Gerenciamento de usuários

No Document360, os usuários são membros da equipe que acessam o portal da base de conhecimento para criar, editar, revisar e gerenciar conteúdo. Este artigo explica como funciona o modelo de usuário, os papéis disponíveis e links para tudo o que você precisa para gerenciar usuários no seu projeto.

Usuários vs. leitores

O Document360 possui dois tipos de conta distintos, dependendo do que a pessoa precisa fazer:

Tipo de conta	Quem eles são	Onde eles trabalham
Usuário	Membros da equipe que criam, editam, revisam e gerenciam conteúdo. Anteriormente chamadas de contas de equipe.	O portal da base de conhecimento (interface de autoria e administração)
Leitor	Usuários finais ou clientes que consomem a base de conhecimento publicada. Eles não são autores de conteúdo.	O site da base de conhecimento publicado

Os usuários são gerenciados em Configurações > Usuários e permissões > Usuários & grupos. Os leitores são gerenciados separadamente em Configurações > Usuários e permissões > Leitores.

NOTA
Qualquer usuário existente com as permissões relevantes pode adicionar ou gerenciar usuários e atribuir conteúdo ou acesso ao portal.

Como os papéis de portal e de conteúdo funcionam juntos

Cada usuário recebe duas dimensões de papel independentes que, juntas, definem o que ele pode fazer:

Função do portal — Controle quais áreas administrativas do portal da base de conhecimento um usuário pode acessar, como configurações, faturamento, integrações e gerenciamento de usuários.
Função de conteúdo — Controla quais ações relacionadas ao conteúdo um usuário pode realizar, como criar, editar, revisar ou publicar artigos.

Essas duas dimensões são atribuídas separadamente. Um usuário pode ter acesso administrativo amplo, mas permissões de conteúdo limitadas, ou vice-versa. Para uma divisão completa do que cada função permite, veja Papéis e permissões.

Papéis padrão de portais e papéis de conteúdo

Funções no portal

Função	Descrição
Proprietário	Acesso total a todos os recursos, incluindo faturamento. Apenas um Proprietário pode ser designado por projeto por vez.
Administração	Acesso a todos os recursos, exceto faturamento. Pode gerenciar usuários, projetos e configurações.
Colaborador	Pode criar, editar e publicar artigos em rascunho e páginas de categoria. Tem acesso limitado às configurações administrativas.
Resenhista	Pode acessar o portal e acessar os artigos atribuídos a eles para análise.
Função personalizada	Um conjunto personalizado de permissões de portal definido para sua organização. Criado e gerenciado em Roles e permissões.

Funções de conteúdo

Função	Descrição
Escritor de rascunho	Pode criar e editar artigos e páginas de categoria, mas não pode publicá-las.
Editor	Pode gerenciar artigos, categorias, drives, fluxos de trabalho e reutilização de conteúdo.
Resenhista	Pode adicionar comentários, atualizar status de fluxo de trabalho e definir prazos — mas não pode editar ou publicar artigos.
Nenhum	Nenhuma permissão de conteúdo atribuída. Útil para usuários cujo acesso é limitado apenas a tarefas administrativas.

Quando usar grupos

Os grupos permitem que você organize os usuários e gerencie o acesso ao conteúdo de forma coletiva. Em vez de atribuir acesso ao conteúdo para cada usuário individualmente, você atribui o acesso no nível do grupo e adiciona usuários ao grupo.

Use grupos quando:

Múltiplos usuários compartilham os mesmos requisitos de acesso ao conteúdo.
Você quer atualizar o acesso para uma equipe sem editar cada usuário individualmente.
Você está gerenciando o acesso em escala entre grandes equipes ou departamentos.

NOTA
Para os usuários, o acesso é herdado — eles podem visualizar tanto categorias quanto subcategorias, a menos que o acesso seja explicitamente restrito. A filiação ao grupo não sobrepõe restrições de acesso a conteúdos individualmente atribuídos.

A página de Usuários & grupos

Para acessar as contas e grupos da equipe :

Navegue até Configurações () > Usuários e segurança na barra de navegação esquerda do portal da base de conhecimento.
No painel de navegação esquerdo, navegue para contas e grupos > contas de equipe.

User management interface displaying user roles, statuses, and actions for account management.

Elementos-chave da aba Usuários:

Elemento	Descrição
R. Pesquise por nome ou e-mail	Procure um usuário pelo nome ou e-mail
B. Lista de usuários	Exibe o nome e o ID de e-mail de todos os usuários do projeto
C. Status	Mostra se a conta está ativa ou inativa. Um status inativo indica que a conta foi desativada.
D. Papel	Exibe o papel do portal, como Proprietário, Administrador, Colaborador ou um papel personalizado
E. Papel e acesso ao conteúdo	Mostra o papel de conteúdo e o acesso ao conteúdo atribuídos à conta
F. Nome do grupo	Se a conta pertencer a um grupo, o nome do grupo será exibido
G. Última vez vista	Exibe quando o usuário esteve ativo pela última vez. Para usuários inativos, uma opção para enviar um e-mail de ativação será exibida.

