Artikel-Review-Erinnerung

Review-Erinnerungen informieren Teammitglieder, wenn ein Artikel zur Überprüfung fällig ist, was Ihnen hilft, die Inhalte der Wissensdatenbank genau und aktuell zu halten. Wenn ein veröffentlichter Artikel sein Überprüfungsfrist erreicht, gerät er in einen veralteten Zustand. Ein roter Punkt erscheint neben dem Artikel im Kategorienbaum und ein Stale-Abzeichen erscheint im Editor.

Sie können eine Review-Erinnerung so einstellen, dass sie sofort oder in einem festgelegten Zeitraum ausgelöst wird, und sie auf einen einzelnen Artikel oder mehrere Artikel gleichzeitig anwenden.

Wann man Rezensionserinnerungen verwenden sollte

• Setze Review-Erinnerungen in Artikeln, die zeitkritische Informationen wie Preise, API-Referenzen, Compliance-Richtlinien oder häufig ändernde Produktmerkmale behandeln.
• Verwenden Sie geplante Erinnerungen, um einen regelmäßigen Content-Audit-Zyklus in Ihrer Wissensdatenbank aufzubauen, ohne die Prüfungsdaten manuell nachverfolgen zu müssen.
• Nutzen Sie die Seite für Artikel-Review-Erinnerungen in Content Tools, um Erinnerungen über Ihr gesamtes Projekt an einem Ort zu verwalten.

Setzen Sie eine Erinnerung an die Überprüfung ein

Es gibt drei Möglichkeiten, eine Bewertungserinnerung in Document360 einzurichten.

Vom Artikelredakteur

1. Navigiere in der linken Navigationsleiste zu Dokumentation () ().
2. Öffnen Sie den Artikel.
3. Klicken Sie auf das Mehr- ()-Symbol im Artikel-Header und wählen Sie die Optionen für mehr Artikel. Das Einstellungsfeld für Artikel erscheint standardmäßig mit dem Reiter Erinnerung für Überprüfen .
4. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
   • Markieren Sie zur Rezension: Markiert den Artikel sofort zur Begutachtung. Nach der Veröffentlichung gerät der Artikel in den veralteten Zustand.
   • Zeitplan-Erinnerung: Setzt eine Erinnerung auf ein bestimmtes Intervall. Geben Sie die Anzahl der Tage ein, nach denen der Artikel geprüft werden soll.
5. Geben Sie einen Grund für die Überprüfung im Feld Grund für die Überprüfung ein. Dies ist optional, bis zu 250 Zeichen.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Von der Seite Alle Artikel

Nutzen Sie die Seite Alle Artikel, um Erinnerungen für mehrere Artikel gleichzeitig zu setzen oder mehrere veraltete Artikel als in Bulk überprüft zu markieren.

Um eine Rezensionserinnerung zu erstellen:

1. Navigiere zu Dokumentation () > Alle Artikel ().
2. Wählen Sie die Artikel aus, für die Sie eine Erinnerung setzen möchten.
3. Klicken Sie über der Artikelliste auf Erinnerung überprüfen und wählen Sie das Intervall in Tagen für Erinnerungen.

Um mehrere veraltete Artikel als überprüft zu markieren:

1. Navigiere zur Dokumentation () > Alle Artikel ().
2. Klicken Sie auf Filter, erweitern Sie das Dropdown-Menü für Erinnerungen und wählen Sie Veraltet, um alle veralteten Artikel aufzulisten.
3. Wählen Sie die Artikel aus, die Sie als überprüft markieren möchten.
4. Klicken Sie oben auf die Artikelliste als bewertet markieren .

Aus Artikel-Review-Erinnerungen in Content-Tools

1. Navigiere in der linken Navigationsleiste zu Inhaltswerkzeugen () ().
2. Gehen Sie zu Erinnerungen zu Content-Management > Artikel-Review.
3. Klicken Sie auf Erinnerung zur Bewertung erstellen.
4. Geben Sie den Namen der Erinnerung ein, stellen Sie die Erinnerungshäufigkeit ein und fügen Sie die Prüfer hinzu.
5. Klicken Sie auf Nächsten.
6. Wählen Sie den Arbeitsbereich und die Sprache aus.
7. Wählen Sie die Artikel aus, auf die die Erinnerung angewendet werden sollen.

8. Um dieselbe Erinnerung künftig auf alle ausgewählten Artikel, ihre Tags und Mitwirkenden anzuwenden, wähle das Kästchen "Diese Regel für zukünftige Artikel/Tags/Mitwirkende setzen " aus.
9. Klicken Sie auf Erinnerung festlegen.

Löschen Sie eine Bewertungserinnerung

Sobald ein Artikel geprüft wurde, können Sie seinen Status als veraltet löschen, indem Sie ihn als überprüft markieren.

Vom Stale Abzeichen

1. Öffnen Sie den veralteten Artikel im Knowledge Base-Portal.
2. Klicken Sie auf das Stale-Abzeichen im Artikelkopf. Ein Begutachtungsgremium beginnt und zeigt, wann der Artikel veraltet wurde und wer die neueste Version veröffentlicht hat.
3. Überprüfen Sie den Inhalt und nehmen Sie alle notwendigen Updates vor.
4. Klicken Sie auf als überprüft markieren.

Aus Artikeleinstellungen

1. Öffnen Sie den veralteten Artikel im Knowledge Base-Portal.
2. Klicken Sie auf das Symbol More () und wählen Sie die Optionen für mehr Artikel aus.
3. Gehe zum Reiter " Erinnerung an Kritik ".
4. Überprüfen Sie den Inhalt und nehmen Sie alle notwendigen Updates vor.
5. Klicken Sie auf als überprüft markieren.

Sobald der Artikel als überprüft markiert ist, wird der Status "Veraltet" gelöscht und der Artikel kehrt in den Zustand "Veröffentlicht" zurück.

Indikatoren für veraltete Artikel

Wenn ein Artikel in den veralteten Zustand eintritt, erscheinen folgende Indikatoren:

Projektebene Erinnerungseinstellungen

Projektverantwortliche und Administratoren können das Standard-Wiederholungsverhalten auf Projektebene über Einstellungen () > Knowledge Base-Portal > General konfigurieren.

Best Practices

• Setze geplante Erinnerungen statt manueller Review-Flags für Artikel in aktiven Dokumentationsbereichen. Dies stellt sicher, dass Inhalte regelmäßig überprüft werden, ohne auf den Speicher angewiesen zu sein.
• Weisen Sie beim Erstellen von Erinnerungen einen bestimmten Prüfer von der Artikel-Review-Erinnerungsseite in Content Tools zu, damit die Verantwortlichkeit klar ist.
• Filtern Sie auf der Seite Alle Artikel im Rahmen eines regelmäßigen Inhalts-Audits auf veraltete Artikel, um Artikel zu erkennen, die nicht pünktlich überprüft wurden.
• Verwenden Sie beim Erstellen von Erinnerungen in Content-Tools die Option "Diese Regel für zukünftige Artikel setzen ", um dasselbe Erinnerungsintervall automatisch auf neue Artikel anzuwenden, die einer Kategorie hinzugefügt werden.

FAQ