Google Docs integreren met Document360

Veel organisaties over de hele wereld gebruiken Google Docs als tool voor documentbeheer. Google biedt als platform een meer geïntegreerde omgeving waar het beheren van meerdere vormen van documenten en bestanden vrij eenvoudig is.

Integratie van Google Docs met Document360

Door Document360 als uw kennisbankplatform te gebruiken, kunt u samenwerken met meerdere externe leveranciers die inhoud bijdragen via Google Docs. Hoewel Google Docs een geweldig platform is voor samenwerking, kan het handmatig overzetten van deze artikelen naar Document360 tijdrovend en arbeidsintensief zijn.

Door Google Docs en Document360 op Zapiermet elkaar te verbinden, kunt u eenvoudig de contentstroom tussen deze platforms faciliteren. Volg de onderstaande stappen om een verbinding tot stand te brengen tussen Google Docs en Document360:

1. Zorg ervoor dat je bent ingelogd op je Zapier-account.

2. Klik in het linkernavigatiemenu op Maken en klik vervolgens op Zaps uit de beschikbare opties.

3. Zap wordt gemaakt met Trigger en Action flow.

   

Google Docs en Document360 verbinden in Zapier

Stap 1: Google Docs aansluiten

1. Kies in het veld Trigger de optie Google Docs.

2. Selecteer in het veld Triggergebeurtenis de gewenste gebeurtenis die moet worden geactiveerd in de Google Docs.

   Als u later een andere app wilt configureren, kunt u dat doen door op Wijzigen te klikken.

3. Klik op het veld Account en er verschijnt een aanmeldingsvenster .

4. Voer uw inloggegevens in en klik op Toestaan.

5. Klik op Doorgaan.

   

6. Zoek de lijst met mappen die zijn opgehaald uit uw gekoppelde Google Drive-account.

7. Kies de gewenste map en klik op Doorgaan.

8. Zapier voert een test uit om er zeker van te zijn dat de trigger correct is geconfigureerd.

9. Maak een Google-document in de geselecteerde map en test de trigger.

Stap 2: Document360 koppelen

1. Kies in het veld Actie de optie Document360.

2. Selecteer op de blade Setup die aan de rechterkant wordt weergegeven een gewenste gebeurtenis in het veld Gebeurtenis .

3. Klik op het veld Account en er verschijnt een aanmeldingsvenster .

4. Voer uw inloggegevens in en klik op Toestaan.

   Om het API-token te genereren vanuit de Document360-portal,

5. Navigeer naar Instellingen () > Knowledge Base-portal > Extensies > Teamsamenwerking.

6. Klik op de tegel Zapier extensie op Verbinden.

7. Klik op het pictogram Kopiëren () om het token te kopiëren.

   

8. Ga terug naar het Zapier venster en plak het API-token in het veld.

9. Klik op Ja, doorgaan naar Document360.

8. U kunt het aangesloten Document360-project vinden op de Connect Document360-accountpagina .

   Als u later een ander account wilt configureren, kunt u dat doen door op Wijzigen te klikken.

9. Klik op Doorgaan.

Stap 3: Zap aanpassen

1. Breng de velden van Google Docs in kaart in Document360. Wijs alle verplichte velden toe:

• Titel: Standaard is hier de titel in Google Docs geselecteerd. U heeft echter verschillende opties beschikbaar, afhankelijk van uw zakelijke vereisten.

• Inhoud: Standaard wordt hier inhoud in Google Docs geselecteerd. U heeft echter verschillende opties beschikbaar, afhankelijk van uw zakelijke vereisten.

• Versie: Kies de gewenste werkruimte in het kennisbankproject waar u het artikel wilt maken.

• Taal: Kies de gewenste taal in de geselecteerde werkruimte waarin u het artikel wilt maken.

• Categorie: Kies de gewenste categorie in de geselecteerde taal waarin u het artikel wilt aanmaken.

• Publiceren: Kies Waar voor het artikel dat u wilt publiceren. Kies Onwaar om het artikel in conceptstatus te hebben.

2. Als u klaar bent, klikt u op Doorgaan.

NOTITIE

Pas nadat u alle vereiste velden hebt toegewezen, wordt de knop Doorgaan ingeschakeld.

Test Zap

1. Klik in het testgedeelte op Teststap.

2. Is dit gelukt, dan krijg je de melding 'Er is een artikel verstuurd naar Document360'.

   In uw Document360 Knowledge Base-portal vindt u het artikel met de titel achter de Google Docs bestandsnaam, in de map die u eerder hebt geselecteerd.

3. Ga terug naar het installatievenster van de Zapier .

Zet Zap aan

1. Nadat u de Zap hebt getest, controleert of bewerkt u de instellingen voordat u de Zap inschakelt.

2. U kunt de instellingen die zijn geconfigureerd op de Google Docs trigger en de bijbehorende actie van het nieuwe artikel in Document360 bewerken.

3. Je zou een succesbericht krijgen waarin staat dat je Zap aan staat. U kunt op de knop Uw Zap beheren klikken om naar de overzichtspagina van uw Google Docs+Document360 Zap te gaan.

Zap overzicht

Artikelen maken in Document360 op basis van een nieuw Google Docs bestand

U kunt de informatie over de Zaps die u hebt gemaakt bekijken en bewerken op de Zap-overzichtspagina.

Een Zap verwijderen

1. Navigeer naar het Zapier dashboard. Op de overzichtspagina wordt een lijst met alle bestaande Zaps weergegeven.

2. Klik op het pijlpictogram (>) rechts van de gewenste Zaps en klik op Zap uitschakelen en verwijderen.

   De geselecteerde Zap wordt verwijderd.