Recordatorio de la reseña

Los recordatorios de reseñas de artículos te permiten marcar artículos para revisión periódica, de modo que tu base de conocimientos siempre contiene información precisa y actualizada. Cuando un artículo publicado llega a la fecha límite de su revisión, pasa a un estado obsoleto , alertando a los miembros del proyecto de que el contenido necesita atención. Puedes aplicar recordatorios a artículos individuales o en un grupo, ya sea de inmediato o en un calendario programado.

Cuándo usar los recordatorios de revisión de artículos

Utiliza recordatorios de revisión en los siguientes escenarios:

• Auditorías de contenido programadas: Establece recordatorios a intervalos regulares (por ejemplo, cada 90 días) para asegurarte de que todos los artículos de tu proyecto sean revisados periódicamente.
• Documentación urgente: Señala artículos que cubren características, procesos o políticas que cambian con frecuencia.
• Actualizaciones posteriores al lanzamiento: Tras el lanzamiento del producto, recuerda a los colaboradores que verifiquen que los artículos relacionados siguen reflejando los últimos cambios.
• Cumplimiento y gobernanza: Asegúrate de que el contenido regulado o sensible sea revisado y aprobado según un calendario definido.

Antes de que empieces

• Solo los Propietarios y Administradores de Proyectos pueden configurar la configuración de recordatorios de revisión a nivel de proyecto.
• Los recordatorios de reseña solo se aplican a los artículos publicados. Los artículos solo en borrador no entrarán en estado obsoleto hasta que se publiquen.

Recordatorio de creación de reseñas de artículos desde el editor de Documentación

1. Navega hasta el artículo deseado en el portal de la base de conocimiento.

2. Haz clic en el icono Más () en el encabezado del artículo y selecciona Más opciones de artículo. Aparecerá el panel de configuración del artículo .

3. La pestaña de recordatorio de reseñas estará seleccionada por defecto.

4. En recordatorio de Revisa, elige una de las siguientes opciones:

   • Marca para la reseña: Selecciona esta opción para marcar inmediatamente el artículo para su revisión. Una vez publicado el artículo, entrará en estado de rancio.
   • Recordatorio de la agenda: Selecciona esta opción para establecer un recordatorio en un intervalo específico. Elige el número de días después de los cuales debe revisarse el artículo.

5. Introduce un motivo para la revisión (opcional).

6. Haz clic en Guardar.

Una vez que un artículo entra en estado de rancio, aparecen los siguientes indicadores:

• El artículo entra en el estado de Rancio .
• Una insignia de Ala aparece en el editor de artículos. La insignia de Stale es interactiva y permite a los usuarios marcar el artículo como revisado directamente por el editor.
• Un indicador de punto rojo aparece junto al artículo en el árbol de categorías para una visibilidad rápida.
• Si un artículo de Adice se abre en modo edición, puede aparecer un punto amarillo (publicado y actualmente en borrador) junto con el punto rojo. Esto indica que el artículo está siendo editado mientras sigue en estado de desgaste.

Cómo borrar un recordatorio de reseña

Una vez que un artículo ha sido revisado y actualizado, puedes limpiar su estado de obsoleto marcándolo como revisado.

Puedes hacerlo de dos maneras:

1. Uso de la insignia de Stale
2. Uso de la configuración del artículo

Uso de la insignia de Stale

1. Navega al artículo deseado en el editor de Documentación.
2. Haz clic en la insignia de Stale que aparece cerca del estado del flujo de trabajo en el encabezado del artículo.
3. Un panel de revisión comenzará con detalles sobre la última versión publicada del artículo, incluyendo cuándo el artículo quedó obsoleto y quién publicó la última versión. Revisa el contenido y haz las actualizaciones necesarias.
4. Haz clic en Marcar como revisado. Una vez marcado como revisado, el estado de Rancio será eliminado y el artículo volverá a su estado Publicado .

