Google Docs integreren met Document360 via Make

Google Docs is een veelgebruikt documentbeheertool dat op natuurlijke wijze integreert met andere Google-diensten. Wanneer je team documenten maakt of bijwerkt in Google Docs, moet die inhoud vaak worden weergegeven in je kennisbank van Document360. Door Google Docs en Document360 via Make te verbinden, kun je dit automatiseren: telkens wanneer een nieuw document wordt aangemaakt of aangepast in een opgegeven Google Drive-map, maakt Make automatisch een overeenkomstig artikel aan in Document360.

Wanneer deze integratie te gebruiken

• Je team schrijft content in Google Docs voordat het wordt gepubliceerd in Document360, en je wilt dat nieuwe of bijgewerkte documenten automatisch conceptartikelen genereren in je kennisbank zonder een handmatige overdrachtstap.
• Je onderhoudt een gedeelde Google Drive-map als contentstaging-gebied en wilt dat Make deze bekijkt en nieuwe documenten regelmatig in Document360 zet als artikelen.
• Je wilt je Google Docs-bibliotheek en Document360-kennisbank synchroon houden, waardoor de tijd tussen contentcreatie en publicatie wordt verkort.

Voordat je begint

• Je moet een actief Create-account hebben.
• Je moet een Google-account hebben met toegang tot de Drive-map die je wilt monitoren.
• Je moet je Document360 API-token klaar hebben. Om er een te genereren, navigeer naar Connections > Extensions, zoek de Make-tegel en klik op Connect om het token te kopiëren.

Hoe het scenario op te zetten

Stap 1 — Log in en maak een nieuw scenario aan

1. Log in op je Make-account. Het Make-dashboard verschijnt.

2. Klik rechtsboven op Een nieuw scenario aanmaken .
3. Klik op het toevoegingspictogram (+) — een lijst van beschikbare applicaties verschijnt.
4. Typ in het zoekveld Google Docs.
5. Selecteer Google Docs en kies de trigger die je wilt gebruiken. Selecteer bijvoorbeeld Documenten bekijken om nieuwe of bijgewerkte documenten in een Drive-map te monitoren.

Stap 2 — Configureer de Google Docs-module

Koppel je Google-account en stel in welke documenten je moet bekijken.

1. Klik op Verbinding maken en een Verbindingsnaam invoeren, of selecteer een bestaande verbinding uit het dropdownmenu als je er al een hebt.
2. Selecteer in het keuzemenu Kijkdocumenten ofwel Op Aanmaakdatum of Op Gewijzigde Datum , afhankelijk van wat het scenario zou moeten activeren.
3. Selecteer in het dropdownmenu Kies een Schijf de Schijf-map die je wilt monitoren.
4. Selecteer in het veld Map ID de specifieke map waarin je documenten zijn opgeslagen.
5. In het veld Limiet voer je het maximale aantal documenten in dat Make per uitvoeringscyclus terugkeert.
6. Klik op OK om op te slaan.

Stap 3 — Verbind Document360 als actie

Zodra Google Docs is verbonden, voeg je Document360 toe als volgende module in het scenario.

1. Klik op de Scenario-editorpagina op de optie Nog een module toevoegen (+).
2. Voer in het zoekveld Document360 in.
3. Selecteer Document360 en kies de actie die je wilt uitvoeren. Selecteer bijvoorbeeld Create a article om een conceptartikel te maken.
4. Selecteer in het Document360-paneel een bestaande verbinding. Om een nieuwe verbinding te creëren:
   • Klik op 'Maak een webhook aan' en voer een webhooknaam in.
   • Klik op Verbinding aanmaken en voer een Verbindingsnaam in.
   • Voer je Document360 API-token in en klik op Opslaan.

Om het API-token te genereren vanuit Document360:

5. Navigeer naar Connections > Extensions in de linker navigatiebalk van het Knowledge Base-portaal.
6. Klik op de Make-extensie-tegel op Verbinden.

7. Klik op het kopieer-icoon om het token te kopiëren.

8. Ga terug naar het Make-paneel en plak het API-token in het veld.

Stap 4 — Test het scenario

1. Klik linksonder op de knop 'Run once ' om het scenario te testen. Testgegevens staan onderaan de pagina.
2. Om de test te starten, maak je een nieuw document aan in de bijbehorende Google Docs-map.
3. Zodra het document is aangemaakt, wordt er een nieuw artikel aangemaakt in de bijbehorende Document360-categorie. Je kunt dit verifiëren in het paneel met testdetails of door direct naar je Document360-project te navigeren.

Stap 5 — Plan het scenario

1. Schakel de schakelaar linksonder in om het scenario in te plannen. Standaard wordt het scenario elke 15 minuten uitgevoerd.
2. Klik op OK om op te slaan.

Stap 6 — Activeer het scenario

1. Klik op het pictogram 'Afsluiten bewerken ()' bovenaan. Het integratiedashboard verschijnt.
2. Zet de AAN/UIT-schakelaar aan bij de Bewerken-optie om het scenario te activeren.

Zodra het is geactiveerd, draait het scenario automatisch elke 15 minuten en maakt het artikelen aan van nieuwe of bijgewerkte Google Docs-documenten.

Best practices

• Kies op Aangemaakt Datum in het keuzemenu Documenten bekijken als je wilt dat het scenario alleen wordt geactiveerd bij gloednieuwe documenten. Gebruik Op Gewijzigde Datum als je wilt dat bestaande documenten ook nieuwe artikelen genereren — maar wees je ervan bewust dat dit na verloop van tijd dubbele artikelen voor hetzelfde document kan creëren.
• Beperk de Map ID naar een specifieke staging-map in plaats van je hele Drive. Een speciale map "Klaar voor Document360" geeft je team een duidelijk overdrachtspunt en voorkomt dat het scenario niet-gerelateerde documenten oppakt.
• Gebruik het Limiet-veld voorzichtig bij het starten van het Scenario. Beginnen met een lage limiet laat je verifiëren dat de juiste documenten worden opgepikt voordat je opschaalt naar grotere batchgroottes.