Das Wissensdatenbank-Portal ist die Schaltzentrale für die Erstellung, Organisation und Verwaltung aller Aspekte Ihres Dokumentationsprojekts. Vom Schreiben von Artikeln über die Strukturierung von Kategorien bis hin zur Konfiguration von Branding, Domänen und Sicherheit bietet Ihnen das Portal vollständige Transparenz und Kontrolle. Darüber hinaus erhalten Sie Zugang zu fortschrittlichen Tools wie interaktiven Entscheidungsbäumen, API-Dokumentation, Analysen und Feedback-Management, um sicherzustellen, dass Ihre Wissensdatenbank strukturiert, zugänglich und effektiv bleibt.
Alles, was Sie im Portal erstellen oder konfigurieren, prägt direkt die Wissensdatenbank-Website – die Version, mit der Ihre Endbenutzer und Leser interagieren.
Im Wissensdatenbank-Portal haben Sie folgende Möglichkeiten:
Erstellen Sie Category, Articles und Templates
Verwalten von Dateien, Teamkonten und Lesegeräten
Einrichten von Branding, Domäne, Sicherheit und mehr für die Wissensdatenbank-Website
Hier sind einige Elemente, die Sie im Wissensdatenbank-Portal finden:
Übersichtsseite
Dokumentation
Interaktive Entscheidungsbäume
API-Dokumentation
Feedback-Manager
Analytik
Widgets
Treiben
Einstellungen
Suchen
Seite öffnen
ANMERKUNG
Alles, was auf dem Knowledge base portal erstellt und/oder konfiguriert wird, wirkt sich darauf aus, was ein Endbenutzer oder Leser auf dem Knowledge base sitesehen würde.
1. Overview page
Die Übersichtsseite bietet eine einheitliche Ansicht Ihres Document360-Projekts. Es zeigt Ihre Inhaltsaktivität, zugewiesene Aufgaben, Artikelleistung, Kommentare und Projektmetriken basierend auf Ihrer Rollen- und Arbeitsbereichsauswahl an, sodass Sie Ihre Dokumentationsarbeit von einer einzigen Seite aus überwachen und verwalten können. Sie können den Mauszeiger über das Startsymbol bewegen, um schnell auf die Seiten Übersicht, Aufgaben, Zuletzt verwendet, Markiert und Papierkorb zuzugreifen.
Auf der Seite "Übersicht" haben Sie folgende Möglichkeiten:
Verfolgen Sie ausstehende Aufgaben basierend auf dem Workflow-Status, überprüfen Sie Erinnerungen sowie Feedback , das Ihnen im Feedback-Manager zugewiesen wurde.
Greifen Sie auf kürzlich aktualisierte Artikel sowie auf markierte Artikel oder Ordner zu und verwalten Sie sie, um schnell darauf zugreifen zu können.
Überwachen Sie Kennzahlen zur Artikelleistung wie Aufrufe, Lesevorgänge, "Gefällt mir"-Angaben und "Gefällt mir nicht".
Reagieren Sie auf Inline-Kommentare oder @mentions in Artikeln, zu denen Sie beigetragen haben.
Als Administrator können Sie wichtige Projektdaten wie die Anzahl von Benutzern und Lesern, die Speichernutzung, fehlgeschlagene Suchvorgänge und die letzte Sicherung anzeigen.
Jeder Abschnitt wird als separate Kachel dargestellt und enthält Filter-, Such- und Schnellzugriffsaktionen. So erhalten Sie einen schnellen Überblick über Ihre Dokumentation und können Maßnahmen ergreifen, ohne wegzunavigieren.
ANMERKUNG
Die Sichtbarkeit bestimmter Karten und Aktionen hängt von Ihrer Portal- und Inhaltsrolle sowie von den Funktionen ab, die im Rahmen Ihres Document360-Abonnements verfügbar sind.
2. Dokumentation
Auf der Dokumentationsseite erstellen und verwalten Sie die Baumansichts-Ordnerstruktur von Kategorien, mit denen Sie Ihre Artikel organisieren können. Beginnen Sie mit einer Wissensdatenbank, indem Sie eine Category erstellen und diese dann mit Subcategory und Articlefüllen.
Ziehen Sie Kategorien und Artikel per Drag & Drop, um sie neu anzuordnen, auszublenden, umzubenennen und zu löschen, indem Sie das Menü Weitere Optionen () verwenden, das angezeigt wird, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element in der bewegen.
a. All articles
Im Abschnitt "Alle Beiträge" können Sie Massenvorgänge (Veröffentlichen, Ausblenden, Verschieben, Löschen usw.) für mehrere Artikel gleichzeitig ausführen, wodurch Sie im Vergleich zum Einzelausführen dieser Aktionen für jeden Artikel Zeit sparen.
b. Recent
Auf der Seite "Recent" können Sie schnell zu Artikeln zurückkehren, an denen Sie kürzlich gearbeitet haben. Es verfolgt automatisch die Beiträge, die Sie in den letzten 30 Tagen angesehen oder aktualisiert haben.
c. Starred
Der Abschnitt "Markiert" enthält die Artikel, die Sie als Favoriten markiert haben. Dies ermöglicht einen schnellen Zugriff auf wichtige Artikel.
d. Recycle bin
Der Abschnitt Papierkorb enthält eine Liste der Artikel und Kategorien, die in den letzten 30 Tagen gelöscht wurden. Sie können die gelöschten Kategorien und Artikel innerhalb dieses Zeitraums wiederherstellen.
e. Site builder
Sie können das Erscheinungsbild Ihrer Wissensdatenbank-Website im Abschnitt Website-Builder anpassen.
