HubSpot is een toonaangevend platform voor inbound marketing, sales, CRM en klantsucces. Wanneer je supportteam nieuwe tickets ontvangt in HubSpot, is het vaak nodig om te controleren of er al een gerelateerd knowledge base-artikel bestaat in Document360 — en zo niet, er een te maken die de kenniskloof aanpakt. Door HubSpot en Document360 via Zapier te verbinden, kun je dit automatiseren: telkens wanneer er een nieuw supportticket in HubSpot wordt aangemaakt, kan Zapier het aanmaken van een artikel in Document360 starten, waardoor je team direct documentatie kan bouwen vanuit supportactiviteiten.
Wanneer deze integratie te gebruiken
- Je supportteam beheert binnenkomende klantaanvragen in HubSpot en wil automatisch een conceptartikel voor Document360 aanmaken zodra er een ticket binnenkomt voor een niet-gedocumenteerd onderwerp.
- Je wilt kennisgaten sneller dichten door echte supportticketgegevens — ticketnamen en beschrijvingen — als uitgangspunt te gebruiken voor nieuwe knowledge base-artikelen.
- Je bouwt een workflow op waarbij ondersteuningsactiviteiten de documentatie aansturen, zodat je kennisbasis groeit in reactie op wat klanten daadwerkelijk vragen.
Voordat je begint
- Je moet ingelogd zijn op je Zapier-account.
- Je moet een HubSpot-account hebben met toegang tot de supporttickets die je als trigger wilt gebruiken.
- Je moet je Document360 API-token klaar hebben. Om er een te genereren, ga je naar Connections > Extensions, zoek je de Zapier-tegel en klik je op Connect om het token te kopiëren.
Hoe de Zap op te zetten
Stap 1 — Maak een nieuwe Zap aan
- Log in op je Zapier-account.
- Klik in het linker navigatiemenu op Aanmaken en selecteer Zaps.
- Er wordt een nieuwe Zap gemaakt met een Trigger - en Actieflow .
Stap 2 — Verbind HubSpot als trigger
- Kies in het veld Trigger HubSpot.
- Selecteer in het veld Trigger event het vereiste event om te triggeren in HubSpot.
OPMERKING
Om later de trigger-app te wijzigen, klik je op Wijzigen in het Trigger-veld.
- Klik op het Account-veld — er verschijnt een inlogpaneel.
- Voer je HubSpot-inloggegevens in en vink het vakje aan.
- Klik op de Connect-app. Zapier voert een test uit om te bevestigen dat de trigger correct is ingesteld.
- Klik op Doorgaan.
Stap 3 — Verbind Document360 als actie
- Kies in het actieveld Document360.
- Selecteer in het Setup-paneel het gewenste evenement in het Event-veld .
- Klik op het Account-veld — er verschijnt een inlogpaneel.
- Voer je inloggegevens in en klik op Toestaan.
Om het API-token te genereren vanuit Document360:
- Navigeer naar Connections > Extensions in de linker navigatiebalk van het Knowledge Base-portaal.
- Klik op de Zapier-extensietegel op Verbinden.
- Klik op het kopieer-icoon om het token te kopiëren.
- Ga terug naar het Zapier-paneel en plak het API-token in het veld.
- Klik op ja, ga door naar document360.
- Je kunt het verbonden Document360-project vinden op de Connect Document360-accountpagina . Klik op Doorgaan.
Stap 4 — Kaart de velden in kaart
- Koppel de benodigde velden van HubSpot aan Document360:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Naam van het ticket | Standaard wordt de HubSpot-ticketnaam gekoppeld aan de artikeltitel in Document360. |
| Kaartbeschrijving | Standaard past de HubSpot-ticketbeschrijving over op de artikelinhoud in Document360. |
| Versie | Selecteer de werkruimte in je Document360-project waar het artikel gemaakt moet worden. |
| Taal | Kies de taal binnen de geselecteerde werkruimte. |
| Moet deze stap als een "succes" worden beschouwd als er niets wordt gevonden? | Zet op Waar of Onwaar, afhankelijk van hoe je wilt dat de Zap zich gedraagt als er geen overeenkomende content wordt gevonden. |
- Als je klaar bent, klik dan op Doorgaan.
- Klik op Testen & Doorgaan.
Stap 5 — Zet de Zap aan
- Na het testen kun je de trigger- en actie-instellingen bekijken of aanpassen indien nodig.
- Je zult een succesbericht zien: je Zap staat aan. Klik op Beheer je Zap om naar de Zap-overzichtspagina te gaan.
Zap overzicht
Zodra het actief is, kun je de Zap bekijken en beheren vanuit het Zapier-dashboard. De overzichtspagina toont de trigger, actie en loopgeschiedenis van de Zap.
Hoe verwijder je een Zap
- Navigeer naar het Zapier-dashboard. Een lijst van alle bestaande Zaps wordt weergegeven op de overzichtspagina.
- Klik op het Zap-acties () icoon rechts van de Zap die je wilt verwijderen en klik op Verwijderen. De Zap is permanent verwijderd.
Best practices
- Zet het veld "Moet deze stap als een succes worden beschouwd als er niets wordt gevonden?" op Waar als je wilt dat de Zap blijft draaien, zelfs als er geen bijpassend artikel bestaat. Dit voorkomt dat de Zap stopt bij tickets die nog geen bijbehorend artikel hebben — wat waarschijnlijk de meeste zijn als je net begint.
- Bekijk de ticketnaam en beschrijving die als artikeltitel en inhoud worden toegewezen. HubSpot-ticketnamen zijn vaak kort en kort — overweeg of je een vervolgstap in je workflow nodig hebt om het artikel te verrijken voordat het live gaat.
- Gebruik deze Zap om conceptartikelen te maken in plaats van gepubliceerde, zodat je documentatieteam de inhoud kan beoordelen en uitbreiden voordat deze in de kennisbank verschijnt.