Als je documentatieteam Trello gebruikt om schrijftaken te beheren tussen schrijvers, redacteuren en externe bureaus, vereist het synchroniseren van die borden met wat daadwerkelijk in Document360 wordt gepubliceerd handmatige kaartupdates — wat gemakkelijk te missen is, vooral bij externe bijdragers. Door Document360 en Trello via Zapier te verbinden, kun je dit automatiseren: telkens wanneer een artikel in Document360 wordt gepubliceerd, maakt Zapier automatisch een Trello-kaart aan op je aangewezen bord en lijst, zodat je takenbord up-to-date blijft zonder handmatige inspanning.
Je kunt deze integratie helemaal vanaf nul instellen of het vooraf gebouwde Zapier-sjabloon gebruiken:
Wanneer deze integratie te gebruiken
- Je documentatieteam houdt de artikelstatus bij op een Trello-bord — bijvoorbeeld met lijsten als "In Progress", "Under Review" en "Gepubliceerd" — en wil dat Document360-publicatiegebeurtenissen automatisch verplaatsen of kaarten aanmaken.
- Je werkt samen met externe schrijvers of bureaus die content bijdragen en een manier nodig hebben om gepubliceerde artikelen te tonen in de Trello-werkruimte van je team zonder je Document360-portaal bloot te stellen aan derden.
- Je wilt een lichtgewicht, visueel verslag van alle gepubliceerde artikelen die je team direct in Trello kan annoteren, toewijzen en beheren.
Voordat je begint
- Je moet ingelogd zijn op je Zapier-account.
- Je moet een Trello-account hebben met minstens één bord en lijst die al zijn ingesteld om kaarten te ontvangen.
- Je moet je Document360 API-token klaar hebben. Om er een te genereren, ga je naar Connections > Extensions, zoek je de Zapier-tegel en klik je op Connect om het token te kopiëren.
Hoe de Zap op te zetten
Stap 1 — Maak een nieuwe Zap aan
- Log in op je Zapier-account.
- Klik in het linker navigatiemenu op Aanmaken en selecteer Zaps.
- Er wordt een nieuwe Zap gemaakt met een Trigger - en Actieflow .
Stap 2 — Verbind Document360 als trigger
- Kies in het veld Trigger , Document360.
- Selecteer in het Setup-paneel het gewenste evenement in het Event-veld .
- Klik op het Account-veld — er verschijnt een inlogpaneel.
- Voer je inloggegevens in en klik op Toestaan.
Om het API-token te genereren vanuit Document360:
- Navigeer naar Connections > Extensions in de linker navigatiebalk van het kennisbasisportaal.
- Klik op de Zapier-extensietegel op Verbinden.
- Klik op het kopieer-icoon om het token te kopiëren.
- Ga terug naar het Zapier-paneel en plak het API-token in het veld.
- Klik op ja, ga door naar document360.
- Je kunt het verbonden Document360-project vinden op de Connect Document360-accountpagina . Om later een ander account te gebruiken, klik je op Wijzigen.
- Klik op Doorgaan.
- Klik in de Testsectie op Testtrigger. Als de trigger succesvol is, klik dan op Doorgaan.
Stap 3 — Verbind Trello als actie
- Kies in het actieveld Trello.
- Selecteer in het Setup-paneel ' Kaart aanmaken ' in het Event-veld .
- Klik op het Account-veld — er verschijnt een inlogpaneel.
- Voer je Trello-accountgegevens in en klik op Toestaan.
- Klik op Doorgaan.
- Configureer in de sectie Setup-actie de volgende velden:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Raad | Kies het Trello-bord waar kaarten gemaakt moeten worden. |
| Lijst | Kies de specifieke lijst op het bord (bijv. "Gepubliceerd"). |
| Naam | Koppel aan een Document360-attribuut — meestal de titel van het artikel. |
| Beschrijving | Kaart één of meer Document360-attributen toe, zoals inhoud, bijdrager, versie of updatedatum. |
| Label | Kies een kleurlabel om op de kaart aan te brengen. |
| Kaartpositie | Kies Boven of Onderaan om te bepalen waar nieuwe kaarten in de lijst verschijnen. |
| Leden | Wijs Trello-bestuursleden toe aan de kaart indien nodig. |
- Klik op Doorgaan.
- Klik in het gedeelte Test , klik op Teststap en vervolgens op Publiceren. Een door Zap gepubliceerde pop-up bevestigt dat de Zap aan is.
Hoe artikelsynchronisatie werkt
Zodra de Zap actief is, wordt er bij elke publicatie van een artikel in je verbonden Document360-project automatisch een nieuwe Trello-kaart aangemaakt op het bord en de lijst die je hebt geconfigureerd. De kaart bevat de artikelattributen die je hebt toegewezen — zoals titel, bijdrager, publicatiedatum en inhoud — waardoor je team volledig overzicht krijgt in gepubliceerde artikelen rechtstreeks van Trello.
Zap overzicht
Zodra het actief is, kun je de Zap bekijken en beheren vanuit het Zapier-dashboard. De overzichtspagina toont de trigger, actie en loopgeschiedenis van de Zap.
Hoe verwijder je een Zap
- Navigeer naar het Zapier-dashboard. Een lijst van alle bestaande Zaps wordt weergegeven op de overzichtspagina.
- Klik op het Zap-acties () icoon rechts van de Zap die je wilt verwijderen en klik op Verwijderen. De Zap is permanent verwijderd.
Best practices
- Gebruik een speciale Trello-lijst (zoals "Gepubliceerd via D360") als doel voor door Zap gemaakte kaarten, in plaats van ze te mengen met handmatig gemaakte kaarten. Dit maakt het gemakkelijk om geautomatiseerde boekingen te onderscheiden en indien nodig te controleren.
- Koppel de URL of ID van het artikel in de kaartbeschrijving of naam naast de titel, zodat teamleden direct van de Trello-kaart naar het artikel in Document360 kunnen springen zonder te hoeven zoeken.
- Zet de positie van de kaart op Top zodat de meest recent gepubliceerde artikelen altijd bovenaan de lijst verschijnen, zodat je team een actueel overzicht krijgt van wat er is gepubliceerd zonder te hoeven scrollen.