A auditoria em equipe no Document360 permite acompanhar cada ação que seus membros realizam dentro de um projeto — desde publicar um artigo até mudar as configurações do portal — além de quem realizou a ação e quando. Ele fornece um registro de atividades completo, com carimbo de data, que apoia a responsabilidade, supervisão de conformidade e recuperação de incidentes. Você também pode usar a configuração de Auditoria para monitorar seletivamente apenas as categorias de eventos que importam para seu projeto, para que o log de auditoria permaneça focado e acionável.
Quando usar a auditoria em equipe
Use a auditoria em equipe nas seguintes situações:
- Rastreie alterações não intencionais — Descubra quem deletou ou modificou um artigo para que você possa restaurá-lo usando backup e restauração ou histórico de versões.
- Conformidade e supervisão — Monitore áreas sensíveis do seu projeto, como configurações de usuário e segurança ou mudanças na configuração do SSO, para atender aos requisitos internos de governança.
- Revisão de lançamento — Alterações na documentação de auditoria feitas durante o ciclo de lançamento do produto para confirmar o que foi publicado, renomeado ou reordenado.
Antes de começar
Somente usuários com as funções de Proprietário ou Administrador , ou uma função personalizada com acesso à auditoria da equipe, podem visualizar e atualizar as configurações de auditoria da equipe.
Como acessar a auditoria de equipe
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Navegue até Configurações () > portal da base de conhecimento na barra de navegação esquerda.
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No painel de navegação esquerdo, selecione Auditoria da Equipe.
O log de auditoria aparece, mostrando toda a atividade do usuário com o nome do evento, o usuário que a realizou, a data e hora, e o idioma.
Apenas 20 registros de auditoria são exibidos por vez. Role até o final e clique em Carregar mais para ver o próximo conjunto de 20 entradas.
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Use os filtros para restringir os dados da auditoria:
Filtro Descrição Eventos Filtre por tipos específicos de ação realizados em uma determinada área do projeto. Data da auditoria Filtre por um período de tempo: 1 ano, 3 meses, 30 dias, 7 dias ou um intervalo de datas personalizado. Atividade por usuário Filtre por um membro específico da equipe. O filtro Eventos cobre todas as áreas rastreadas do seu projeto — incluindo ações do editor de documentação, atividades do Drive, alterações nas configurações do site da base de conhecimento, configurações de widgets, gerenciamento de usuários e segurança, e configuração do portal. Você também pode filtrar por um usuário específico para visualizar apenas a atividade dele.
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Clique em Atualizar no topo para carregar a atividade mais recente.
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Clique em Exportar CSV para baixar o relatório filtrado atual para o seu dispositivo.
Você pode abrir o arquivo CSV exportado no Microsoft Excel, OpenOffice Calc, Google Docs ou qualquer ferramenta CSV compatível.
Como configurar configurações de auditoria
A configuração de auditoria permite escolher quais categorias de eventos serão registradas, mantendo seus dados de auditoria focados.
- Navegue até Configurações() > portal da base de conhecimento na barra de navegação à esquerda.
- No painel de navegação esquerdo, selecione Auditoria da Equipe.
- Vá para a aba de configuração de Auditoria .
- Para monitorar todos os eventos do projeto, ative a opção de alternar Todos os eventos .
- Para monitorar apenas áreas específicas, ative a opção de alternar para uma ou mais das seguintes categorias de eventos:
Editor de documentação
Acompanha eventos relacionados ao editor de documentação, tais como:
- Visibilidade do artigo mudada
- Configurações do artigo atualizadas
- Slug do artigo atualizado
- Título do artigo atualizado
- Artigo publicado
- Artigo criado
- Artigo renomeado
- Artigo excluído
- Artigo bifurcado
- Versão do artigo deletada
- Excluir versões de artigos em massa
- Status atualizado da tradução
- Artigos reordenados
- Colaboradores do artigo atualizados
- Status do fluxo de trabalho do artigo atualizado
- Data de entrega do fluxo de trabalho do artigo atualizada
- Responsável pelo fluxo de trabalho do artigo atualizado
- Categoria criada
- Tipo de categoria atualizado
- Configurações de categoria atualizadas
- Categoria de slug alterada
- Colaboradores da categoria atualizados
- Categoria deletada
- Categoria renomeada
- Categorias reordenadas
- Categoria publicada
- Categoria bifurcada
- Versão da categoria eliminada
- Versões de categorias de exclusão em massa
