O histórico de revisões no Document360 permite que você acompanhe, compare e gerencie todas as versões de um artigo a partir de um único painel. Quando um artigo publicado é editado, uma nova versão não publicada é criada automaticamente. A versão anterior é adicionada ao histórico de revisões, mas permanece ativa no site da base de conhecimento até que a nova versão seja publicada.
Isso permite que administradores, revisores e colaboradores comparem diferenças entre versões e voltem para uma versão anterior a qualquer momento.
Criar uma nova versão do artigo não exclui o conteúdo existente. Somente um usuário pode deletar manualmente versões antigas dos artigos.
Quando usar o histórico de revisões
- Acompanhe o que mudou entre duas versões de um artigo antes de republicar.
- Faça um fork em uma versão mais antiga para restaurar conteúdo de um estado anterior sem perder a versão atual.
- Use a comparação de versões para revisar as alterações de conteúdo durante o processo de revisão e aprovação.
- Use o histórico do fluxo de trabalho para ver por quais etapas uma versão do artigo passou e quem foi designado em cada etapa.
Crie uma versão do artigo
Existem duas maneiras de criar uma nova versão do artigo: fazer um fork de uma revisão antiga ou editar diretamente do editor.
Fork de uma revisão mais antiga
O fork é a abordagem recomendada quando você quer se desligar ou restaurar uma versão anterior específica. Quando você faz um fork de uma versão, o Document360 cria um novo rascunho com o conteúdo exato dessa versão, sem afetar o artigo publicado no momento.
- Navegue até o artigo no portal da base de conhecimento.
- Clique no ícone Mais () no cabeçalho do artigo e selecione Histórico de Revisões ().
- Clique em Fork na versão que você quer fazer fork.
- Clique em Sim , no prompt de confirmação. Uma nova versão preliminar é criada com o conteúdo da versão selecionada. O artigo publicado atualmente permanece ativo e inalterado.
- Clique em Abrir na versão mais recente no histórico para abri-la no editor.
- Faça as atualizações necessárias e publique quando estiver pronto.
Fazer um fork antes de fazer alterações preserva a versão original, então você sempre pode restaurá-la.
Do editor
Você também pode criar uma nova versão clicando em Editar um artigo publicado. Um novo rascunho é criado e aberto no editor. Faça suas alterações e publique quando estiver pronto.
Ações de revisão do artigo
Cada versão listada no histórico de revisões suporta as seguintes ações:
| Ação | O que ele faz |
|---|---|
| Garfo | Cria uma nova versão do artigo a partir da versão selecionada, aberta no editor para edição. |
| Excluir | Exclui permanentemente a versão do artigo. Essa ação não pode ser revertida. |
| Aberto | Abre a versão do artigo no editor. Use isso para restaurar uma versão anterior ao seu estado publicado. |
| Histórico de fluxo de trabalho | Exibe todas as etapas do fluxo de trabalho, designados, comentários e datas para essa versão. |
Você não pode deletar uma versão publicada do artigo. Apenas versões não publicadas podem ser excluídas.
Cada versão também exibe o número da versão, nome do contribuidor, data de criação e status de visibilidade.
Compare versões dos artigos
Você pode selecionar quaisquer duas versões no histórico de revisões e compará-las lado a lado.
- Navegue até o artigo no portal da base de conhecimento.
- Clique no ícone Mais () no cabeçalho do artigo e selecione Histórico de Revisões ().
- Selecione as caixas de seleção das duas versões que você deseja comparar.
- Clique em Comparar.
Critérios de destaque de conteúdo
A visualização de comparação destaca as mudanças entre as duas versões usando codificação por cores.
Conteúdo adicional:
- O texto novo está destacado em verde.
- Para imagens, vídeos, blocos de código, PDFs e tags auto-fechadas (
<br>,<hr>), o conteúdo adicionado mostra um selo verde de Adicionado . - As adições às tabelas são destacadas em verde.
Conteúdo removido:
- Texto excluído é destacado em vermelho com um riscado.
- Para imagens, vídeos, blocos de código, PDFs e tags auto-fechadas, conteúdo removido mostra um selo vermelho de Removido .
- As remoções de mesas são destacadas em vermelho.
Mudanças na formatação:
- Alterações em negrito, itálico, sublinhado, tamanho da fonte ou listas são destacadas em azul.
- Alterações de formatação não textuais, como estilos de tabela ou redimensionamento de imagem, mostram um selo azul de Modificado .
Movimentos de blocos de conteúdo e alterações de multiformatação (aplicando itálico, negrito e sublinhado simultaneamente ao mesmo bloco de conteúdo) não são destacados na visualização de comparação.
Versões de troca: O botão Swap no topo da vista de comparação inverte a ordem de comparação das duas versões selecionadas. Todos os destaques são atualizados em tempo real. O conteúdo previamente marcado como Adicionado aparecerá como Removido após a troca.
Comparar de saídas: Clique em Sair comparar no canto superior direito para retornar à visualização principal do artigo. Você é levado de volta ao local exato que estava vendo antes de entrar no modo de comparação.
Melhores práticas
- Faça um fork antes de fazer mudanças significativas em um artigo para que você sempre tenha um ponto de restauração limpo.
- Use a visualização de comparação antes de republicar uma atualização importante para verificar se apenas as mudanças pretendidas estão incluídas.
- Exclua versões redundantes de rascunhos regularmente para manter o histórico de revisões limpo e mais fácil de navegar.
- Verifique o histórico de fluxo de trabalho em uma versão ao revisar artigos em um processo de aprovação em múltiplas etapas para confirmar quem a revisou e quando.
FAQ
Posso restaurar uma revisão anterior de um artigo?
Sim. Para artigos publicados, exclua a versão bifurcada contendo edições recentes para restaurar a última versão publicada. Para rascunho ou novos artigos, faça um fork em uma revisão anterior para criar uma nova versão a partir desse ponto, ou exclua a versão forkada com edições recentes. Fazer forks antes de fazer alterações sempre preserva a versão original para que você possa restaurá-la a qualquer momento.
Como descarto as mudanças atuais e volto para a versão anterior?
Se as mudanças não foram publicadas, abra o histórico de Revisões, encontre a versão anterior e clique em Abrir para visualizá-la e restaurá-la. Isso funciona se o artigo tiver sido publicado pelo menos uma vez. Se o artigo nunca foi publicado, use a opção Backup e Restaurar nas Configurações para restaurar o conteúdo do artigo.
Por que o histórico de revisões mostra o nome de um membro da equipe com um carimbo de data e hora recente, mesmo sem ter feito alterações recentes?
Isso acontece quando um usuário faz um fork de uma versão do artigo e outro usuário a publica depois. O histórico de revisões mostra o nome do usuário que forkou a versão, junto com o carimbo de data de publicação. Para ver quem realizou cada ação separadamente, verifique o registro de auditoria da equipe.
Por que os databos das versões bifurcadas não estão em ordem cronológica?
Se versões antigas forem abertas e atualizadas após o fork, o histórico de revisões reflete o carimbo de data de data da modificação mais recente para cada versão. Isso significa que uma versão originalmente mais antiga pode aparecer com um carimbo de data mais recente se foi editada após o fork.
Posso mudar a data de publicação ou última atualização de um artigo para uma data de expiração?
Não. A data de publicação e a data de última atualização não podem ser modificadas. A última data de atualização sempre reflete a modificação mais recente, independentemente da versão publicada.