Quando você seleciona um usuário, aparecem as seguintes opções:

Ação	Descrição
Converter para conta SSO	Converter o usuário para uma conta SSO
Converter em conta do leitor	Converter o usuário em uma conta de leitor
Desativar / Ativar	Desative ou ative o usuário. Você também pode escolher converter o usuário em um leitor ou excluí-lo.

Quando você passa o mouse sobre um usuário, os seguintes ícones aparecem:

Ícone	Descrição
Notificações por e-mail ()	Veja o histórico de atividades de e-mail dos últimos 30 dias
Editar ()	Editar a configuração do usuário

Outros elementos na página:

Elemento	Descrição
Visão geral da utilização da conta	Mostra quantos usuários são permitidos no seu plano e quantos já foram criados
CSV de exportação	Exportar a lista de usuários como um arquivo CSV
Filtro	Use filtros para restringir resultados por tipo de portal, tipos de conta ou status
Adicionar	Adicionar um novo usuário

Nesta seção

Os artigos abaixo cobrem todo o ciclo de vida do gerenciamento de usuários no Document360:

Adicionar novo usuário — Convide membros da equipe e atribua a função do portal, função de conteúdo e nível de acesso.
Importar usuários — Adicionar vários usuários ao mesmo tempo usando uma importação CSV.
Editar usuário — Atualize o papel do portal ou as permissões de acesso ao conteúdo de um usuário existente.
Desative ou exclua usuário — Desative um usuário temporária ou permanentemente remova-o do projeto.
Converter usuário em leitor — Mude uma conta de usuário para uma conta de leitor.
Converter usuário para SSO — Mudar o usuário para autenticação de Single Log-On.
Filtrar e exportar usuários — Filtre a lista de usuários por função ou status, e exporte como um CSV.
Gerenciando grupos de usuários — Crie e gerencie grupos para atribuir funções compartilhadas e acesso a múltiplos usuários ao mesmo tempo.

FAQ

Como faço para criar um usuário que só consiga gerenciar a reutilização de conteúdo?

Crie um papel de conteúdo personalizado para conceder permissão ao usuário para gerenciar o reuso de conteúdo — variáveis, trechos, glossários e modelos — exclusivamente.

Criando um papel de conteúdo personalizado

Navegue até Configurações > Usuários e permissões na barra de navegação esquerda do portal da base de conhecimento.
No painel de navegação esquerdo, navegue até Funções e permissões.
Na aba de função de conteúdo , clique em Nova função de conteúdo. O painel Criar Função de Conteúdo vai aparecer.
Insira o nome e a descrição do papel desejado.
Na seção de Recursos , role para baixo até reutilizar conteúdo e selecione as caixas de seleção para Visualizar, Atualizar, Excluir e Publicar.
Clique em Criar Papel.

NOTA
Para mais informações, veja Papéis e permissões.

Criar um usuário para gerenciar apenas a reutilização de conteúdo

Navegue até Configurações > Usuários & permissões na barra de navegação da esquerda do portal da base de conhecimento.
No painel de navegação à esquerda, navegue até Usuários & grupos.
Na aba Usuário , clique em Adicionar e selecione Usuário. O diálogo Novo usuário vai aparecer.
Insira o endereço de e-mail do usuário. Você pode adicionar até 5 endereços de e-mail ao mesmo tempo, separados por vírgulas.
Selecione a caixa de seleção de usuário SSO ao adicionar o usuário como usuário SSO.
Defina o papel do Projeto como Contribuidor.
No campo da função Conteúdo , selecione a função de conteúdo personalizada que você acabou de criar.
Se necessário, restrinja o acesso ao Conteúdo selecionando Nenhum, ou selecione Todos para acesso completo à reutilização do conteúdo.
Clique em novo usuário.

Isso cria um usuário que pode visualizar, atualizar e deletar apenas elementos de conteúdo para reutilizar.

Como faço para criar um usuário que só possa gerenciar usuários e configurações de segurança?

Crie um papel personalizado no portal para conceder permissão ao usuário para gerenciar exclusivamente usuários e segurança.

Criando um papel personalizado no portal

Navegue até Configurações > Usuários e permissões > Papéis e permissões no portal da base de conhecimento.
Na aba de papel do portal , clique em Nova função do portal. O painel Criar Papel de Portal vai aparecer.
Insira o nome e a descrição do papel desejado.
Na seção de Recursos , role para baixo até Papéis, Contas & grupos e visibilidade do site, e selecione as caixas de seleção Visualizar e Atualizar . A opção Visualizar nas configurações do Projeto será selecionada por padrão.
Clique em Criar Papel.