- Status do fluxo de trabalho da categoria atualizado
- Data de vencimento do fluxo de trabalho por categoria atualizada
- Responsável pelo fluxo de trabalho de categoria atualizado
- Mudança na visibilidade da categoria
- Status do lembrete da revisão do artigo atualizado
- Artigo divulgado para Crowdin
- Categorias/Artigos restaurados
- Categorias/Artigos deletados permanentemente
- Lixeira de reciclagem esvaziada
- Artigo compartilhado criado
- Link de compartilhamento gerado
- Compartilhar link excluído
- Artigo clone criado
- Artigo de referência removido
- Glossário adicionado
- Glossário atualizado
- Glossário excluído
- Glossário importado
- Múltiplos artigos compartilhados criados
- Publicação do artigo posteriormente cancelada
- Artigo programado para publicação
Propulsão
Acompanha eventos relacionados a ações de Drive, como:
- Pasta adicionada
- Pasta renomeada
- Pasta deletada
- Arquivo(s) adicionado(s)
- Arquivo atualizado
- Arquivo(s) deletados
Configurações do portal da base de conhecimento
Acompanha atividades específicas do portal, tais como:
- Workspace atualizado
- Espaço de trabalho deletado
- Espaço de trabalho criado
- Ordem de exibição do espaço de trabalho alterada
- Nível do plano mudado
- Detalhes de pagamento atualizados
- Configurações gerais do projeto atualizadas
- Backup criado
- Backup restaurado
- Canal de notificação excluído
- Canal de notificação criado
- Canal de notificação atualizado
- Addons comprados
- Assinatura criada
- API token adicionado
- Token API excluído
- Token de extensão gerado
- Token de extensão excluído
- Token de Crowdin adicionado
- Token Crowdin excluído
- Domínio de e-mail excluído
- Domínio de e-mail adicionado
- Endereço de e-mail adicionado
- Nome de usuário do e-mail adicionado
- Endereço de e-mail atualizado
- Nome de usuário do e-mail atualizado
- Exibir espaços de trabalho como menu
- Cancelamento de assinatura iniciado
Configurações do site da base de conhecimento
Abrange atividades específicas do local, tais como:
- Configurações de design do local atualizadas
- JavaScript personalizado atualizado
- CSS personalizado atualizado
- Configurações do artigo atualizadas
- Subdomínio do projeto atualizado
- Integração criada
- Integração eliminada
- Integração atualizada
- Construtor de página inicial restaurado
- Configurações do construtor de página inicial atualizadas
- Robots.txt atualizado
- Domínio do site atualizado
- Consentimento de cookies ativado
- Consentimento de cookies desativado
- Consentimento de cookies atualizado
- Barra inteligente adicionada
- Barra inteligente atualizada
- Barra inteligente habilitada
- Barra inteligente desativada
- Barra inteligente deletada
- Regra de recibo de leitura criada
- Regra de recibo de leitura atualizada
- Regra de recibo de leitura eliminada
- Defletor de bilhete excluído
- Defletor de bilhete adicionado
- Defletor de bilhete atualizado
- Helpdesk do defletor de tickets adicionado
- Helpdesk do defletor de tickets atualizado
- Helpdesk do defletor de tickets excluído
- Regra de redirecionamento de artigos adicionada
- Regra de redirecionamento de artigos atualizada
- Regra(s) de redirecionamento de artigos eliminadas
- Regra(s) de redirecionamento exportadas para CSV
- Importação de regras de redirecionamento solicitada
- Metadescrição gerada
- Detalhes do meta atualizados
- Construtor de base de conhecimento atualizado
- Construtor de base de conhecimento publicado
- Publicado no KB site 2.0
- Prévia do KB Site 2.0 criada
Configurações de widgets da base de conhecimento
Acompanha ações relacionadas a widgets, tais como:
- Configurações do widget da base de conhecimento atualizadas
- Mapeamento de URL criado
- Mapeamento de URL atualizado
- Mapeamento de URL deletado
- Configurações de widgets da base de conhecimento excluídas
- Configurações de widgets da base de conhecimento criadas
Usuários e configurações de segurança
Inclui atividades de gerenciamento de usuários, tais como:
- Visibilidade do local mudada
- Função adicionada
- Função atualizada
- Função excluída
- Grupo de segurança adicionado
- Grupo de segurança atualizado
- Grupo de segurança excluído
- Acesso ao conteúdo adicionado
- Acesso de leitor adicionado
- Acesso ao conteúdo atualizado
- Acesso do leitor atualizado
- Acesso ao conteúdo removido
- Acesso ao leitor removido
- Usuário adicionado
- Atualizado pelo usuário
- Usuário excluído
- Restrições de IP atualizadas
- Restrição de IP adicionada
- Restrição de IP eliminada
- Configurações de auto-registro atualizadas
- Leitores importados solicitados
- Importação de usuário solicitado
- Exportar usuário(s) para CSV
- Leitor(es) de exportação para CSV
- Configuração SSO adicionada
- Configuração do SSO atualizada
- Configuração SSO deletada
- Usuários do SSO convidados
- Criação do JWT
