Rezensionserinnerung

Artikel-Review-Erinnerungen ermöglichen es Ihnen, Artikel für eine regelmäßige Überprüfung zu markieren, sodass Ihre Wissensdatenbank stets genaue und aktuelle Informationen enthält. Wenn ein veröffentlichter Artikel seine Frist für die Überprüfung erreicht, verfällt er in einen veralteten Zustand und warnt die Projektmitglieder darauf, dass der Inhalt Aufmerksamkeit benötigt. Sie können Erinnerungen auf einzelne Artikel oder in einer Gruppe anwenden, entweder sofort oder nach einem festen Zeitrahmen.

Wann man Artikel-Review-Erinnerungen verwenden sollte

Verwenden Sie Wiederholungserinnerungen in den folgenden Szenarien:

• Geplante Inhaltsaudits: Setze Erinnerungen in regelmäßigen Abständen (zum Beispiel alle 90 Tage), damit alle Artikel in deinem Projekt regelmäßig überprüft werden.
• Zeitkritische Dokumentation: Markiere Artikel, die Funktionen, Prozesse oder Richtlinien behandeln, die sich häufig ändern.
• Updates nach der Veröffentlichung: Nach einer Produktveröffentlichung erinnern Sie die Mitwirkenden daran, zu überprüfen, ob verwandte Artikel weiterhin die neuesten Änderungen widerspiegeln.
• Compliance und Governance: Stellen Sie sicher, dass regulierte oder sensible Inhalte nach einem festgelegten Zeitplan überprüft und genehmigt werden.

Bevor du anfängst

• Nur Projektverantwortliche und Administratoren können Projektebene Erinnerungseinstellungen konfigurieren.
• Rezensionserinnerungen gelten nur für veröffentlichte Artikel. Nur Entwurfsartikel gelangen erst nach ihrer Veröffentlichung in den veralteten Zustand.

Erstellung einer Artikel-Review-Erinnerung aus dem Dokumentationseditor

1. Navigiere zum gewünschten Artikel im Knowledge Base-Portal.

2. Klicken Sie auf das Mehr- ()-Symbol im Artikel-Header und wählen Sie die Optionen für mehr Artikel. Das Einstellungsfenster für Artikel erscheint.

3. Der Reiter " Erinnerung überprüfen " wird standardmäßig ausgewählt.

4. Wählen Sie unter Überprüfung Erinnerung eine der folgenden Optionen:

   • Markieren Sie zur Rezension: Wählen Sie diese Option, um den Artikel sofort zur Überprüfung zu markieren. Sobald der Artikel veröffentlicht ist, verfällt er in den veralteten Zustand.
   • Zeitplan-Erinnerung: Wählen Sie diese Option, um eine Erinnerung in einem bestimmten Intervall einzustellen. Wählen Sie die Anzahl der Tage, nach denen der Artikel überprüft werden soll.

5. Geben Sie einen Grund für die Überprüfung ein (optional).

6. Klicken Sie auf Speichern.

Sobald ein Artikel in den veralteten Zustand übergeht, erscheinen folgende Indikatoren:

• Der Artikel tritt in den Stagnationszustand ein.
• Ein Stale-Abzeichen erscheint im Artikel-Editor. Das Stale-Badge ist interaktiv und ermöglicht es den Nutzern, den Artikel direkt vom Redakteur als geprüft zu markieren.
• Ein roter Punkt-Indikator erscheint neben dem Artikel im Kategorienbaum für schnelle Sichtbarkeit.
• Wenn ein veralteter Artikel im Bearbeitungsmodus geöffnet wird, kann zusammen mit dem roten Punkt ein gelber Punkt (veröffentlicht und derzeit im Entwurf) erscheinen. Dies deutet darauf hin, dass der Artikel derzeit bearbeitet wird, während er sich im veralteten Zustand befindet.

Wie man eine Rezensionserinnerung löscht

Sobald ein Artikel überprüft und aktualisiert wurde, können Sie seinen Status als veraltet löschen, indem Sie ihn als überprüft markieren.

Das kannst du auf zwei Arten tun:

1. Verwendung des Stale-Abzeichens
2. Verwendung von Artikeleinstellungen

Verwendung des Stale-Abzeichens

1. Navigiere im Dokumentationseditor zum gewünschten Artikel.
2. Klicken Sie auf das Stale-Badge , das in der Nähe des Workflow-Status im Artikel-Header angezeigt wird.
3. Ein Begutachtungsgremium eröffnet mit Details zur zuletzt veröffentlichten Version des Artikels, einschließlich der Zeit, wann der Artikel veraltet wurde und wer die neueste Version veröffentlicht hat. Überprüfen Sie den Inhalt und nehmen Sie alle notwendigen Updates vor.
4. Klicken Sie auf als überprüft markieren. Sobald der Artikel als überprüft markiert ist, wird der Status "Veraltet" gelöscht und der Artikel kehrt in seinen Veröffentlichungszustand zurück.

