados.

Criando lembrete de revisão de artigo a partir do editor de Documentação

1. Navegue até o artigo desejado no portal da Base de Conhecimento.

2. Clique no ícone Mais () no cabeçalho do artigo e selecione Mais opções de artigo. O painel de configurações do artigo vai aparecer.

3. A aba de lembrete de Avaliação será selecionada por padrão.

4. Em lembrete de Avaliação, escolha uma das seguintes opções:

   • Marque para avaliação: Selecione esta opção para marcar imediatamente o artigo para revisão. Uma vez publicado, o artigo entrará no estado de estagnação.
   • Lembrete de agenda: Selecione esta opção para definir um lembrete em um intervalo específico. Escolha o número de dias após os quais o artigo deve ser revisado.

5. Insira um motivo para a avaliação (opcional).

6. Clique em Salvar.

Uma vez que um artigo entra no estado de Estagnação, os seguintes indicadores aparecem:

• O artigo entra no estado de estagnação .
• Um distintivo de Velho aparece no editor de artigos. O selo Stale é interativo e permite que os usuários marquem o artigo como revisado diretamente pelo editor.
• Um indicador de ponto vermelho aparece ao lado do artigo na árvore de categorias para visibilidade rápida.
• Se um artigo estagnado for aberto no modo de edição, pode aparecer um ponto amarelo (publicado e atualmente em rascunho) junto com o ponto vermelho. Isso indica que o artigo está sendo editado enquanto permanece em estado estagnado.

Como limpar um lembrete de avaliação

Uma vez que um artigo tenha sido revisado e atualizado, você pode limpar seu status de estagnado marcando-o como revisado.

Você pode fazer isso de duas maneiras:

1. Usando o emblema de Stale
2. Usando as configurações do artigo

Usando o emblema de Stale

1. Navegue até o artigo desejado no editor de Documentação.
2. Clique no emblema Stale exibido próximo ao status do fluxo de trabalho no cabeçalho do artigo.
3. Um painel de revisão começará com detalhes sobre a última versão publicada do artigo, incluindo quando o artigo ficou obsoleto e quem publicou a versão mais recente. Revise o conteúdo e faça as atualizações necessárias.
4. Clique em marcar conforme revisado. Uma vez marcado como revisado, o status de Obsoleto será limpo e o artigo retornará ao estado de Publicado .

Usando as configurações do artigo

1. Navegue até o artigo desejado.
2. Clique no ícone Mais () no cabeçalho do artigo e selecione Mais opções de artigo. O painel de configurações do artigo vai aparecer.
3. A aba de lembrete de Avaliação será selecionada por padrão.
4. Na seção de lembrete de Revisão, o painel exibe detalhes da revisão, incluindo quando o artigo ficou obsoleto e informações sobre a última versão publicada.
5. Revise o conteúdo e faça as atualizações necessárias.
6. Clique em marcar conforme revisado. Uma vez marcado como revisado, o status de Obsoleto será limpo e o artigo retornará ao estado de Publicado .

Marcando múltiplos artigos como Revisados ou Necessitando de revisão

Você pode marcar vários artigos como Revisados ou Necessitando de revisão usando dois métodos:

1. Da página Todos os artigos
2. Do lembrete de revisão de artigo nas ferramentas de conteúdo

Da página Todos os artigos

1. Navegue até Documentação () na barra de navegação da esquerda.
2. No painel de navegação esquerdo, navegue para Todos os artigos (). A página Todos os artigos será publicada.
3. Na opção Filtro (), expanda o menu suspenso de lembrete de Avaliação e selecione Estagnado.
4. Selecione os artigos que você deseja marcar como revisados.
5. Clique na opção Marcar como Revisado disponível acima da lista de artigos.
6. Da mesma forma, para marcar vários artigos para revisão, selecione os artigos desejados, clique em lembrete de revisão e escolha os dias de lembrete pretendidos.

De lembretes de revisão de artigos em ferramentas de conteúdo

1. Na barra de navegação da esquerda, navegue até Recursos de Conteúdo > Gerenciamento de Conteúdo > Lembretes de revisão de artigos. A página de lembretes de revisão de artigos aparecerá com uma lista de lembretes que você já criou.
2. Clique em criar lembrete de avaliação. A janela de Criar lembrete vai aparecer.
3. Insira o nome do Lembrete, defina a frequência do lembrete e adicione os revisores desejados.
4. Clique em Próximo.
5. Selecione o Workspace e o Idioma desejados.
6. Após selecionar todos os artigos, a caixa de seleção Definir essa regra para futuros artigos/tags/colaboradores aparece. Selecionar essa opção aplica o mesmo lembrete de revisão para todos os artigos selecionados, suas tags e colaboradores no futuro.
7. Selecione os artigos desejados e clique em Definir lembrete.

Como configurar configurações de lembrete de revisão em nível de projeto

1. Navegue até Configurações () > Portal da base de conhecimento na barra de navegação esquerda.
2. Na página de configurações Gerais , localize a seção de lembretes de Avaliação .

Essas configurações permitem que você defina o comportamento padrão de lembrete de revisão para artigos em todo o projeto. Para informações detalhadas sobre como configurar essas configurações, veja Configurações gerais do projeto.

Melhores práticas

• Estabeleça uma cadência consistente de avaliação: Use o agendamento automático em nível de projeto para garantir que todos os artigos publicados sejam revisados em intervalos uniformes, reduzindo o risco de conteúdo passar despercebido.
• Sempre adicione um motivo para avaliação: Embora o campo Motivo da revisão seja opcional, uma nota descritiva ajuda os revisores a entenderem o que verificar, levando a avaliações mais rápidas e precisas.
• Use o painel de ferramentas de conteúdo para avaliações em larga escala: Quando você precisa aplicar lembretes em vários artigos ao mesmo tempo, a página de lembretes de revisão de artigos em Recursos de Conteúdo é mais eficiente do que configurá-los um a um pelo editor.
• Ative "Marcar conforme revisado ao publicar uma nova versão": Se os colaboradores atualizam e republicam regularmente artigos, ativar essa configuração no nível do projeto reduz a limpeza manual dos status de Obsoleto.
• Aproveite o filtro Todos os artigos: Use o filtro de Obsoleto em lembrete de Revisão na página de Todos os artigos para obter uma visão consolidada de todos os artigos atrasados e agir rapidamente em massa.

FAQ