Le dossier par défaut dans Document360 Drive détermine où les images sont automatiquement sauvegardées lorsque les contributeurs les collent ou les téléchargent directement depuis l’éditeur d’articles. Définir le bon dossier par défaut permet d’organiser votre Drive, de réduire la gestion manuelle des fichiers et de garantir que les actifs se retrouvent dans un emplacement prévisible et structuré dès le départ.
Qu’est-ce qu’un dossier par défaut
Lorsqu’un contributeur ajoute une image à un article en la collant ou en la téléchargeant en ligne depuis l’éditeur, Document360 doit savoir où stocker ce fichier dans le Drive. Le dossier par défaut est la destination de secours pour tous ces téléchargements.
Le dossier par défaut fonctionne au niveau du projet, ce qui signifie qu’il s’applique à tous les contributeurs du projet. Cela agit comme un fourre-tout lorsqu’aucune correspondance de dossier spécifique n’est plus en place pour une catégorie.
Si une catégorie a été mappée à un dossier Drive spécifique, cette correspondance a la priorité sur le dossier par défaut. Ce n’est que lorsqu’il n’existe aucun mappage au niveau de catégorie que le dossier par défaut s’applique. Consultez la section Mapping d’une catégorie avec un dossier dans Drive pour plus d’informations.
Pourquoi définir un dossier par défaut
Sans dossier par défaut, les éléments téléchargés peuvent se retrouver dans un lieu non prévu ou non regroupé, ce qui les rend difficiles à trouver, auditer ou maintenir au fil du temps. Un dossier par défaut bien choisi :
- Empêche l’accumulation des actifs dans un emplacement racine ou non structuré.
- Cela donne aux nouveaux contributeurs un point de départ sensé sans avoir à sélectionner manuellement un dossier à chaque téléchargement.
- Prend en compte l’organisation de Drive lorsque votre équipe n’a pas encore configuré les correspondances de dossiers au niveau des catégories.
- Agit comme un filet de sécurité pour les cas particuliers — par exemple, lorsque des images sont collées depuis une source externe ou lorsque des articles sont importés depuis des documents Word (.docx).
Cas d’utilisation
Les scénarios suivants illustrent quand la définition d’un dossier par défaut est la plus utile :
| Scénario | Comment le dossier par défaut aide |
|---|---|
| Nouvelle mise en place du projet | Avant que les mappages catégorie-dossier ne soient configurés, toutes les images téléchargées sont envoyées dans un dossier désigné au lieu de se disperser sur le disque. |
| Contenu général ou non catégorisé | Les articles qui n’appartiennent pas à une catégorie spécifique ont néanmoins un emplacement cohérent pour leurs actifs. |
| Importation de documents Word | Les images intégrées dans les fichiers .docx importés sont automatiquement extraites et sauvegardées dans le dossier par défaut. |
| Collages d’images en ligne | Lorsque les contributeurs collent les captures d’écran directement dans l’éditeur, l’image est sauvegardée dans le dossier par défaut sans aucune étape supplémentaire. |
| Équipes sans stratégie de cartographie de dossiers pour l’instant | Un dossier par défaut partagé permet aux actifs de rester accessibles à toute l’équipe pendant que la structure du disque est en cours d’organisation. |
Définir un dossier par défaut
Pour définir un dossier comme dossier par défaut,
- Cliquez sur l’icône Conduire dans la barre de navigation de gauche.
- Dans le panneau de navigation de gauche, localisez le dossier que vous souhaitez définir comme défaut.
- Cliquez sur l’icône Plus à côté du dossier et sélectionnez Définir le dossier par défaut.
Une fenêtre contextuelle de confirmation apparaît indiquant que le dossier Éditeur a été mis à jour. Le dossier par défaut est désormais défini au niveau du projet et est identifiable par l’icône d’édition qui apparaît à côté de son icône de dossier dans le Drive.
Vous pouvez définir le dossier par défaut autant de fois que nécessaire. Si vous sélectionnez Définir le dossier par défaut sur un dossier qui est déjà par défaut, aucun changement n’est effectué.
Priorité de mappage des dossiers
Document360 utilise un ordre de priorité pour déterminer quel dossier Drive reçoit une image téléchargée. Comprendre cet ordre vous aide à planifier efficacement votre structure de Drive.
| Priorité | Cadre | Quand cela s’applique |
|---|---|---|
| 1 (Haut) | Mappage des dossiers par sous-catégories | L’article appartient à une sous-catégorie qui a été mappée dans un dossier Drive. |
| 2 | Mappage des dossiers des catégories parentes | L’article appartient à une catégorie (sans correspondance de sous-catégorie) qui a été mappée dans un dossier Drive. |
| 3 (Repli en secours) | Dossier par défaut | Aucune correspondance de catégorie ou de sous-catégorie n’existe pour l’article. |
Pour configurer des correspondances de dossiers au niveau catégorie, consultez la fonction Mappage d’une catégorie avec un dossier dans Drive.
Meilleures pratiques
- Créez un dossier par défaut dédié. Évitez de définir par défaut un dossier système ou spécifique à une catégorie. À la place, créez un dossier nommé quelque chose comme General ou Unsorted pour servir de fourre-tout clair.
- Reflétez votre structure de catégorie. À mesure que votre base de connaissances grandit, mettez en place des correspondances catégorie-dossier pour chaque catégorie principale. Cela réduit la dépendance au dossier par défaut et maintient les ressources logiquement organisées.
- Mettez à jour le dossier par défaut avant d’atteindre la limite de fichiers. Chaque dossier prend en charge jusqu’à 5 000 fichiers. Si votre dossier par défaut se remplit, changez le dossier par défaut pour un nouveau avant que les téléchargements ne commencent à échouer. Consultez la section Dépannage des problèmes de disque pour les étapes de résolution des erreurs de limite de fichiers de dossier.
- Communiquez le dossier par défaut à votre équipe. Puisque le paramètre s’applique à l’ensemble du projet, tous les contributeurs sont concernés. Informez votre équipe du dossier par défaut et pourquoi, afin qu’ils puissent anticiper où iront leurs téléchargements.