Google Docs integreren met Document360 met Zapier

Als je team Google Docs gebruikt voor contentsamenwerking met externe leveranciers, aannemers of gedistribueerde schrijvers, is handmatig kopiëren van artikelen uit Google Docs naar Document360 tijdrovend en foutgevoelig. Door Google Docs en Document360 via Zapier te verbinden, kun je deze contentflow automatiseren. Telkens wanneer er een nieuw Google Doc wordt aangemaakt in een aangewezen map, maakt Zapier automatisch een bijbehorend artikel aan in je Document360-kennisbank.

Wanneer deze integratie te gebruiken

• Je team werkt samen met externe leveranciers, aannemers of freelance schrijvers die content bijdragen aan Google Docs, maar geen toegang hebben tot het Document360-portaal.
• Je wilt de handmatige stap van het kopiëren van content uit Google Docs naar Document360 elke keer dat een nieuw document klaar is, elimineren.
• Je beheert een groot volume contentbijdragen van meerdere samenwerkingspartners en hebt een consistente, geautomatiseerde manier nodig om die content in je kennisbank te brengen.

Voordat je begint

• Je moet ingelogd zijn op je Zapier-account.
• Je moet een Google-account hebben met toegang tot de Google Drive-map die je wilt monitoren.
• Je moet je Document360 API-token klaar hebben. Om er een te genereren, ga je naar Connections > Extensions, zoek je de Zapier-tegel en klik je op Connect om het token te kopiëren.

Hoe de Zap op te zetten

Stap 1 — Maak een nieuwe Zap aan

1. Log in op je Zapier-account.
2. Klik in het linker navigatiemenu op Aanmaken en selecteer Zaps.
3. Er wordt een nieuwe Zap gemaakt met een Trigger - en Actieflow .

Stap 2 — Koppel Google Docs als trigger

1. Kies in het veld Trigger Google Docs.
2. Selecteer in het veld Trigger event het event dat de Zap moet activeren.

3. Klik op het Account-veld — er verschijnt een inlogpaneel.
4. Voer je Google-accountgegevens in en klik op Toestaan.

5. Klik op Doorgaan.

6. Zoek de lijst met mappen die je van je gekoppelde Google Drive-account hebt opgehaald.
7. Kies de gewenste map en klik op Doorgaan.
8. Zapier voert een test uit om te bevestigen dat de trigger correct is ingesteld.
9. Maak een Google Doc aan in de geselecteerde map om de trigger te testen.

Stap 3 — Verbind Document360 als actie

1. Kies in het actieveld Document360.
2. Selecteer in het Setup-paneel het gewenste Event uit het dropdownmenu.
3. Klik op het Account-veld — er verschijnt een inlogpaneel.
4. Voer je inloggegevens in en klik op Toestaan.

Om het API-token te genereren vanuit Document360:

5. Navigeer naar Connections > Extensions in de linker navigatiebalk van het Knowledge Base-portaal.
6. Klik op de Zapier-extensietegel op Verbinden.

7. Klik op het kopieer-icoon om het token te kopiëren.

8. Ga terug naar het Zapier-paneel en plak het API-token in het veld.
9. Klik op ja, ga door naar document360.

10. Je kunt het verbonden Document360-project vinden op de Connect Document360-accountpagina . Om later een ander account te gebruiken, klik je op Wijzigen.
11. Klik op Doorgaan.

Stap 4 — Kaart de velden in kaart

1. Kaart de velden van Google Docs naar Document360:

2. Klik op Doorgaan.

Stap 5 — Test de Zap

1. Klik in de testsectie op Teststap.
2. Als dit lukt, zie je het bericht Een artikel is verzonden naar Document360.
3. In je Document360-portaal vind je het artikel dat is getiteld na de naam van het Google Docs-bestand, in de categorie die je hebt gekozen.
4. Ga terug naar het Zapier-installatiepaneel.

Stap 6 — Zet de Zap aan

1. Bekijk of bewerk de trigger- en actie-instellingen indien nodig.
2. Klik om de Zap aan te zetten. Je zult een succesbericht zien: je Zap staat aan.
3. Klik op Beheer je Zap om naar de Zap-overzichtspagina te gaan.

Zap overzicht

Zodra het actief is, kun je de Zap bekijken en beheren vanuit het Zapier-dashboard. De overzichtspagina toont de trigger, actie en loopgeschiedenis van de Zap.

Hoe verwijder je een Zap

1. Navigeer naar het Zapier-dashboard. Een lijst van alle bestaande Zaps wordt weergegeven op de overzichtspagina.
2. Klik op het pijltje (>) icoon rechts van de Zap die je wilt verwijderen en klik op Zap uitschakelen en verwijderen. De Zap is permanent verwijderd.

Best practices

• Stel het veld Publiceren in op False wanneer je velden in Stap 4 mappt. Dit maakt het artikel als concept in Document360, waardoor je team de kans krijgt om de inhoud te bekijken en op te maken voordat deze live gaat.
• Houd de aangewezen Google Drive-map nauwlettend in de gaten — elk nieuw document dat daar wordt aangemaakt, activeert de Zap, dus zorg ervoor dat samenwerkingspartners alleen afgeronde of review-klaar content in die map plaatsen.
• Gebruik per contenttype of team een speciale Google Drive-map zodat je aparte Zaps kunt maken met verschillende categorieën voor elk, zodat je kennisbank georganiseerd blijft zonder handmatig sorteren.