Sie können das gewünschte Logo und Symbol für Ihre Wissensdatenbank-Site auswählen. In diesem Abschnitt können Sie auch die Markenfarben, die Schriftart und das Styling der Website anpassen.
f. Content tools
Die Content-Tools enthalten, wie der Name schon sagt, alle notwendigen Tools, um Ihre Artikel- und Projektinhalte zu verwalten.
In diesem Menü können Sie die folgenden Funktionen verwalten.
Wiederverwendung von Inhalten - Verwalten Sie alle Variablen, Snippets, Vorlagen und das Glossar.
Import und Export - Verwalten Sie alle Ihre Projektimport- und -exportaktivitäten in diesem Abschnitt. In diesem Abschnitt können Sie Ihre Inhalte als PDF exportieren oder Inhalte aus anderen Wissensmanagement-Tools migrieren.
Inhaltsgrundlagen - Verwalten Sie das Suchen und Ersetzen auf Projektebene, überprüfen Sie Erinnerungen, Tags und SEO-Beschreibungen über das Menü.
Feedback-Manager - Zeigen Sie Artikel an und beantworten Sie diese und kein Suchfeedback von einem einheitlichen Modul.
Workflow-Designer : Erstellen Sie in diesem Abschnitt Ihre Workflow-Status und -Reihenfolge.
g. Categories & Articles (Category Manager)
Das Schreiben und Veröffentlichen von Artikeln in Document360 ist einfach: Wählen Sie Ihre Kategorie aus, erstellen Sie einen Artikel (Titel und Slug), fügen Sie SEO Details hinzu und veröffentlichen Sie sie in Ihrer Wissensdatenbank.
Wenn Sie aktualisieren oder edit an article (Fork), erstellt Document360 eine neue Article revision , ohne dass sich dies auf den Live-/öffentlichen Arbeitsbereich auswirkt.
Sie können die erforderlichen Änderungen vornehmen und erneut veröffentlichen, wenn Sie bereit sind. Sie können die aktualisierten Artikel auf der Wissensdatenbank-Website mit dem Article status indicatorsidentifizieren. Document360 verwaltet alle Arbeitsbereiche, um die Unterschiede zwischen ihnen zu überprüfen.
3. Interactive decision trees
Interaktive Entscheidungsbäume ermöglichen es Ihnen, Leser mithilfe von visueller, verzweigter Logik durch Schritt-für-Schritt-Entscheidungen oder Fehlerbehebungsprozesse zu führen. Jeder Schritt kann Text, Bilder, Videos und interaktive Eingaben enthalten, um komplexe Arbeitsabläufe zu vereinfachen.
Sie können dieses Modul verwenden, um strukturierte exemplarische Vorgehensweisen für das Onboarding, die Fehlerbehebung, Tutorials oder interne Prozesse zu erstellen. Nach der Veröffentlichung werden Entscheidungsbäume als interaktive Artikel auf Ihrer Wissensdatenbank-Website angezeigt und funktionieren nahtlos auf allen Bildschirmgrößen.
Um auf dieses Modul zuzugreifen, klicken Sie im linken Navigationsbereich des Wissensdatenbank-Portals auf Interaktiver Entscheidungsbaum .
4. API documentation
Die API-Dokumentationsfunktion in Document360 bietet eine vollständige Lösung zum Erstellen und Verwalten von API-Referenzen. Mit dieser Funktion können Sie eine qualitativ hochwertige API-Dokumentation erstellen, die Benutzern hilft, Ihre APIs effektiv zu verstehen und zu nutzen.
Dieses API-Modul enthält die Funktion Try it! , mit der die Benutzer die API-Endpunkte auf der Wissensdatenbank-Site testen können. Sie können dedizierte Versionen Ihrer API-Dokumentation erstellen. Die Funktion bietet eine intuitive Schnittstelle zum Hochladen von API-Referenzen als URLs oder JSON/YAML-Dateien. Nach dem Hochladen der OpenAPI-Definition werden die interaktiven API-Endpunktartikel im Wissensdatenbank-Portal erstellt. Jetzt können Endbenutzer auf die Option Try it! mit den verfügbaren Endpunkten, Parametern und Antworten in der API-Dokumentation auf der Wissensdatenbank-Website zugreifen.