Uso de la configuración del artículo

1. Navega hasta el artículo deseado.
2. Haz clic en el icono Más () en el encabezado del artículo y selecciona Más opciones de artículo. Aparecerá el panel de configuración del artículo .
3. La pestaña de recordatorio de reseñas estará seleccionada por defecto.
4. En el recordatorio de la revisión, el panel muestra detalles de la revisión, incluyendo cuándo el artículo quedó obsoleto y la información sobre la última versión publicada.
5. Revisa el contenido y haz las actualizaciones necesarias.
6. Haz clic en Marcar como revisado. Una vez marcado como revisado, el estado de Rancio será eliminado y el artículo volverá a su estado Publicado .

Marcar varios artículos como Revisados o Necesitan revisión

Puedes marcar varios artículos como Revisados o Necesitan revisión usando dos métodos:

1. De la página Todos los artículos
2. Del recordatorio de reseñas de artículos en herramientas de contenido

De la página Todos los artículos

1. Navega a Documentación () en la barra de navegación izquierda.
2. En el panel de navegación izquierdo, navega a Todos los artículos (). Aparecerá la página de Todos los artículos .
3. En la opción Filtrar (), amplía el desplegable de recordatorio de reseñas y selecciona Obsoleto.
4. Selecciona los artículos que quieres marcar como revisados.
5. Haz clic en la opción de Marcar como Revisado disponible encima de la lista de artículos.
6. De forma similar, para marcar varios artículos para revisión, selecciona los artículos deseados, haz clic en recordatorio de revisión y elige los días de recordatorio previstos.

Recordatorios de reseñas de artículos en herramientas de contenido

1. En la barra de navegación de la izquierda, navega a Recursos de Contenido > Gestión de Contenidos > Recordatorios de revisión de artículos. La página de recordatorios de reseñas de artículos aparecerá con una lista de recordatorios que ya has creado.
2. Haz clic en Crear reseña, recordatorio. Aparecerá el cuadro de diálogo de Crear recordatorio .
3. Introduce el nombre del recordatorio, configura la frecuencia del recordatorio y añade los revisores deseados.
4. Haz clic en Siguiente.
5. Selecciona el espacio de trabajo y el idioma deseados.
6. Después de seleccionar todos los artículos, aparece la casilla de Establecer esta regla para futuros artículos/etiquetas/colaboradores . Seleccionar esta opción aplica el mismo recordatorio de revisión a todos los artículos seleccionados, sus etiquetas y colaboradores en el futuro.
7. Selecciona los artículos deseados y haz clic en Establecer recordatorio.

Cómo configurar los ajustes de recordatorio de revisión a nivel de proyecto

1. Navega a Configuración () > Portal de la base de conocimientos en la barra de navegación izquierda.
2. En la página de ajustes generales , localiza la sección de recordatorios de reseñas .

Estas configuraciones te permiten definir el comportamiento predeterminado de recordatorio de revisión para los artículos de todo el proyecto. Para información detallada sobre cómo configurar estos ajustes, consulta Configuración general del proyecto.

Mejores prácticas

• Establece una cadencia constante de repasos: Utiliza la programación automática a nivel de proyecto para asegurarte de que todos los artículos publicados se revisen a intervalos uniformes, reduciendo el riesgo de que el contenido pase desapercibido.
• Añade siempre una razón para reseñar: Aunque el campo Razón de la revisión es opcional, una nota descriptiva ayuda a los revisores a entender qué deben comprobar, lo que lleva a revisiones más rápidas y precisas.
• Utiliza el panel de herramientas de contenido para revisiones a gran escala: Cuando necesitas aplicar recordatorios a muchos artículos a la vez, la página de recordatorios de reseñas de artículos en Recursos de Contenido es más eficiente que configurarlos uno a uno desde el editor.
• Activar "Marcar como revisado al publicar una nueva versión": Si los colaboradores actualizan y vuelven a publicar artículos regularmente, habilitar esta configuración a nivel de proyecto reduce la limpieza manual de estados obsoletos.
• Aprovecha el filtro Todos los artículos: Utiliza el filtro de Viejos bajo recordatorio de reseñas en la página de Todos los artículos para obtener una vista consolidada de todos los artículos atrasados y tomar acciones en masa rápidamente.

Preguntas frecuentes