Integratie van Asana met Document360 via Make

Asana is een veelzijdig platform voor het organiseren, volgen en beheren van werk over teams heen. Documentatieteams die Asana gebruiken om schrijftaken te coördineren met bijdragers en externe instanties kunnen het via Make integreren met Document360 — zodat wanneer taken worden aangemaakt of bijgewerkt in een Asana-project, Make automatisch een bijbehorend artikel in Document360 aanmaakt. Dit verwijdert de handmatige stap van het overzetten van content tussen platforms en houdt je kennisbasis in lijn met je projectactiviteiten.

Wanneer deze integratie te gebruiken

• Je documentatieteam houdt schrijfopdrachten bij in Asana en wil nieuwe taken om automatisch conceptartikelen in Document360 te genereren, zodat schrijvers een vooraf gemaakt artikel kunnen gebruiken.
• Je werkt samen met externe bijdragers via Asana en wilt dat voltooide taakinhoud zonder handmatige overdracht in Document360 overgaat.
• Je wilt een geplande, terugkerende automatisering die op een vast interval controleert op nieuwe of bijgewerkte Asana-taken en artikelen aanmaakt in Document360 zodra ze verschijnen.

Voordat je begint

• Je moet een actief Create-account hebben.
• Je moet een Asana-account hebben met toegang tot de werkruimte en het project dat je wilt monitoren.
• Je moet je Document360 API-token klaar hebben. Om er een te genereren, navigeer naar Connections > Extensions, zoek de Make-tegel en klik op Connect om het token te kopiëren.

Hoe het scenario op te zetten

Stap 1 — Log in en maak een nieuw scenario aan

1. Log in op je Make-account. Het Make-dashboard verschijnt.

2. Klik rechtsboven op Een nieuw scenario aanmaken .
3. Klik op het toevoegingspictogram (+) — een lijst van beschikbare applicaties verschijnt.
4. Typ in het zoekveld Asana.
5. Selecteer Asana en kies de taak die je als trigger wilt gebruiken. Selecteer bijvoorbeeld Taken bekijken of subtaken om updates te krijgen over nieuwe taken.
6. Klik op Verbinding maken en voer een verbindingsnaam in.
7. Klik op Opslaan.
8. Klik op Toestaan zodat Asana toegang krijgt tot je Make-account.
9. Klik OK.

Stap 2 — Configureer de Asana-module

Verbind je Asana-account en configureer de triggerinstellingen in de Asana-module.

1. Selecteer in het veld Verbinding je Asana-verbinding. Als je Asana al met Make hebt verbonden, selecteer het dan in het dropdownmenu.
2. Klik op het Filter-dropdown en selecteer Project.
3. Klik op het keuzemenu Werkruimte en selecteer de gewenste werkruimte.
4. Klik op het dropdownmenu Project ID en selecteer het project dat je wilt monitoren.
5. In het veld Voltooid Sinds voer je een datum in formaat MM/DD/YYYY HH:MM in om alleen taken terug te geven die sindsdien onvoltooid of voltooid zijn.
6. In het veld Aangepast Sinds voer je een datum in in MM/DD/YYYY HH:MM het formaat in om alleen taken terug te geven die sindsdien zijn gewijzigd.
7. In het Limiet-veld voer je het maximale aantal taken in dat Make per uitvoeringscyclus terugkeert.
8. Klik OK.
9. Selecteer in de pop-up Kies waar je wilt beginnen de datum en tijd waarop je wilt beginnen met het volgen van nieuwe taken.
10. Klik OK.

Je Asana-account is nu gekoppeld aan Make.

Stap 3 — Verbind Document360 als actie

Zodra Asana is aangesloten, voeg je Document360 toe als de volgende module in het scenario.

1. Klik op de Scenario-editorpagina op de optie Nog een module toevoegen (+).
2. Voer in het zoekveld Document360 in.
3. Selecteer Document360 en kies de actie die je wilt uitvoeren. Selecteer bijvoorbeeld Create a article om een conceptartikel te maken.
4. Selecteer in het Document360-paneel een bestaande verbinding. Om een nieuwe verbinding te creëren:
   • Klik op Verbinding aanmaken en voer een Verbindingsnaam in.
   • Voer je Document360 API-token in en klik op Opslaan.

Om het API-token te genereren vanuit Document360:

5. Navigeer naar Connections > Extensions in de linker navigatiebalk van het kennisbasisportaal.
6. Klik op de Make-extensie-tegel op Verbinden.

7. Klik op het kopieer-icoon om het token te kopiëren.

8. Ga terug naar het Make-paneel en plak het API-token in het veld.
9. Selecteer in het veld Artikel Titel de Asana-parameters die je als artikeltitel wilt gebruiken. Selecteer bijvoorbeeld de parameter Taaknaam .
10. Selecteer in het veld Article Content de parameters die je als inhoud van het artikel wilt gebruiken. Selecteer bijvoorbeeld Naam van de toegewezen persoon, Resource Type en Moet Op te leveren.
11. Selecteer in het dropdown Project Category ID de categorie waar het nieuwe artikel moet worden aangemaakt.
12. Klik OK.

Stap 4 — Test het scenario

1. Klik linksonder op de knop 'Run once ' om het scenario te testen. Testgegevens staan onderaan de pagina.
2. Om de test te activeren, maak je een nieuwe taak aan in het bijbehorende Asana-project.
3. Zodra de taak is aangemaakt, wordt er een nieuw artikel aangemaakt in de bijbehorende Document360-categorie. Je kunt dit verifiëren in het paneel met testdetails of door direct naar je Document360-project te navigeren.

Stap 5 — Plan het scenario

1. Schakel de schakelaar linksonder in om het scenario in te plannen. Standaard wordt het scenario elke 15 minuten uitgevoerd.
2. Klik op OK om op te slaan.

Stap 6 — Activeer het scenario

1. Klik op het pictogram 'Afsluiten bewerken ()' bovenaan. Het integratiedashboard verschijnt.
2. Zet de AAN/UIT-schakelaar aan bij de Bewerken-optie om het scenario te activeren.

Zodra het geactiveerd is, draait het scenario automatisch volgens het schema dat je hebt ingesteld.

Best practices

• Gebruik de velden Filter en Project ID om het scenario te scopen op een specifiek Asana-project in plaats van op je hele werkruimte. Dit voorkomt dat niet-gerelateerde taakactiviteiten ongewenste artikelen genereren in Document360.
• Koppel betekenisvolle taakvelden aan de Artikeltitel — de Asana-taaknaam is een goede standaardfunctie, maar overweeg of andere velden zoals een aangepast "Doc title"-veld beter weergeven hoe het artikel genoemd moet worden.
• Pas de uitvoeringslimiet in het Limiet-veld aan om overeen te komen met het taakvolume van je team. Als je het te laag zet, kan het scenario taken missen tussen de runs door; Het te hoog zetten in een druk project kan in één cyclus meer artikelen opleveren dan verwacht.
• Gebruik de knop 'Één keer uitvoeren ' om te controleren of het scenario correct werkt voordat je het op een schema activeert. Controleer of het testartikel in de juiste Document360-categorie verschijnt met de juiste titel en inhoud voordat het live gaat.