- JWT regenerado
- JWT salvou
- JWT atualizado
- JWT deletado
- Configurações de herança atualizadas
- Conta do leitor atualizada
- Conta do leitor criada
- Conta do leitor deletada
- Converter para leitor
- Converter para usuário SSO
- Converter para leitor SSO
- Converter para usuário
Configurações de ferramentas
Acompanha ações como:
- Projeto exportado
- Projeto importado
- Solicitação de importação externa de projeto
- Exportação de PDF solicitada
- Exportar modelo de conteúdo PDF adicionado
- Modelo de conteúdo PDF de exportação atualizado
- Exportar modelo de conteúdo PDF excluído
- Modelo de design PDF de exportação adicionado
- Exportar modelo de design PDF excluído
- Exportar modelo de design PDF atualizado
- Lembrete de revisão de artigo criado
- Lembrete de revisão do artigo atualizado
- Lembrete de revisão do artigo deletado
- Variável de reutilização de conteúdo adicionada
- Variável de reutilização de conteúdo atualizada
- Variável de reutilização de conteúdo excluída
- Trecho de reutilização de conteúdo adicionado
- Trecho de reutilização de conteúdo atualizado
- Reutilização de conteúdo excluída
- Modelo de artigo adicionado
- Modelo de artigo atualizado
- Template de artigo excluído
- Tag adicionada
- Tag atualizada
- Tag deletada
- Artigo importado
- Status do fluxo de trabalho adicionado
- Status do fluxo de trabalho atualizado
- Status do fluxo de trabalho excluído
- Status do fluxo de trabalho reordenado
- Encontre e substitua
- Sugestão de termos do glossário adicionada
- Glossário de reutilização de conteúdo sugerido
- Sugestão atualizada de termos do glossário
- Exportar senha PDF removida
Melhores práticas
- Permitir categorias seletivas de auditoria em vez de registrar todos os eventos em grandes projetos. Isso reduz o ruído dos registros e facilita a busca de entradas relevantes.
- Exporte e arquive relatórios CSV regularmente se seu projeto tiver requisitos de conformidade.
- Filtre por usuário antes de exportar ao investigar a atividade de um membro específico da equipe, para que o CSV contenha apenas os registros relevantes.
FAQ
O que é auditoria em equipe no portal da base de conhecimento?
A auditoria em equipe acompanha as ações realizadas pelos seus usuários dentro de um projeto Document360 — como adicionar ou atualizar artigos e alterar configurações — junto com quem realizou cada ação e quando.
Como exporto os registros de auditoria de um usuário específico?
Navegue até Configurações > portal de base de conhecimento > auditoria da equipe. Use o menu suspenso Atividade por usuário para selecionar o usuário, aplique os filtros de Data de Evento e Auditoria conforme necessário, e então clique em Exportar CSV.
Com que frequência os dados da auditoria são atualizados?
Os dados de auditoria são atualizados em tempo real. Clique em Atualizar para garantir que está visualizando a atividade mais recente.
Posso acompanhar quando uma categoria é clonada na auditoria da equipe?
Não. A clonagem de categorias não é registrada como um evento de auditoria. Como solução alternativa, filtre pelo evento criado por artigo Clone e procure artigos que estavam dentro da categoria clonada — isso fornece uma indicação indireta de que ocorreu um clone de categoria.
Como faço para descobrir quem mudou uma categoria e quando?
Navegue até auditoria de equipe e filtre os Eventos por Categorias reordenadas, depois clique em Aplicar. O registro mostra quem realizou a ação e quando. Note que o nome da categoria só é capturado se foi usado arrastar e soltar; a opção Mover não registra o nome da categoria.
Posso restringir o acesso à auditoria de equipe para certos membros?
Sim. O acesso à auditoria de equipe é controlado pelos papéis e permissões dos usuários. Somente Proprietários, Administradores e usuários com função personalizada que inclua acesso de auditoria de equipe podem visualizar ou atualizar o recurso.
Posso recuperar artigos excluídos por meio de auditoria de equipe?
Não. A auditoria da equipe registra o que aconteceu, mas não oferece opções de recuperação. Para restaurar conteúdo deletado, use os recursos de backup e restauração ou histórico de versões .
Por que o nome do artigo aparece incorretamente no registro de auditoria após uma importação do Word?
Se um artigo for renomeado durante o processo de importação do Word, o log de auditoria captura o nome original do arquivo Word em vez do nome atualizado. Para evitar isso, complete a importação primeiro e depois renomeie o artigo após a importação.
Posso monitorar eventos específicos em vez de todos os eventos do projeto?
Sim. Na aba de configuração de Auditoria , ative a opção de alternar para categorias específicas de eventos — como editor de Documentação ou Usuários & configurações de segurança — para monitorar apenas esses eventos.