Integreren van Monday.com met Document360 via Make

De veelzijdige boards en aanpasbare workflows van Monday.com maken het een populaire keuze voor het beheren van content-samenwerking tussen teams. Wanneer een documentatieteam samenwerkt met schrijvers, redacteuren en externe instanties in Monday.com, moeten inhoudsupdates vaak als kennisbasisartikelen in Document360 worden opgenomen. Door Monday.com en Document360 via Make te verbinden, kun je dit automatiseren: telkens wanneer een gespecificeerd evenement op een Monday.com bord plaatsvindt — zoals een wijziging van een kolomwaarde — voegt Make de update automatisch toe aan een overeenkomstig artikel in Document360.

Wanneer deze integratie te gebruiken

• Je documentatieteam houdt schrijfopdrachten en inhoudelijke taken op Monday.com boards bij en wil dat bordactiviteiten artikelen in Document360 automatisch bijwerken of uitbreiden.
• Je gebruikt Monday.com om goedkeuringen of statuswijzigingen te beheren en wilt dat die updates in je kennisbank worden weergegeven zonder een handmatige stap.
• Je wilt een realtime, webhook-gedreven automatisering waarbij inhoudswijzigingen in Monday.com direct updates in Document360 activeren zodra ze plaatsvinden.

Voordat je begint

• Je moet een actief Create-account hebben.
• Je moet een Monday.com-account hebben met toegang tot het bord dat je wilt monitoren.
• Je moet je Document360 API-token klaar hebben. Om er een te genereren, navigeer naar Connections > Extensions, zoek de Make-tegel en klik op Connect om het token te kopiëren.

Hoe het scenario op te zetten

Stap 1 — Log in en maak een nieuw scenario aan

1. Log in op je Make-account. Het Make-dashboard verschijnt.

2. Klik rechtsboven op Een nieuw scenario aanmaken .
3. Klik op het toevoegingspictogram (+) — een lijst van beschikbare applicaties verschijnt.
4. Typ in het zoekveld Monday.com.
5. Selecteer Monday.com en kies de trigger die je wilt gebruiken. Selecteer bijvoorbeeld de kolomwaarden van het Watch Board om het scenario te activeren wanneer de kolomwaarden van een bord veranderen.

Stap 2 — Configureer de Monday.com module

Monday.com maakt verbinding met Make via een webhook en een API-token vanuit je Monday.com-account.

1. Klik op 'Maak een webhook aan' en voer een webhooknaam in.
2. Klik op Verbinding maken en voer een verbindingsnaam in.
3. Voer het API v2 Token in in het veld API Key .

Om de API v2 Token te verkrijgen van Monday.com:

4. Ga naar Profiel > Administratie in Monday.com.
5. Klik in de linker navigatie-zijbalk op Connecties.
6. Klik onder het API-tabblad op het Kopiëren-icoon om je persoonlijke API-token te kopiëren.

7. Klik op Opslaan.
8. Klik op Toestaan om Monday.com toegang te geven tot je Make-account.
9. Klik OK.

Stap 3 — Verbind Document360 als actie

Zodra Monday.com is verbonden, voeg je Document360 toe als volgende module in het scenario.

1. Klik op de Scenario-editorpagina op de optie Nog een module toevoegen (+).
2. Voer in het zoekveld Document360 in.
3. Selecteer Document360 en kies de actie die je wilt uitvoeren. Selecteer bijvoorbeeld Create a article om een conceptartikel te maken.
4. Selecteer in het Document360-paneel een bestaande verbinding. Om een nieuwe verbinding te creëren:
   • Klik op Verbinding aanmaken en voer een Verbindingsnaam in.
   • Voer je Document360 API-token in en klik op Opslaan.

Om het API-token te genereren vanuit Document360:

5. Navigeer naar Connections > Extensions in de linker navigatiebalk van het Knowledge Base-portaal.
6. Klik op de Make-extensie-tegel op Verbinden.

7. Klik op het kopieer-icoon om het token te kopiëren.

8. Ga terug naar het Make-paneel en plak het API-token in het veld.
9. Selecteer in het veld Article ID de vereiste optie uit de lijst om het Document360-artikel te identificeren dat bijgewerkt moet worden.
10. Selecteer in het veld ' Tekst om toe te voegen ' de Monday.com bordgegevens die je aan het artikel wilt toevoegen:

• Groepstitel
• Artikelnaam
• Update op
• Toegewezen
• Status

11. Klik OK.

Stap 4 — Test het scenario

1. Klik linksonder op de knop 'Run once ' om het scenario te testen. Testgegevens staan onderaan de pagina.
2. Om de test te activeren, maak je een nieuwe taak aan op het bijbehorende Monday.com bord.
3. Zodra de taak is aangemaakt, wordt er een nieuw artikel aangemaakt in de bijbehorende Document360-categorie. Je kunt dit verifiëren in het paneel met testdetails of door direct naar je Document360-project te navigeren.

Stap 5 — Plan het scenario

1. Schakel de schakelaar linksonder in om het scenario in te plannen. Met een webhook-gebaseerde trigger wordt het scenario direct uitgevoerd zodra de gegevens van Monday.com binnenkomen.
2. Klik op OK om op te slaan.

Stap 6 — Activeer het scenario

1. Klik op het pictogram 'Afsluiten bewerken ()' bovenaan. Het integratiedashboard verschijnt.
2. Zet de AAN/UIT-schakelaar aan bij de Bewerken-optie om het scenario te activeren.

Zodra het is geactiveerd, draait het scenario in realtime terwijl Monday.com bordgebeurtenissen plaatsvinden.

Best practices

• Kies een specifieke triggergebeurtenis die een betekenisvol punt in je contentworkflow weerspiegelt — bijvoorbeeld de kolomwaarden van Watch Board gekoppeld aan een statuskolom die verandert in "Klaar voor publicatie" — in plaats van dat deze bij elke boardupdate wordt getriggerd, wat onnodige artikelupdates kan genereren.
• Gebruik het veld Article ID zorgvuldig om te zorgen dat Make het juiste artikel in Document360 bijwerkt. Test eerst met een bekende artikel-ID om te bevestigen dat de mapping correct is voordat je het scenario activeert op een live board.
• Bewaar je Monday.com API v2 Token veilig. In tegenstelling tot OAuth-gebaseerde verbindingen is dit token een langlevende persoonlijke API-sleutel. Als het in Monday.com wordt gecompromitteerd of opnieuw gegenereerd, update het dan onmiddellijk in de verbindingsinstellingen van Make om het scenario draaiende te houden.