5. Feedback manager
Der Feedback-Manager hilft Ihnen, das Feedback der Benutzer zu verfolgen und darauf zu reagieren, das sowohl aus Artikeln als auch aus Eddy AI-Suchanfragen gesammelt wurde.
Es beinhaltet:
Beitragsfeedback: Zeigt "Gefällt mir"-Angaben, Abneigungen und Kommentare von Nutzern zu bestimmten Artikeln oder Kategorien an. Nutzen Sie dies, um die Qualität und Übersichtlichkeit Ihrer Dokumentation zu verbessern.
Eddy AI-Feedback: Erfasst Feedback, wenn Benutzer mit Eddy AI interagieren, unabhängig davon, ob sie die Ergebnisse hilfreich fanden oder überhaupt keine Ergebnisse erhalten haben. Verwenden Sie dies, um inhaltliche Lücken zu identifizieren oder die Suchrelevanz zu optimieren.
Sie können Teammitgliedern Feedback zuweisen, den Status aktualisieren, interne Diskussionen anzeigen und Feedback-Daten zur Analyse exportieren. Um den Feedback-Manager zu öffnen, wählen Sie im linken Navigationsbereich Feedback-Manager aus.
6. Analytics
Document360 enthält ein Analysemenü mit Tools, die Ihnen helfen, die Interaktion der Endbenutzer mit Ihrer Wissensdatenbank zu verstehen.
Hier ist die Liste der Metriken und Module, die Sie mit dem Analytics-Tool verfolgen können:
Artikel
Wirbel-KI
Suchen
Team-Konten
Feedback
Status der Links
Seite nicht gefunden
Fahrkarten-Abweiser
7. Widget
Das Wissensdatenbank-Widget (früher als Wissensdatenbank-Assistent oder In-App-Assistent bezeichnet) hilft Lesern, ihre Antworten zu finden, ohne Ihre Website oder Anwendung zu verlassen.
In diesem Menü können Sie die folgenden Einstellungen des Wissensdatenbank-Widgets aktualisieren.
Installation & Einrichtung
Custom CSS
Benutzerdefiniertes JavaScript
URL-Zuordnung
8. Drive
Zentralisierter und Cloud-basierter Speicher für Document360-Projekte, in dem alle Artefakte (Dateien) der Wissensdatenbank gespeichert und von Teammitgliedern verwaltet werden können. Wenn Sie bereits andere Schwergewichte wie Google Drive oder OneDrive verwendet haben, sollte es relativ einfach sein, sich an die Funktionen von Document360 Drive zu gewöhnen. Sie können auf Ihre Ablage zugreifen, indem Sie im linken Menü auf das Laufwerkssymbol klicken.
9. Settings
Sie können alle Aspekte des Projekts und der Wissensdatenbank in den Project-Einstellungen festlegen und konfigurieren, z. B. das Einladen von Teammitgliedern, das Bearbeiten von Benachrichtigungseinstellungen, das Konfigurieren von Domänen, das Einrichten von Beitragsweiterleitungen und vieles mehr.
Die verschiedenen Funktionen werden unter den folgenden Klassifikationen im Menü Einstellungen abgebildet:
Wissensdatenbank-Portal
Wissensdatenbank-Website
Benutzer & Sicherheit
KI-Funktionen
10. Search
Im Wissensdatenbank-Portal ist jetzt ein spezieller Bereich zum Durchsuchen des gesamten Projektinhalts verfügbar. Führen Sie eine kombinierte Suche in allen Arbeitsbereichen und Sprachen gleichzeitig durch. Die Suchleiste ist oben auf allen Modulen und Seiten im Wissensdatenbank-Portal verfügbar.
Die Suchmaschine funktioniert ähnlich wie die anderen Suchfunktionen im Portal. Geben Sie das Schlüsselwort ein und grenzen Sie die Ergebnisse mit Filtern wie Arbeitsbereich, Sprache, Sichtbarkeit, Tags und Datumsbereich ein. Sie können eine Vorschau der Artikel-/Kategorieseite anzeigen und dann eine Vorschau des Artikels anzeigen oder im Editorzu dem Artikel navigieren.
Da die Suche universell im Projekt durchgeführt wird, deckt sie Dateien ab. Nutzer können über die Tabs unter der Suchleiste zwischen der Beitrags- und der Drive-Suche wechseln.
11. Seite öffnen
Die Aktion "Website öffnen" () wird verwendet, um zur Wissensdatenbank-Website zu navigieren und diese anzuzeigen. Wenn Sie auf das Symbol klicken, gelangen Sie zur Wissensdatenbank-Website des Arbeitsbereichs, der derzeit in Ihrem Wissensdatenbank-Portal geöffnet ist. Wenn Sie sich im Arbeitsbereich für die API-Dokumentation befinden, gelangen Sie mit der Aktion Website öffnen zur Startseite der API-Dokumentation. Wenn Ihre API-Dokumentationswebsite nicht über eine Startseite verfügt, werden Sie zur ersten Artikel- oder Kategorieseite in der API-Dokumentation weitergeleitet.
