Als je team een Google Sheets-log bijhoudt van alle artikelen in je Document360-kennisbank — waarbij titels, categorieën, publicatiedata of andere metadata worden bijgehouden — is het handmatig bijwerken van dat blad elke keer dat een nieuw artikel wordt toegevoegd repetitief en gemakkelijk te vergeten. Door Document360 en Google Sheets via Zapier te verbinden, kun je dit automatiseren: telkens wanneer er een nieuw artikelevent in Document360 plaatsvindt, voegt Zapier automatisch een nieuwe rij toe aan je aangewezen spreadsheet.
Wanneer deze integratie te gebruiken
- Je team houdt de inhoud van de kennisbank bij in een Google Sheet – bijvoorbeeld een contentkalender, een artikelinventaris of een reviewlog – en wil dat deze automatisch wordt bijgewerkt telkens wanneer artikelen worden toegevoegd of gewijzigd in Document360.
- Je rapporteert over de activiteiten in de kennisbank aan stakeholders die in Google Sheets werken en een actuele registratie nodig hebben zonder handmatige exports.
- Je wilt een auditspoor van artikelactiviteit in Document360 creëren dat niet-portalgebruikers kunnen raadplegen via een gedeelde spreadsheet.
Voordat je begint
- Je moet ingelogd zijn op je Zapier-account.
- Je moet een Google-account hebben met toegang tot de spreadsheet waarin je rijen wilt schrijven.
- Voordat je de Zap bouwt, stel je je Google Sheet in met kolomkoppen die overeenkomen met de Document360-artikelattributen die je wilt mappen. Zapier leest de headers bij het configureren van de actie. Raadpleeg Work with Google Sheets in Zaps voor advies bij het voorbereiden van je sheet.
- Je moet je Document360 API-token klaar hebben. Om er een te genereren, navigeer naar Connections > Extensions, zoek de Zapier-tegel en klik op Connect om het token te kopiëren.
Hoe de Zap op te zetten
Stap 1 — Maak een nieuwe Zap aan
- Log in op je Zapier-account.
- Klik in het linker navigatiemenu op Aanmaken en selecteer Zaps.
- Er wordt een nieuwe Zap gemaakt met een Trigger - en Actieflow .
Stap 2 — Verbind Document360 als trigger
- Kies in het veld Trigger , Document360.
- Selecteer in het Setup-paneel het gewenste evenement in het Event-veld .
- Klik op het Account-veld — er verschijnt een inlogpaneel.
- Voer je inloggegevens in en klik op Toestaan.
Om het API-token te genereren vanuit Document360:
- Navigeer naar Connections > Extensions in de linker navigatiebalk van het Knowledge Base-portaal.
- Klik op de Zapier-extensietegel op Verbinden.
- Klik op het kopieer-icoon om het token te kopiëren.
- Ga terug naar het Zapier-paneel en plak het API-token in het veld.
- Klik op ja, ga door naar document360.
- Je kunt het verbonden Document360-project vinden op de Connect Document360-accountpagina . Om later een ander account te gebruiken, klik je op Wijzigen.
- Klik op Doorgaan.
Stap 3 — Koppel Google Sheets als actie
- Kies in het veld Actie Google Sheets.
- Selecteer in het Setup-paneel in het Eventveld 'Spreadsheet Rij aanmaken'.
- Klik op het Account-veld — er verschijnt een inlogpaneel.
- Voer je Google-accountgegevens in en klik op Toestaan.
- Klik op Doorgaan.
- Werk in het Configuratie-paneel de volgende velden bij:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Rijden | De standaard is Mijn Google Drive. Kies indien nodig een gedeelde schijf uit de lijst. |
| Spreadsheet | Selecteer het spreadsheetbestand uit je Google Drive. |
| Werkblad | Kies het specifieke werkblad (tabblad) binnen de geselecteerde spreadsheet. |
- Zodra je het werkblad selecteert, worden de kolomkoppen weergegeven. Koppel elke kolomkop aan het bijbehorende Document360-artikelattribuut dat je wilt vastleggen.
Zaps zijn bedoeld om alleen rijen aan het einde van de spreadsheet toe te voegen — ze kunnen geen rijen tussen bestaande rijen invoegen.
- Klik op Doorgaan, ga dan naar het Testgedeelte en klik op Publiceren. Een door Zap gepubliceerde pop-up bevestigt dat de Zap aan is.
Als je je spreadsheet of werkblad hernoemt nadat de Zap is ingesteld, moet je ze opnieuw selecteren in de Zap Editor om bij te werken naar de nieuwe namen — anders faalt de Zap.
Zap overzicht
Zodra het actief is, kun je de Zap bekijken en beheren vanuit het Zapier-dashboard. De overzichtspagina toont de trigger, actie en loopgeschiedenis van de Zap.
Hoe verwijder je een Zap
- Navigeer naar het Zapier-dashboard. Een lijst van alle bestaande Zaps wordt weergegeven op de overzichtspagina.
- Klik op het pijltje (>) icoon rechts van de Zap die je wilt verwijderen en klik op Zap uitschakelen en verwijderen. De Zap is permanent verwijderd.
Best practices
- Stel kolomkoppen in je spreadsheet in voordat je de Zap bouwt. Zapier leest de headers wanneer je het werkblad selecteert in Stap 3, dus de kolommen moeten al bestaan om de mapping correct te laten werken.
- Houd je kolomkoppen beschrijvend en consistent met hoe Document360 artikelattributen labelt — bijvoorbeeld "Artikeltitel", "Categorie", "Publicatiedatum" — zodat de mapping gemakkelijk te begrijpen en te onderhouden is.
- Als je artikelen over meerdere werkruimtes volgt, bouw dan een aparte Zap voor elke werkruimte en stuur de rijen naar aparte werkbladen of spreadsheets, zodat je logboek georganiseerd blijft per werkruimte.
FAQ
Hoe verschilt een spreadsheet van een werkblad?
Een spreadsheet is het totale bestand dat je kiest vanuit Google Drive. Een werkblad is een specifiek tabblad binnen dat bestand waar gegevens worden opgeslagen. Bij het configureren van de Zap selecteer je eerst de spreadsheet en daarna het werkblad erin.