Als je team Google Drive gebruikt als centrale bestandsopslag, kost het handmatig synchroniseren met je Document360-kennisbank tijdrovend. Door Document360 en Google Drive via Zapier te verbinden, kun je het bestandsbeheer automatiseren: telkens wanneer er een gebeurtenis plaatsvindt in Document360 – zoals een artikel dat wordt gepubliceerd of bijgewerkt – voert Zapier automatisch een actie uit in Google Drive, zoals het uploaden van een bestand naar een aangewezen map.
Wanneer deze integratie te gebruiken
- Je team slaat documentatiebestanden op in Google Drive en wil dat Document360-artikelgebeurtenissen automatisch overeenkomstige bestanden aanmaken of bijwerken in Drive zonder handmatige export.
- Je wilt een Google Drive-archief onderhouden van je gepubliceerde kennisbankartikelen voor back-up, delen of offline toegang.
- Schrijvers of belanghebbenden die geen toegang hebben tot het Document360-portaal, moeten automatisch artikelinhoud via Google Drive ontvangen wanneer artikelen worden gepubliceerd.
Voordat je begint
- Je moet ingelogd zijn op je Zapier-account.
- Je moet een Google-account hebben met toegang tot de Google Drive-map waarin je bestanden wilt schrijven.
- Je moet je Document360 API-token klaar hebben. Om er een te genereren, ga je naar Connections > Extensions, zoek je de Zapier-tegel en klik je op Connect om het token te kopiëren.
Hoe de Zap op te zetten
Stap 1 — Maak een nieuwe Zap aan
- Log in op je Zapier-account.
- Klik in het linker navigatiemenu op Aanmaken en selecteer Zaps.
- Er wordt een nieuwe Zap gemaakt met een Trigger - en Actieflow .
Stap 2 — Verbind Document360 als trigger
- Kies in het veld Trigger , Document360.
- Selecteer in het Setup-paneel het gewenste evenement in het Event-veld .
- Klik op het Account-veld — er verschijnt een inlogpaneel.
- Voer je inloggegevens in en klik op Toestaan.
Om het API-token te genereren vanuit Document360:
- Navigeer naar Connections > Extensions in de linker navigatiebalk van het Knowledge Base-portaal.
- Klik op de Zapier-extensietegel op Verbinden.
- Klik op het kopieer-icoon om het token te kopiëren.
- Ga terug naar het Zapier-paneel en plak het API-token in het veld.
- Klik op ja, ga door naar document360.
- Je kunt het verbonden Document360-project vinden op de Connect Document360-accountpagina . Om later een ander account te gebruiken, klik je op Wijzigen.
- Klik op Doorgaan.
Stap 3 — Verbind Google Drive als actie
- Kies in het actieveld Google Drive.
- Selecteer in het Setup-paneel de gewenste actie uit de beschikbare opties in het Event-veld .
- Klik op het Account-veld — er verschijnt een inlogpaneel.
- Voer je Google-accountgegevens in en klik op Toestaan.
- Klik op Doorgaan.
- Werk in het Configuratie-paneel de volgende velden bij:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Rijden | De standaard is Mijn Google Drive. Kies indien nodig een gedeelde schijf uit de lijst. |
| Map | Selecteer de map waar het bestand geplaatst moet worden. |
| Bestand | Selecteer het gewenste bestand uit het dropdownmenu. Dit is een verplicht vakgebied. |
| Omzetten naar document | Kies True om het bestand om te zetten naar een bewerkbaar Google Doc. Kies False om het originele formaat te behouden. |
| Bestandsnaam | Voer een naam in voor het bestand. |
| Bestandsextensie | Voer de bestandsextensie in (bijv. .txt, .html). |
OPMERKING
De velden die beschikbaar zijn in het Configuratie-paneel verschillen afhankelijk van het Actie-event dat je kiest. De hierboven vermelde velden zijn van toepassing op uploadacties.
- Klik op Doorgaan.
Stap 4 — Test en publiceer de Zap
- Klik in het gedeelte Test , klik op Teststap.
- Als het lukt, krijg je het bericht Testitem verzonden! Controleer je Google Drive-account om het te bekijken.
- Klik op Publiceren. Een door Zap gepubliceerde pop-up bevestigt dat de Zap aan is.
- Klik op Beheer je Zap om naar de Zap-overzichtspagina te gaan.
Zap overzicht
Zodra het actief is, kun je de Zap bekijken en beheren vanuit het Zapier-dashboard. De overzichtspagina toont de trigger, actie en loopgeschiedenis van de Zap.
Hoe verwijder je een Zap
- Navigeer naar het Zapier-dashboard. Een lijst van alle bestaande Zaps wordt weergegeven op de overzichtspagina.
- Klik op het pijltje (>) icoon rechts van de Zap die je wilt verwijderen en klik op Zap uitschakelen en verwijderen. De Zap is permanent verwijderd.
Best practices
- Kies een speciale map in Google Drive voor bestanden die door deze Zap zijn gemaakt, los van bestanden die je team handmatig beheert. Het mengen van geautomatiseerde en handmatige bestanden in dezelfde map maakt het moeilijk om te volgen wat waar vandaan kwam.
- Gebruik een consistente bestandsnaamgevingsconventie in het veld Bestandsnaam — bijvoorbeeld door de artikeltitel en datum te vermelden — zodat bestanden in Drive gemakkelijk te identificeren en te doorzoeken zijn zonder ze te openen.
- Zet Convert to Document op Waar als je de inhoud in Google Drive wilt kunnen bewerken nadat deze is binnengekomen. Stel het in op False als je alleen een read-only archiefkopie nodig hebt.