Verwendung von Artikeleinstellungen

1. Navigieren Sie zum gewünschten Artikel.
2. Klicken Sie auf das Mehr- ()-Symbol im Artikel-Header und wählen Sie die Optionen für mehr Artikel. Das Einstellungsfenster für Artikel erscheint.
3. Der Reiter " Erinnerung überprüfen " wird standardmäßig ausgewählt.
4. Unter der Erinnerung der Überprüfung zeigt das Gremium Details der Übersicht an, einschließlich der Zeit, wann der Artikel veraltet wurde, sowie Informationen zur zuletzt veröffentlichten Version.
5. Überprüfen Sie den Inhalt und nehmen Sie alle notwendigen Updates vor.
6. Klicken Sie auf als überprüft markieren. Sobald der Artikel als überprüft markiert ist, wird der Status "Veraltet" gelöscht und der Artikel kehrt in seinen Veröffentlichungszustand zurück.

Mehrere Artikel als Überprüft oder Prüfungsbedarf markieren

Sie können mehrere Artikel mit zwei Methoden als "Geprüft" oder "Bedarfsprüfung" markieren:

1. Von der Seite Alle Artikel
2. Aus Artikel-Review-Erinnerung in Content-Tools

Von der Seite Alle Artikel

1. Navigiere in der linken Navigationsleiste zu Documentation () ().
2. Im linken Navigationsbereich navigieren Sie zu All articles (). Die Seite Alle Artikel erscheint.
3. Unter der Option Filter ()) öffne das Dropdown-Menü für Erinnerungen an Überprüfen und wähle Veraltet.
4. Wählen Sie die Artikel aus, die Sie als überprüft markieren möchten.
5. Klicken Sie auf die Option "Als geprüft markieren " über der Artikelliste.
6. Um mehrere Artikel zur Überprüfung zu markieren, wählen Sie die gewünschten Artikel aus, klicken Sie auf Erinnerung und wählen die vorgesehenen Erinnerungstage.

Aus Artikel-Review-Erinnerungen in Content-Tools

1. In der linken Navigationsleiste navigieren Sie zu Inhaltsressourcen > Inhaltsverwaltung > Article review reminders. Die Seite zur Artikelbewertung erscheint mit einer Liste der bereits erstellten Erinnerungen.
2. Klicken Sie auf Erinnerung zur Bewertung erstellen. Der Dialog: Erinnerung erstellen , erscheint.
3. Geben Sie den Namen der Erinnerung ein, legen Sie die Erinnerungshäufigkeit ein und fügen Sie die gewünschten Prüfer hinzu.
4. Klicken Sie auf Nächsten.
5. Wählen Sie den gewünschten Arbeitsbereich und die gewünschte Sprache aus.
6. Nachdem alle Artikel ausgewählt wurden, erscheint das Kontrollkästchen "Diese Regel für zukünftige Artikel/Tags/Mitwirkende setzen ". Die Wahl dieser Option wendet die gleiche Review-Erinnerung für alle ausgewählten Artikel, ihre Tags und Mitwirkenden in Zukunft an.
7. Wählen Sie die gewünschten Artikel aus und klicken Sie auf Erinnerung setzen.

Wie man Projekt-Level-Review-Erinnerungseinstellungen konfiguriert

1. Navigiere zu () > Knowledge base portal in der linken Navigationsleiste.
2. Auf der Seite Allgemeine Einstellungen finden Sie den Abschnitt "Erinnerungen überprüfen ".

Diese Einstellungen ermöglichen es Ihnen, das Standard-Verhalten der Bewertungserinnerungen für Artikel im gesamten Projekt zu definieren. Für detaillierte Informationen zur Konfiguration dieser Einstellungen siehe Allgemeine Projekteinstellungen.

Best Practices

• Legen Sie einen einheitlichen Wiederholungsrhythmus fest: Nutzen Sie die Projektebene automatische Terminplanung, um sicherzustellen, dass alle veröffentlichten Artikel gleichmäßig überprüft werden und so das Risiko verringert werden, dass Inhalte unbemerkt bleiben.
• Fügen Sie immer einen Grund für die Bewertung hinzu: Obwohl das Feld Grund für die Überprüfung optional ist, hilft eine beschreibende Notiz den Gutachtern zu verstehen, was zu überprüfen ist, was zu schnelleren und genaueren Bewertungen führt.
• Nutzen Sie das Content-Tools-Dashboard für groß angelegte Reviews: Wenn Sie Erinnerungen auf viele Artikel gleichzeitig anwenden müssen, ist die Seite mit Artikel-Review-Erinnerungen unter Inhaltsressourcen effizienter, als sie einzeln vom Redakteur zu setzen.
• Aktivieren Sie "Als überprüft bei der Veröffentlichung neuer Version markieren": Wenn Mitwirkende regelmäßig Artikel aktualisieren und neu veröffentlichen, reduziert die Aktivierung dieser Einstellung auf Projektebene die manuelle Bereinigung von veralteten Status.
• Nutzen Sie den Filter für alle Artikel: Verwenden Sie den Filter "Veraltet" unter Rezensionserinnerung auf der Seite Alle Artikel, um eine konsolidierte Ansicht aller überfälligen Artikel zu erhalten und schnell massenhafte Maßnahmen zu ergreifen.

FAQ