Les tableaux polyvalents de Monday.com et ses flux de travail personnalisables en font un choix populaire pour gérer la collaboration de contenu entre équipes. Quand une équipe de documentation travaille avec des rédacteurs, des éditeurs et des agences externes en Monday.com, le contenu doit souvent être intégré à Document360 sous forme d’articles de base de connaissances une fois prêt. Faire cela manuellement prend du temps et est sujet aux erreurs. En connectant Monday.com et Document360 via Zapier, vous pouvez automatiser ceci : chaque fois qu’un événement spécifié survient sur un tableau Monday.com, Zapier crée automatiquement un article correspondant dans votre base de connaissances.
Quand utiliser cette intégration
- Votre équipe de documentation suit les devoirs d’écriture et les tâches de contenu sur Monday.com tableaux, et vous souhaitez que les éléments terminés ou nouvellement créés génèrent automatiquement des articles dans Document360.
- Vous collaborez avec des agences de contenu externes via Monday.com et souhaitez que leurs contributions s’intègrent à votre base de connaissances sans avoir à passer manuellement les documents.
- Vous souhaitez que les données des éléments du tableau — titres et contenus de Monday.com — servent de point de départ pour de nouveaux articles de base de connaissances, en gardant votre documentation en phase avec l’activité de votre projet.
Avant que tu commences
- Vous devez être connecté à votre compte Zapier.
- Vous devez avoir un compte Monday.com avec accès au tableau que vous souhaitez surveiller.
- Vous devez avoir votre jeton API Document360 prêt. Pour en générer un, naviguez dans Connexions > Extensions, localisez la tuile Zapier, puis cliquez sur Connecter pour copier le jeton.
Comment configurer le Zap
Étape 1 — Créer un nouveau Zap
- Connectez-vous à votre compte Zapier.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Créer puis sélectionnez Zaps.
- Un nouveau Zap est créé avec un flux de Déclenchement et d’Action .
Étape 2 — Connecter Monday.com comme déclencheur
- Dans le champ Déclenchement , choisissez Monday.com.
- Dans le champ Déclenchement d’événement, sélectionnez l’événement requis à déclencher sur Monday.com.
NOTE
Pour changer l’application de déclenchement plus tard, cliquez sur Modifier dans le champ Déclencheur.
- Cliquez sur le champ Compte — un panneau de connexion apparaît. Vous devrez entrer le jeton API v2 depuis votre compte Monday.com.
Pour obtenir le jeton API v2 à partir de Monday.com :
- Naviguez jusqu’à Profil > Administration à Monday.com.
- Dans la barre latérale de navigation de gauche, cliquez sur Connexions.
- Dans l’onglet API , cliquez sur l’icône Copier pour copier votre jeton API personnel.
- Collez le jeton dans le panneau Zapier et cliquez sur Oui, Continuer à Document360. Zapier effectue un test pour confirmer que le déclencheur est correctement configuré.
- Cliquez sur Continuer.
Étape 3 — Connecter Document360 comme action
- Dans le champ Action , choisissez Document360.
- Dans le panneau Configuration, sélectionnez l’événement souhaité dans le champ Événement .
- Cliquez sur le champ Compte — un panneau de connexion apparaît.
- Saisissez vos identifiants de connexion et cliquez sur Autoriser.
Pour générer le jeton API à partir de Document360 :
- Naviguez dans Connexions > Extensions dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
- Sur la tuile d’extension Zapier , cliquez sur Connecter.
- Cliquez sur l’icône Copier pour copier le jeton.
- Retournez sur le panneau Zapier et collez le jeton API dans le champ.
- Cliquez sur Oui, continuer à Document360.
- Vous pouvez trouver le projet Document360 lié sur la page du compte Connect Document360 . Cliquez sur Continuer.
Étape 4 — Cartographier les champs
- Mapper les champs requis de Monday.com à Document360 :
| Terrain | Description |
|---|---|
| Titre | Choisissez un titre approprié parmi les champs Monday.com éléments disponibles. |
| Contenu | Choisissez un contenu adapté en fonction des besoins de votre entreprise. |
| Version | Sélectionnez l’espace de travail dans votre projet Document360 où l’article doit être créé. |
| Langue | Choisissez la langue dans l’espace de travail sélectionné. |
| Article | Choisissez l’article dans la catégorie sélectionnée. |
NOTE
Le bouton Continuer n’est activé qu’après que tous les champs requis ont été mappés.
- Cliquez sur Continuer.
Étape 5 — Tester et publier le Zap
- Dans la section test, cliquez sur Étape de Test.
- Si vous réussissez, vous recevrez le message : Un document a été envoyé à Document360.
- Dans votre portail Document360, vous trouverez l’article situé dans le dossier que vous avez sélectionné précédemment.
- Retournez dans le panneau de configuration de Zapier et cliquez sur Suivant, puis sur Publier.
- Révisez ou modifiez les paramètres de déclenchement et d’action selon les besoins. Vous verrez un message de réussite : votre Zap est activé. Cliquez sur Gérer votre Zap pour accéder à la page d’aperçu du Zap.
Aperçu de Zap
Une fois activé, vous pouvez visualiser et gérer le Zap depuis le tableau de bord Zapier. La page d’aperçu montre le déclencheur, l’action et l’historique de la partie pour le Zap.
Comment supprimer un Zap
- Accédez au tableau de bord de Zapier. Une liste de tous les Zaps existants est affichée sur la page d’aperçu.
- Cliquez sur l’icône de flèche (>) à droite du Zap que vous souhaitez retirer, puis cliquez sur Désactiver et supprimer Zap. Le Zap est supprimé définitivement.
Meilleures pratiques
- Utilisez un tableau de Monday.com dédié pour la documentation plutôt que de connecter un tableau de projet général. Cela permet au Zap de rester concentré sur une activité pertinente pour le contenu et empêche que des éléments de tableau non liés génèrent des articles indésirables dans Document360.
- Choisissez un événement déclencheur spécifique qui reflète un point significatif dans votre flux de travail — par exemple, lorsqu’un statut de tâche passe à « Prêt à publier » plutôt que lorsqu’un nouvel élément est créé — afin que les articles ne soient générés que lorsque le contenu est réellement prêt.
- Régénérez votre jeton API Monday.com v2 si vous soupçonnez qu’il a été compromis. Puisque ce jeton sert à authentifier le déclencheur, vous devrez le mettre à jour dans les paramètres de connexion Zapier pour Monday.com si cela change.