Typeform integreren met Document360 via Make

Typeform is een platform voor het maken van interactieve formulieren, enquêtes en quizzen in een conversatievorm. Wanneer klanten of prospects hun antwoorden indienen via je Typeform-formulieren, bevat die informatie vaak waardevolle inhoud — vragen, feedback of data — die thuishoort in uw kennisbank. Door Typeform en Document360 via Make te verbinden, kun je dit automatiseren: telkens wanneer een nieuw antwoord wordt ingediend bij een Typeform-formulier, maakt Make automatisch een overeenkomstig artikel aan in Document360, waardoor formulierinzendingen zonder handmatige inspanning in documentatie worden verwerkt.

Wanneer deze integratie te gebruiken

• Je gebruikt Typeform om veelgestelde vragen van klanten of prospects te verzamelen en wilt dat elke inzending automatisch een conceptartikel genereert in Document360, zodat je team antwoorden kan omzetten in gepubliceerde documentatie.
• Je voert feedbackenquêtes uit via Typeform en wilt dat antwoorden die kennisgaten aan het licht brengen direct in je kennisbasisworkflow terechtkomen voor opvolging.
• Je wilt een documentatiepijplijn opbouwen waarbij formulierinzendingen — gefilterd op specifieke velden of voltooiingsstatus — het aanmaken van nieuwe artikelen in Document360 op een regelmatig schema aansturen.

Voordat je begint

• Je moet een actief Create-account hebben.
• Je moet een Typeform-account hebben met het formulier dat je wilt gebruiken als trigger.
• Je moet je Document360 API-token klaar hebben. Om er een te genereren, navigeer naar Connections > Extensions, zoek de Make-tegel en klik op Connect om het token te kopiëren.

Hoe het scenario op te zetten

Stap 1 — Log in en maak een nieuw scenario aan

1. Log in op je Make-account. Het Make-dashboard verschijnt.

2. Klik rechtsboven op Een nieuw scenario aanmaken .
3. Klik op het toevoegingspictogram (+) — een lijst van beschikbare applicaties verschijnt.
4. Typ in het zoekveld Typeform.
5. Selecteer Typeform en kies de trigger die je wilt gebruiken. Selecteer bijvoorbeeld Watch Responses om het scenario te activeren wanneer een nieuw antwoord wordt ingediend.

Stap 2 — Configureer de Typeform-module

Koppel je Typeform-account en configureer de triggerinstellingen.

1. Klik op Verbinding aanmaken en voer een Verbindingsnaam in.
2. Klik op Opslaan.
3. Klik op Accepteren om Typeform toegang te geven tot je Make-account. Je Typeform-account is nu gekoppeld aan Make.
4. Voer in het veld Limiet het maximale aantal antwoorden in dat Make per uitvoeringscyclus zal teruggeven.
5. Klik op het formulier-ID-dropdown en selecteer het formulier dat je wilt bekijken.
6. Als je wilt dat het scenario alleen wordt geactiveerd wanneer specifieke velden zijn ingevuld, voeg dan de gewenste velden toe met het item toevoegen in de sectie velden .
7. Selecteer in de sectie Voltooid de juiste optie:
   • Ja — bekijk alleen formulieren die volledig zijn ingediend.
   • Nee — bekijk alleen formulieren die niet zijn ingediend.
   • Leeg — alleen een horloge vormt zich met lege reacties.
8. Voer in het veld Query een tekstreeks in om alleen antwoorden te bekijken die die tekst bevatten.
9. Klik OK.
10. Selecteer in de pop-up Kies waar je wilt beginnen de datum en tijd waarop je wilt beginnen met het volgen van nieuwe reacties.
11. Klik OK.

Stap 3 — Verbind Document360 als actie

Zodra Typeform is verbonden, voeg je Document360 toe als de volgende module in het scenario.

1. Klik op de Scenario-editorpagina op de optie Nog een module toevoegen (+).
2. Voer in het zoekveld Document360 in.
3. Selecteer Document360 en kies de actie die je wilt uitvoeren. Selecteer bijvoorbeeld Create a article om een conceptartikel te maken.
4. Selecteer in het Document360-paneel een bestaande verbinding. Om een nieuwe verbinding te creëren:
   • Klik op Verbinding aanmaken en voer een Verbindingsnaam in.
   • Voer je Document360 API-token in en klik op Opslaan.

Om het API-token te genereren vanuit Document360:

5. Navigeer naar Connections > Extensions in de linker navigatiebalk van het kennisbasisportaal.
6. Klik op de Make-extensie-tegel op Verbinden.

7. Klik op het kopieer-icoon om het token te kopiëren.

8. Ga terug naar het Make-paneel en plak het API-token in het veld.
9. Selecteer in het veld Artikel Titel de Typeform-parameters die je als artikeltitel wilt gebruiken. Selecteer bijvoorbeeld de parameter Taaknaam .
10. Selecteer in het veld Article Content de parameters die je als inhoud van het artikel wilt gebruiken. Selecteer bijvoorbeeld Naam van de toegewezen persoon, Resource Type en Moet Op te leveren.
11. Selecteer in het dropdown Project Category ID de categorie waar het nieuwe artikel moet worden aangemaakt.
12. Klik OK.

Stap 4 — Test het scenario

1. Klik linksonder op de knop 'Run once ' om het scenario te testen. Testgegevens staan onderaan de pagina.
2. Om de test te activeren, dien je een nieuw antwoord in op het bijbehorende Typeform-formulier.
3. Zodra de reactie is ingediend, wordt er een nieuw artikel aangemaakt in de bijbehorende Document360-categorie. Je kunt dit verifiëren in het paneel met testdetails of door direct naar je Document360-project te navigeren.

Stap 5 — Plan het scenario

1. Schakel de schakelaar linksonder in om het scenario in te plannen. Standaard wordt het scenario elke 15 minuten uitgevoerd.
2. Klik op OK om op te slaan.

Stap 6 — Activeer het scenario

1. Klik op het pictogram 'Afsluiten bewerken ()' bovenaan. Het integratiedashboard verschijnt.
2. Zet de AAN/UIT-schakelaar aan bij de Bewerken-optie om het scenario te activeren.

Zodra het is geactiveerd, draait het scenario automatisch elke 15 minuten en maakt het artikelen aan van nieuwe Typeform-reacties.

Best practices

• Gebruik de filter Voltooid om ervoor te zorgen dat het Scenario alleen wordt geactiveerd bij volledig ingediende reacties. Door dit op Ja te zetten voorkom dat gedeeltelijke of verlaten formuliervermeldingen onvolledige artikelen genereren in Document360.
• Gebruik het veld Query om te bepalen welke antwoorden het scenario triggeren — bijvoorbeeld alleen antwoorden die een specifiek product of onderwerp noemen. Dit houdt je Document360-inhoud gefocust en voorkomt dat je artikelen maakt van irrelevante inzendingen.
• Koppel een specifiek Typeform-vraagveld aan de Artikeltitel in plaats van te vertrouwen op een generieke parameter. Een vraag als "Wat is je hoofdvraag?" levert een nuttigere seed voor de artikeltitel op dan een reactie-ID of een indieningstijdstempel.